Зачем руководителям бизнеса нужен корпоративный тайм-менеджмент и как его внедрить
Это особый подход к управлению с помощью разных техник и методов, который поможет вашим сотрудникам качественно доводить проекты до конца, соблюдая сроки, или даже закрывать задачи сильно быстрее.
Если правильно выстроить систему, вы будете на шаг впереди конкурентов, сможете более эффективно распределять внутри ресурсы. В статье рассказываем, кто должен внедрять корпоративный тайм-менеджмент в компании, с чего начать и что это даст в перспективе.
Кто внедряет тайм-менеджмент
Обычно подобные инициативы реализует руководитель. Он начинает сверху — с анализа постановки задач, планирования, приоритетов, нагрузки и качества работы. Затем думает над методами и инструментами, которые помогут избавиться от узких мест.
Иногда система внедряется самими сотрудниками, которые, например, больше всего страдают от неорганизованности процессов. Правда, это может быть больше похоже на костыль — лучше все же начинать с головы.
Что дает правильно выстроенная система
✅ Более сосредоточенная и планомерная работа коллектива без фонового стресса. Если ваши сотрудники постоянно работают в режиме многозадачности, фокус внимания размазывается, концентрация падает, а значит, может быть много ошибок элементарно из-за невнимательности. Тайм-менеджмент — это про комфортный ритм, где специалисты придерживаются четких этапов, понимают приоритеты и, как следствие, выполняют все лучше.
✅ Клиенты вовремя и качественно получают товары и услуги, то есть растет их удовлетворенность, а вы становитесь более конкурентоспособными. Вероятно, с такими темпами увеличатся и бюджеты.
✅ Улучшается микроклимат в команде. Это происходит благодаря грамотному делегированию и четкому разграничению зон ответственности каждого человека. Никто не злится, что ему приходится регулярно делать не свою работу или хвататься сразу за несколько дел одновременно.
Как организовать
Сразу скажем: это довольно сложный и многоэтапный процесс, где по ходу движения придется что-то менять. Но оно того однозначно стоит!
Для начала проанализируйте, где команда всегда буксует и почему. Что именно ребята не успевают делать? В какой момент стопорится процесс? Покрутите свой взгляд, спросите персонал и подумайте над эффективным решением.
Например, каждый раз случается коллапс во время отпусков. Тут стоит наладить контакты с подрядчиками или внештатными сотрудниками, чтобы они в таких ситуациях были на подхвате. Чем больше надежных связей — тем спокойнее. Так люди не будут перерабатывать на постоянной основе, пока коллега отдыхает.
Стратегически распределите приоритеты в зависимости от специфики бизнеса — свои и команды. Не забудьте выделить время на обед и оставить задел по дедлайнам текущих задач, если в рабочий процесс вклинивается что-то срочное. Допустим, правки клиента.
Теперь осталось подобрать инструменты управления временем, обучить людей и начать отслеживать результаты. Например, у вас была проблема, что задачи в телеграм-чатах часто терялись, и вы внедрили понравившийся таск-трекер. Далее стоит понять, насколько это эффективно работает. Вполне может случиться так, что придется перейти на что-то другое или по возможности модернизировать это решение с помощью внутренних настроек.
Самое сложное в корпоративном тайм-менеджменте — начать. Да, задачка действительно объемная, но помните, что она работает на перспективу! Вы сможете еще более эффективно отстроиться от конкурентов, генерировать больше денег в компании и при этом сохранять комфортный микроклимат в коллективе. Удачи!