Как добиться высоких результатов с маленькой командой — без регистрации и смс

Кто-то скажет – статья устарела минимум на год, об этом нужно было писать в апреле 2020 года, а сейчас все уже научились работать удалённо, либо просто вернулись в офис.

Соглашусь, но лишь частично. Этот материал действительно мог быть написан пораньше, но мне нужно было оценить свой опыт за этот год, понять, что именно сработало, а что нет, какие инструменты (сервисы) я готов с уверенностью рекомендовать. Кроме того, многие из нас до сих пор работают из дома или гибридно, ну а офисные сотрудники и руководители по-прежнему находятся в поиске методик и инструментария для эффективной командной работы.

Для кого эта статья?

Так начиналось письмо от руководства в конце марта. Это был эффект разорвавшей бомбы. Что делать, куда бежать? Как наладить работу отдела, который расходится по домам?

Так, стоп. А что меняется лично для меня, руководителя отдела маркетинга компании Docsvision? Не буду своих бойцов видеть лично? Не смогу попить с ними кофе на кухне или подойти к столу и спросить, как там рекламная кампания в Яндексе, которую сегодня запускаем? Ведь не зря последние 2 года я выстраивал систему управления отделом, его задачами, целями, мотивацией, налаживал инструменты и сервисы, приучал планировать свою деятельность письменно, а также озвучивать основные успехи (и не скрывать проблемы) на еженедельных планерках?

Ниже я расскажу про 5 приёмов (лайфхаков), которые помогли почти мгновенно наладить работу команды из 6 человек на «удалёнке» без потери результативности, без стресса и лишних усилий.

Возможно, самый сложный с психологической точки зрения момент. Никто не любит микроменеджмент, никто не любит делиться планами или результатами, тем более на ежедневной основе.

Я был очень рад, когда команда не стала противиться этому нововведению, и все стали регулярно выкладывать в наш канал в Teams мини-отчеты в формате «Что сделал вчера», «Что буду делать сегодня», «Вопросы, проблемы, комментарии». Мы договорилась, что будем это делать с 10 до 11 часов по рабочим дня (разумеется, в выходные, отпуск и т.п. отчёты не пишем), и это почти всегда выполняется. Более того, многие это делают даже до 10 утра! Мне кажется, тут работает некий соревновательный момент – быть первым и не быть последним 😊

Планируем не более 60% времени (по классике тайм-менеджмента), тратим на написание отчета не более 10-15 минут. Отчеты получаются обычно не очень большими и не очень маленькими. Для меня как для руководителя вполне достаточно, чтобы понимать занятость сотрудника и его приоритеты, а для остальных коллег это возможность всегда быть в контексте и в общем инфополе.

Как выглядит

Инструмент

Microsoft Teams

От чего отказались?

Я решил не делать так называемых «стендапов» (по классике скрама), т.е. отчеты-планы не озвучиваются, мы не тратим время на летучки. Важным условием было вовремя выкладывать отчеты в Teams.

Результат

Практически исключен вариант, что я не понимаю загрузку сотрудника. Общее инфополе для всего отдела маркетинга. «Чувство времени» - ощущаешь почти физически, на что уходят рабочие часы. Возможность быстро скорректировать тактику или задать вопрос по проекту.

Мне никогда не нравился директивный стиль управления, я считаю его неэффективным и не мотивирующим. Да, в некоторых ситуациях он применим – при авралах, в армии или когда являешься наставником для неопытного сотрудника и просто говоришь ему, что делать. В остальных случаях нужно выбирать стиль лидерства и на личном примере доказывать эффективность выбранного пути.

Собственно, в истории с переходом на удалёнку я сразу решил, что буду делать всё то, что требую от своей команды – отчёты, планы и т.д. Думаю, поэтому и сработала история с ежедневными отчетами (см. Лайфхак №1) – я каждый день пишу эти планы-отчеты, выкладываю их в Teams (ок, может быть не первым, но почти никогда последним) и обязательно комментирую отчеты коллег. Это показывает мою вовлеченность – она не показная! – и это помогает всем сотрудникам маркетинга находиться на общей волне и «смотреть в одну сторону». Я поддерживаю команду – а она поддерживает меня.

Ниже при перечислении инструментов и методик я уже не буду отдельно останавливаться на том, что везде участвую лично, наравне со всеми. Мне тоже можно задать вопрос и уточнить что-то. Это дорога с двусторонним движением.

