Как помочь виртуальным командам справиться с реальными проблемами

Виртуальные команды (и работа онлайн в целом) имеют явные преимущества, но они также сопряжены с рядом уникальных проблем; построение доверительных отношений и объединение людей для совместной работы — это не одно и то же в виртуальной среде. Если вы возглавляете виртуальную команду или просто работаете удаленно, вы уже наверняка сталкивались с этими трудностями. Если у вас нет такого опыта или, если вы новичок в этом, эта статья для вас!

Я собрал самые основные проблемы и трудности, с которыми можно столкнуться, работая в виртуальной команде или группе. И кроме того, сегодня я предложу и несколько эффективных решений.

Это становится все более актуально в нашей текущей действительности, когда многие компании переходят в онлайн по необходимости, а не из-за того, что так было задумано. Итак, надеюсь, что эта статья станет для вас ценным ресурсом для лучшей адаптации к новым нормам удаленной работы!

Несомненно, современные технологии позволяют нам отправлять сообщения и имейлы в любое время дня и ночи. Но нет никаких гарантий, что вы получите ожидаемый ответ в нужное время. Задержка с ответом может привести к недопониманию, разочарованию и даже конфликтам. Это не похоже на слаженную командную работу, не так ли?

Как можно решить данную проблему

Во-первых, следует провести общий звонок со всеми участниками команды с целью обсудить этот немаловажный вопрос. Поверьте, особенно, если международная компания — большая, многие сотрудники не имеют ни малейшего понятия о том, в каком часовом поясе живут их коллеги. Кроме того, следует обсудить, в какое точно время вы и ваши коллеги работаете, и подходит ли это время для того, чтобы рабочий процесс не прерывался, а в задачах не было никаких задержек.

Во-вторых, многие компании используют приложение Slack. Если вы еще не начали его использовать, то сейчас самое время! Ведь оно показывает местное время для каждого сотрудника. И это лишь одно из многочисленных преимуществ данного приложения.

Согласитесь, куда проще и быстрее можно узнать о характере и стиле работы вашего коллеги, если вы находитесь с ним в одном офисе. Работая удаленно многие моменты более скрыты, и сотрудники, которые не знакомы в реальной жизни, с большой вероятностью вступят в конфликт и будут работать, руководствуясь разными целями.

Как можно решить данную проблему

Не поверите, но и тут может помочь наш старый любимый small talk! Да, и светскую беседу можно проводить онлайн. Главное, конечно, не отвлекаться от работы, дедлайнов и повседневных задач. Но несмотря на это, очень эффективным моментом является организация виртуальных завтраков и ланчей, чтобы, так сказать, растопить лед и, чтобы был эффект коммуникации с реальными людьми, а не с кем-то непонятным по ту сторону монитора.

Это особенно важно в виртуальной команде, потому что мы просто не можем видеть, что делают другие люди. Тем более, если речь идет о ваших подчиненных. Расстояние может слишком легко подорвать те вещи, которые более естественны в командах, работающих в одном офисе. Речь идет о предоставлении обратной связи и ответственности друг перед другом.

Как можно решить данную проблему

Убедитесь, что применяются одни и те же процессы и стандарты для предоставления честной и своевременной обратной связи и обеспечения подотчетности.

В офисе обратная связь и обсуждение производительности происходят лицом к лицу. В виртуальной команде это видеозвонки; не позволяйте электронной почте преобладать только потому, что так вам удобнее.

Вам и вашим коллегам нужно работать более независимо и с меньшим контролем в виртуальной среде, но многие будут чаще отвлекаться и, в конце концов, могут потерять концентрацию из-за конкурирующих приоритетов: что по итогу важнее, работа или личная жизнь?

Как можно решить данную проблему

Позаимствуйте очень эффективную технику из итеративного, “эджайл” подхода. «Stand Up» — это короткие ежедневные встречи для проверки обязанностей и согласования их друг с другом. На встрече членов команды просят рассказать, над чем они будут работать сегодня и с какими препятствиями они могут столкнуться. Руководителю команды это дает ценную информацию о проблемах, над которыми нужно будет поработать. Для членов команды — это обычное мероприятие, которое может помочь сосредоточиться и зарядиться энергией.

Встречи на самом деле могут истощать. Для виртуальных команд они могут казаться еще дольше из-за отсутствия физического взаимодействия и прерывания из-за технических проблем. Итак, в виртуальной среде важно управлять встречами по-другому.

Как можно решить данную проблему

Признайте, что онлайн-встречи могут доставлять больше неудобств, и очень важно смягчать их, сделав более короткими и частыми. Важно убедиться, что все звонки и видеоконференции запланированы с учетом часового пояса и расписания участников. Используйте имеющиеся инструменты в программном обеспечении для онлайн-встреч, чтобы вовлечь всех и удерживать внимание и заинтересованность людей; например, поднятие рук, смайлы, разные комнаты для переговоров.

Когда вы физически не находитесь вместе, трудно понять, слишком много или, наоборот, слишком мало времени вы уделяете общению. Если вы ошибаетесь, вы рискуете перегрузить себя и ваших коллег или почувствовать себя чересчур изолированным.

Как можно решить данную проблему

Очень важно, опять же, обсудить все с вашими коллегами — договориться, когда и о чем вам общаться. Также стоит подумать о том, какие инструменты использовать для каких видов связи и о различиях между синхронным (в реальном времени, например, видеозвонки) и асинхронным (с задержкой, например, электронная почта). Успешные виртуальные команды, с которыми мне приходилось работать, используют некоторые простые методы управления коммуникациями, например спросить, прежде чем перебивать, согласовав время отключения связи и просто поделившись своими предпочтениями.

А вы работаете онлайн или оффлайн? Есть ли у вас опыт работы в виртуальной команде? Может быть, вам предстоит управлять такой? Делитесь в комментариях ниже!

А если хотите узнать больше, то не теряйте своего времени — смело обращайтесь к Less Education. Мы будем рады вам помочь!