Как контролировать работу сотрудников на удаленке

Когда вся команда работает в офисе или в опенспейсе, руководителю гораздо проще общаться с сотрудниками, отвечать на их вопросы и давать новые задачи. С переходом на удаленку такой формат стал недоступен. Коммуникация ухудшилась, руководителю не видно и непонятно «а чем же сейчас занята моя команда?».

Все это усугубляется разницей часовых поясов, если команда распределена по разным городам и странам, трудностью отслеживания хода работ и приоритизации задач. В статье мы поделимся способами, которые помогут управленцу решить эти проблемы.

Вы перестанете терять задачи, информация о том, чем занята команда, будет всегда под рукой. В случае появления новой задачи вы сможете оценить, кто недогружен, а кто занят и его лучше отвлекать.

Критически важно договориться поддерживать пространство с задачами в актуальном состоянии, вовремя передвигать карточки, ставить сроки, прикреплять рабочие файлы в карточку. Это сэкономит вам и сотрудникам огромное количество времени.

Вам не придется спрашивать о задачах в чатах или на созвонах. Если вам понадобится информация по срокам и статусам задач, ответственным, понадобятся материалы, то вы просто откроете таск-трекер.

Ведите все рабочие задачи в едином пространстве, доступном для всех участников команды. Руководитель может управлять одним рабочим пространством для разных проектов одной команды удаленщиков. Задачи будут синхронизированы между командами и руководителем, а документы — храниться в одном месте. Задачи можно сгруппировать по степени срочности, например: расположить сверху строку со срочными задачами, в нижней строке — плановые задачи.

Ведите учет времени по задаче, чтобы узнать, сколько часов/дней/недель уходит на определенный вид работы. Так ваши оценки сроков будут основаны на производительности именно вашей команды, а значит больше задач будет выполняться вовремя.

Есть 2 способа как это сделать:

• устанавливать таймер, когда коллега приступает к выполнению задачи
• фиксировать количество затраченного времени на каждую задачу в карточке
  

В Кайтене есть функционал как для первого, так и для второго способа.

Если с задачей возникла проблема и ее завершить в срок невозможно, научите сотрудников пользоваться блокировкой. Так и сотрудник, и руководитель будут в курсе проблемы. Эта информация не будет потеряна в электронной переписке, чате или в блокноте.

Оценить, насколько эффективно сотрудники справляются с задачами, помогает накопительная диаграмма потока. По ней вы можете заметить, что, например, в неделю обычно заканчивают работу по 5 карточкам. Когда вдруг за очередную неделю вы увидите там меньшее количество, это сигнал к тому, чтобы взглянуть на доску повнимательнее и понять — есть ли какая-то проблема. Если график не растет вверх, значит карточки не двигаются в сторону завершения процесса.

Управлять удаленной командой непросто. Нужно построить максимально прозрачный рабочий процесс и доверять своим подчиненным. Использование возможностей современных таск-трекеров помогает решить эти задачи.

Расскажите нам, с какими трудностями вы сталкиваетесь, выстраивая рабочий процесс на удаленке? В следующих статьях мы расскажем, как их можно решить с помощью продвинутого таск-трекера для команд Kaiten.