HR в цифре: как построить электронный кадровый документооборот

Массовый наём, адаптация, обучение и оценка персонала – запрос на цифровизацию этих процессов один из популярных. Но мало кто стремился автоматизировать кадровый документооборот. Основная причина – особенности трудового законодательства и нормативная база, которая предписывала вести кадровый учёт в бумажном виде. Но 2020-й год стал переломным: сегодня бизнес может вести более 75% внутренних документов в электронном виде. А значит, существенно сократить издержки на ведение кадрового документооборота.

Как грамотно выстроить процесс? Меня зовут Антон Бобров, специализируюсь на создании корпоративных сервисов в «КОРУС Консалтинг», я расскажу об этапах автоматизации кадрового документооборота и инструментах, которые сделают процесс простым.

HR в цифре: как построить электронный кадровый документооборот

Большинство кадровой документации можно легитимно подписывать в электронном виде с помощью усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП). А именно:

внутренние локальные нормативные акты,
командировки
планирование и оформление отпуска
учет рабочего времени и графиков сменности,
справки и копии трудовой книжки,
справки и копии трудовой книжки,

Весной прошлого года Минтруд подписал закон, в рамках которого компании могут протестировать полный отказ от бумажных кадровых документов. Эксперимент продлится до августа 2021 года. По его результатам будет приниматься решение об изменениях в законодательное регулирование электронного кадрового документооборота.

Участники эксперимента сами определяют, какие кадровые документы они будут вести в электронном виде. Автоматизация доступна как с помощью собственной системы, так и через платформу «Работа в России».

Работодатель будет использовать только усиленную квалифицированную электронную подпись, а сотрудник – ту, которую требует система. Так, в случае собственной платформы работнику нужна УКЭП или УНЭП, а если речь о портале «Работа в России» (общероссийская база вакансий), достаточно простой электронной подписи (ПЭП). По сути, участие в эксперименте освобождает от необходимости покупать дорогие УКЭП на каждого сотрудника и позволяет подписывать все кадровые документы в электронном виде.

Эксперимент – лишь часть мер по цифровизации процесса перехода на электронный кадровый документооборот. С 01 января 2021 вступил в силу 407-ФЗ, касающийся регулирования дистанционной работы и временного перевода работника на удалёнку. Что важно отметить?

Отправлять бумажный вариант трудового договора дистанционному работнику без заявления теперь не обязательно.
Для подписания документов (трудового и ученического договоров, о материальной ответственности и о внесении изменений и расторжении) сотрудник может использовать усиленные квалифицированную и неквалифицированную электронные подписи.
Сотрудники на удаленке может ознакамливаться с кадровыми документами в любой форме: по электронной почте, через корпоративный портал и так далее. Нужный способ можно занести в регламент компании.

Для отказа от бумажных документов нужно перестроить кадровые процессы, подготовить нормативную базу и регламенты. Используйте простой алгоритм, чтобы не упустить ничего важного.

1) Кадровый аудит

Результатом аудита должен быть перечень актуальных процессов и отчетов, улучшений в формах документов и процедуры согласования, а также список целей для автоматизации с численными параметрами.

2) Локальный нормативный акт об электронном взаимодействии, правилах применения и видах электронных цифровых подписей

Вам необходимо составить регламенты обработки документов и сформулировать инструкции с зонами ответственности и порядком взаимодействия между сотрудниками.

3) Ознакомление сотрудников с локальным нормативным актом. Подписание дополнительного соглашения к трудовому договору.

Результат – скорректированная нормативно-правовая база и готовность к соответствующим проверкам.

4) Комплексный процесс внедрения кадрового документооборота

Комплексный процесс внедрения электронного кадрового документооборота включает в себя три составляющие, которые должны быть взаимосвязаны:

Электронные цифровые подписи или инфраструктура для их выпуска. Это могут быть собственный удостоверяющий центр или сервис электронного документооборота, внутри которого они генерируются.
Учетная кадровая система.
Платформа, которая автоматизирует согласование, подписание и хранение кадровых документов.

5) Инструменты электронного кадрового документооборота

Уже сейчас на рынке есть готовые системы электронного кадрового документооборота, которые имеют всю необходимую инфраструктуру для быстрого и легитимного подписания документов. Они помогают быстро, без глобальных затрат на разработку уйти от бумажного документооборота.

Основные требования к системе кадрового документооборота:

Наличие преднастроенной интеграции с кадровыми учетными системами («1С:ЗУП», SAP, «Босс-Кадровик» и др.).
Личный кабинет для контроля статуса процессов, отправки уведомлений и напоминаний.
Интуитивно понятный интерфейс системы избавит вас от длительного обучения сотрудников.
Реестр документов и их безопасное хранение.
Инструмент для генерации ЭЦП.
Служба поддержки.

Например, в своей компании мы используем HR-link для подписания кадровых документов в электронном виде. Цифровая подпись генерируется прямо внутри сервиса, что очень удобно. Подписание возможно с любого смартфона, компьютера или инфокиоска, авторизация осуществляется через смс.

Универсального и единственно правильного ответа на этот вопрос нет. Оптимальный вариант – брать за основу готовые решения и дорабатывать их под ваши бизнес-процессы. Так вы ускорите переход на электронную версию и сократите затраты на автоматизацию.

Полностью останавливаться на готовом решении не рекомендую, и вот почему.

Сложный процесс согласования. Делопроизводство – это не только формирование документов по шаблону, их подписание и хранение. Рутинная его часть – этап согласования, который может быть нелинейным и касаться несколько подразделений.
Автоматизация должна быть полноценной. Готовые коробочные сервисы прекрасно справляются с подписанием и хранением документов. Но если вы хотите полностью автоматизировать кадровые процессы, нужно доработать систему. В противной случае механизм будет разорван между несколькими платформами.
Наличие единой точки входа – must have для любого бизнеса. Если вам не нужен зоопарк систем, необходимо обеспечить единое окно для работы со всеми сервисами. Без доработок здесь не обойтись.

Один из интересных примеров цифровизации функции – реализация электронного кадрового документооборота в личном кабинете сотрудника на корпоративном портале. Зачастую интранет объединяет все сервисы и унифицирует к ним доступ пользователей, в том числе для согласования. Подобным образом поступил банк «Санкт-Петербург». Из-за большой территориальной распределённости и большого штата сотрудников (4 тысячи человек) компания тратила большие ресурсы на оформление, сбор подписей и содержание бумажных архивов (заявлений, приказов, регламентов и пр).

Теперь новые кадровые документы публикуются на портале, и сотрудники с помощью личного кабинета ознакамливаются с ними. При этом правила для маршрутов, параллельное или последовательное согласование для документов менеджеры настраивают прямо в системе.

Из дополнительных возможностей: когда сотрудник банка увольняется или уходит в декрет, задание на ознакомление с документами закрывается автоматически. А при выходе нового сотрудника система сама формирует соответствующий таск. При этом в списке на ознакомление только актуальные для занимаемой должности документы.

Сроки подписания легко контролировать: сотрудник и его руководитель получают уведомления, если задание, к примеру, не завершено в срок. Контролировать статус задачи можно в реестре ознакомления, он доступен в формате таблички Excel.

Автоматизация кадровых процессов – это тренд, который уже активно поддерживает не только бизнес, но и государство. Текущий год – один из наиболее подходящих периодов для подготовки фундамента для перехода, формирования методологической базы и создания всей необходимой для этого инфраструктуры.