Протокол коммуникаций или «а что такого?»

Что делает коммуникацию в организации по-настоящему эффективной? Общие термины? Четкая структура? Удобные инструменты? Всё это важно, но недостаточно.
Представьте компанию из шести отделов: производство, склад и логистика, продажи, маркетинг, финансы и HR. Всего около 50 человек. Они ежедневно взаимодействуют: задают вопросы, формируют заявки, пишут письма, согласовывают задачи. У них есть мессенджер, 1С и почта. Выглядит обычно, правда?
У каждого из нас в голове — своя собственная «норма» о том, как написать сообщение. Свой идеальный формат. И ни для кого не секрет, что и воспринимаем мы всё через такой же личный фильтр. И вот вопрос: что будет, если эти 50 человек в одной компании начнут общаться, руководствуясь только своим внутренним представлением о норме?
Возникнет путаница чудовищных масштабов. Внутренние конфликты парализуют организацию, прежде чем кто-то поймет, в чем дело. Машины поедут по неверным адресам, заявки утонут в бесконечных уточнениях.
И тут вы скажете, что нужны общие правила. Некий регламент, который будет регулировать:
• Кто пишет;
• Что пишет;
• В какие сроки;
• В каком канале;
• В каком формате;
• Кому адресует.
Соглашусь, такой протокол наведет порядок в переписках. Но это — лишь половина рецепта.
Главный ингредиент — дисциплина и самоконтроль. Неважно, руководитель я или исполнитель, — я часть системы, которая обеспечивает жизнедеятельность компании. А неупорядоченная коммуникация — это саботаж.
Давайте представим спортсмена, цель которого — Олимпийские игры. Чтобы победить, он должен регулярно тренироваться и соблюдать режим. Сначала его мотивирует цель, и он с энтузиазмом выполняет всё. Но что происходит, когда мотивация ослабевает, а режим становится рутиной?
Он думает: «Нарушу один раз, что тут такого, ничего страшного же не случится. Завтра вернусь к графику». Если это действительно один раз — вероятно, так и будет. Но если «один раз» повторяется снова и снова, результат становится предсказуемым. Дисциплина — вот что позволяет добиваться высот. И в коммуникациях это правило работает без исключений.
Одно безобидное «Подумаешь, не туда отправил! Что такого? И так понятно» — запускает цепную реакцию. Если правила можно нарушать одному, почему нельзя другому? И если я руководитель, то начинать соблюдение правил я должен именно с себя.
❓Что делать?
Не ждите, пока «один раз» станет системой. Начните с малого – обсудите это в вашей команде.
✅ Соберитесь на 15 минут и составьте черновик своих простых правил внутренней переписки. Хотя бы по пунктам «кто», «что» и «в каком канале».
✅Начните с себя сегодня. Следующее свое сообщение проверьте не только на смысл, но и на понятность для того, кто его получит.
Напишите в комментариях, с какой проблемой коммуникации вы сталкиваетесь чаще всего. Обсудим вместе