Как выглядит

Мой отчёт в Teams выглядит примерно также (см выше), но, конечно, в моей работе очень много пересечений с другими департаментами, руководителями, конф-коллов и встреч. Наполнение дня достаточно сильно отличается от коллег в маркетинге. И это нормально.

Инструменты

Всё те же: Microsoft Teams (см. выше), Google Docs, Trello, Microsoft PowerPoint и др. (см. ниже)

От чего отказались?

Мы пока не «бирюзовая» организация, до полной открытости и прозрачности ещё далеко, поэтому далеко не все вещи я могу писать в отчетах и планах, доступных моей команде. Относятся с пониманием. «Меньше знаешь – крепче спишь».

Результат

Личный пример руководителя сильно мотивирует команду на выполнение рутинных действий по планированию деятельности и подготовке отчётов. Как говорится, «не боги горшки обжигают», раз начальник всё это делает, значит, и мы будем. К тому же все эти приёмы, описанные в статье, помогают лично мне с тайм-менеджментом и приоритезацией своих дел, плюс параллельно помогает контролировать работу подчинённых.

Инструмент не новый, никакой Америки я вам тут не открою. Еженедельные встречи используются почти во всех компаниях, в департаментах, отделах и группах, и, строго говоря, не относятся к инструментам удалённого управления.

Другое дело, что сам процесс такой планёрки может быть организован очень по-разному. В еженедельной планёрке маркетинга я применил опыт работы в других компаниях, с небольшими корректировками.

Как это все работает?

Во-первых, есть общий документ в Google Docs, который мы обновляем еженедельно по пятницам (и в течение недели, кому как удобно). У каждого есть лист, куда он заносит результаты по прошедшей неделе, а также планы на будущую.

Во-вторых, в пятницу всегда в одинаковое время мы «встречаемся» на конф-колле всё в том же Microsoft Teams, где по очереди рассказываем про достижения прошлой недели и про планы на будущую.

Формат похож на ежедневные отчёты – что сделано, что планируется, вопросы, сложности. По традиции планировать стараемся не более 60% времени, только приоритетные, важные вещи, которые точно хотим успеть сделать за наделю. Таким образом, сохраняется «преемственность скрама», подход тот же, но еще и «озвучиваем» всё голосом и есть возможность быстро получить обратную связь.

Руководитель отдела маркетинга ведёт планерку («предоставляет слово»), но возможность задать вопросы и обсудить ту или иную ситуацию есть у каждого.

Как выглядит

Инструменты

Microsoft Teams, Google Docs

От чего отказались?

Пока не получается укладываться ровно в час, часто выбиваемся из графика. При этом я не готов ограничивать, например, каждого 8-10 минутами и прерывать на полуслове, потому что бывают разные темы и разные ситуации, некоторые требуют более подробного обсуждения и погружения.

Результат

Обзор всех задач, которые находятся в работе у маркетинга в кратко- и среднесрочной перспективе, возможность быстро скорректировать приоритеты, обсудить общие задачи и проекты. Уверенность, что «ничего не забыли».

В нашей компании принята квартальная система планирования и бюджетирования, поэтому маркетинг решил синхронизироваться и также подводит итоги не на месячной, а на квартальной основе.

Всё логично – день, неделя, квартал. Есть ещё годовые итоги, но в этой статье их рассматривать не будем.

И снова возвращаемся к тем же скрам-подходам, но с учётом периода. Квартальную встречу мы проводим обычно во второй половине месяца, следующего за отчётным кварталом. К этому моменту обычно: закрыт квартал по финансовым и нефинансовым целям (на уровне компании и отдельных сотрудников), сформулированы цели и задачи на следующий квартал, понятен общий объем работ маркетинга, приоритетные направления, примерный график мероприятий.

Квартальная встреча похожа на недельную, с небольшими отличиями. Мы делаем общую презентацию о результатах работы каждого сотрудника, всегда стараемся добавить слайд про то, что не удалось (и почему), планы на квартал.

У членов команды разные обязанности, разные зоны ответственности, поэтому содержание отчётов сильно отличается. Структура в целом единая, там всегда есть следующие разделы:

Руководитель обычно готовит общие данные по лидогенерации за квартал, информацию по глобальным проектам, которые он курирует, а также проверяет все слайды от коллег и сводит их в одну большую презентацию.

