Как всё успеть? 5 принципов для тех, кто много на себя берёт

С каждым витком своей карьеры и развитием практики мой список дел только растёт. Казалось бы вот-вот, и я разгребусь, но нет, всё тщетно.

В какой-то период моей жизни я была лишь студентом и дочкой. Потом я стала профессионалом, а затем женой и хозяйкой. А после ещё добавились роли мамы и владельца своего бизнеса на основе практики коуча. И на протяжении всего этого пути я каждый новый год снова и снова влезаю в штаны на пару размеров меньше, чувствуя себя жутко дискомфортно и беспомощно. А ведь всё потому, что ловлю себя на мысли, что количество дел не убывает, а временной ресурс трескается по швам.

Более того, похожей «болезнью» страдает и мой муж, и моё окружение, и мои клиенты, которые также стремительно развиваются. А пресловутая фраза «не надо успевать всё, успевайте важное!» становится чаще поводом для ругательств, а не облегчением.

Но я не сдаюсь, полагая, что решение можно найти для любой ситуации. И вот недавно я нашла недостающий элемент своего пазла из 5 принципов, которые помогут тем, кто как и я гребёт дела лопатой, приблизиться к удовлетворению в конце очередного дня.

1. Конкретизация понятия «всё»

Хотим мы или нет, но слово «всё» при ограниченном ресурсе пугает наш рептильный мозг. И мы хотим либо сбежать от стопки дел, занявшись чем-то полегче, либо замереть, лёжа на диване и глядя в бесконечную ленту социальных сетей, либо по-агрессировать на себя или окружающих, смотря кого мы будем обвинять в своём бездействие.

Поэтому я предлагаю успевать не всё, а дела из конкретного списка. Выписываем то, что нужно делать так, как нам удобно. Главное видеть, что сделать надо «всего лишь это» в ближайшее время. Тем самым ставя ограничение для самого себя.

Я делаю два списка. Я пишу большие списки с идеями для дел в одном месте. А в другом отмечаю для концентрации внимания только 2-3 наиболее важных из него на день или неделю. И пока не сделаю их, в большой список даже не смотрю. Это как бежать марафон: легче думать, что нужно сделать прямо сейчас ещё 2-3 шага, а не 20 км до финиша. Да к тому же финиш-то у нас бесконечно продлевается через только растущий список дел.

2. Делегирование

«Отдай или сдохни» — таков мой закон выживания в бесконечной нагрузке себя делами в разных ролях. Если я могу что-то отдать, то я в первую очередь пробую это сделать. Если что-то не сложилось, то буду решать проблему по ходу. Мой приоритет в делегирование на то, что меня не развивает или кто-то может сделать без потери качества.

Как выбирать то, что лучше и нужно делегировать и кому, тоже важное умение, которое стоит целенаправленно развивать. Если вы на старте, то вы можете удивиться тому, сколько всего можно делегировать.

3. Приоритизация

Классику расстановки приоритетов никто не отменял. Взяться одновременно за всё можно, но порой это крайне сложно и непродуктивно. Поэтому я выделяю фокус из 2-3 дел на неделю, базируясь на критериях срочности (горящих дедлайнов) и взаимосвязи с другими задачами. Последнее помогает мне выявить те задачи, которые могут повлиять на решение других тем или иным образом. Например, мне важнее закрыть заявку на повышение квалификации в коучинге, чем писать курс по карьерному коучингу. Поскольку пока я буду его писать, заявка обработается и новая квалификация может дать моему курсу больший вес на рынке.

Если вы первый раз столкнулись с понятием приоритизации, то матрица Эйзенхауэра от 34-ого президента США, правило Парето и другие техники из области управления временем вам в помощь. Попробовав каждую технику, можно выработать свой уникальный подход.

4. Оценка ресурсов

Каждая задача требует своего объёма ресурсов. Иногда, когда мы планируем 2-3 фокуса на неделю, мы адски нагружаем себя. Мы просто недооцениваем то, сколько ресурсов может потребовать та или иная задача. Поэтому после приоритетов я обязательно делаю проверку на ресурсы: что от меня требуется? хватит мне их? а если добавить ещё рутинные дела, то как тогда? И лучше я уменьшу свой список сразу или внесу в планы больше восстановительных процедур, чем буду топить себя в омуте «раз решил, то делай».

Самая распространённая ошибка — переоценивать свои ресурсы и не корректировать своё поведение, а снова и снова перегружать себя и испытывать недовольство собой. Мы можем сегодня чувствовать себя хорошо и принимать быстро решения, а завтра сбоить. Важно учитывать это и накидывать в оценке ресурсов ещё плюс 30% сверху на разные форс-мажоры и недооценку.

5. Фокус на сделанном

Фокусироваться на том, что сделано, а не на том, чего не сделано, — это мой последний инсайт, после которого меня, наконец-то, «отпустило».

Дело в том, что если постоянно наблюдать за тем, что ещё не сделано, то мы увязаем в постоянной неудовлетворенности собой. Особенно, если проекты как марафоны длительные для реализации. Дофаминового эффекта от завершения задач не хватает, чтобы смотивировать себя на следующее действие. Делаешь много и постоянно, а ещё так много несделанного.

И тут начинается: недовольство своей скоростью, обвинение себя в неэффективности, постоянная претензия и поиск, что можно сделать лучше. Оно вам надо?

Хватит! Давайте писать чистый список дел того, что сделано. Нет, не вычеркивая из того, что запланировано. Этих прочерков может быть намного меньше, чем несделанного. Ведём именно список завершенных дел за сегодня: написал статью — записал, позвонил партнеру — записал, отвёз ребенка в школу — записал. По правилам тайм-менеджмента в 40% случаев задача появляется незапланированно. И при таком подходе мы обязательно её учтём.

А в конце дня список можно анализировать так, как вам угодно: запланировано или нет, рутина или продвигает, семейная или профессиональная и т.п. Исходя из этого, совершенствоваться как вам захочется, но уже с позитивным настроем и довольством собой. По моему опыту, фокус на сделанном уже за неделю поднимает настроение и повышает продуктивность.

Успевать всё можно, но гораздо важнее жить в моменте здесь и сейчас, получая удовлетворения не столько от результатов, сколько от самого процесса (см. статью «Где счастье, брат? Или как перестать жить в погоне за результатами»). И последний принцип как раз добавляет ту важную нотку удовольствия от того, что вы делаете прямо сейчас, двигаясь к желаемому.

Все пять принципов проверены мной на практике, универсальны и могут быть встроены в любую систему управления временем и жизнью. Они позволяют уйти от того, что пугает, сконцентрироваться на важном и давать себе позитивное подкрепление для дальнейшего движения. Поэтому, по моим ощущениям, внедрение их не составит большого труда.

Однако каждый случай уникален. Поэтому, если вам они понравились, вы попробовали их использовать, но недовольство собой, процессом и результатами в карьерном развитии не уходит, то приглашаю вас разобраться с тем, что на самом деле вас беспокоит.

Всем любимого дела и довольства собой!

Вопрос от коуча: А что вам помогает всё успевать?

#ресурсы #экологияжизни #таймменеджмент #управлениевременем

Копирование и цитирование этой статьи возможно только с указанием автора — Марина Некрестьянова