Сама встреча проходит, как всегда, в Teams, каждый рассказывает свою часть, остальные могут задавать вопросы и комментировать. Так как обсуждается целый квартал, то и на встречу закладываем побольше времени, 1,5-2 часа.

Как выглядит

Инструменты

Microsoft Teams, Microsoft PowerPoint

От чего отказались?

Как и в недельной планёрке, на этой встрече никто никого «не допрашивает» и не задаёт «неудобные» вопросы (почему не сделали то или это и т.п.), потому что цель этого собрания – получения общего обзора ситуации, анализ успехов и неудач, корректировки планов, обеспечение общего информационного поля. Таким образом, все стараются открыто рассказать о том, что получилось, чем гордятся, а до «чего не дошли руки».

Результат

Обзор всех задач, которые находятся в работе у маркетинга в средне- и долгосрочной перспективе, возможность взглянуть «с высоты птичьего полёта» на нашу работу, поделиться достижениями и планами на квартал.

Сразу напрашивается вопрос – а стратегический план маркетинга есть? Нет? А если найду? 😊

На самом деле, этот план существует, он обновляется 1 раз в год и является опорной точкой для всего операционного маркетинга. Когда я пришел в компанию, то очень удивился, насколько подробный и полезный документ составляет наш директор по стратегическому маркетингу, но при этом в реальной жизни и деятельности компании он почти не использовался. Тогда мы вместе придумали документ, который получил рабочее название «операционный план маркетинга» и который должен был «связать» стратегический и тактический план. По сути, это набор маркетинговых инициатив в разрезе ближайшего квартала, которые бы отражали те или иные аспекты стратегического плана. Связующим звеном стали так называемые «кампании», которые были описаны в стратегическом плане и которые мы соотносили с теми или иными задуманными активностями. Это могли быть мероприятия (вебинары), работа над сайтом, рекламные кампании в Яндекс.Директе, создание видеороликов или публикация статей. В среднем получается от 30 до 50 «строк» (активностей). И каждой активности должна соответствовать та или иная «кампания» (а может и не одна).

По факту, это план работы отдела маркетинга на квартал, привязанный к квартальным целям компании и стратегическому плану маркетинга. Очень удобно иметь все в одном месте, структурировано, с ответственными, с датами, с целями и кампаниями.

Для меня, как для руководителя отдела, этот документ стал удобным оперативным инструментом организации, планирования и контроля работы нашего маркетинга. Я его просматриваю примерно раз в неделю, обновляю, делюсь с коллегами, обсуждаю и корректирую.

Как выглядит

Инструменты

Google Docs или Microsoft Excel

От чего отказались?

Пока что не вписываем в этот документ бюджеты и планируемые результаты, потому что многие из активностей являются совершенно новыми, и что-то прогнозировать по ним не то, что полезно, а даже вредно, можно на порядок ошибиться, а это никакого не мотивирует.

Так что бюджеты и результаты кампаний ведём в других документах / инструментах, их описание выходит за рамки данной статьи.

Результат

Обзор плана квартальных активностей (без детализации) маркетинга, возможность ретроспективного анализа (например, сравнить плановые и фактические даты), для корректировок в будущем и более точного планирования и организации работы маркетинга.

Теперь вы знаете, как с помощью ряда лайфхаков и сервисов можно организовать удалённую работу небольшой команды, которая привыкла к офисной рутине. Я почти ничего не рассказал про сами инструменты – это Teams, Trello, Outlook, а также всё тот же Google Docs, Onedrive, MindMaps и прочие Miro. Не рассказал про конкретные результаты применения этого набора инструментов – но это, во-первых, коммерческая тайна, а во-вторых, опять-таки тема для отдельной публикации. Почти не рассказал про сложности, с которыми сталкивался в внедрении этих методик (а как же без них?).

Хочу зафиксировать одну важную мысль – какие бы технологии, техники, методики и инструменты вы не применяли, всё всегда упирается в людей, в вашу команду. Подбирайте, по возможности, команду под себя, не идите на компромиссы, человек должен чувствовать «химию» вашей компании, разделять идеи и идеологию.

У меня сейчас именно такая команда, и я ими горжусь! #docsvisionfamily