Как организовать работу команды на "удаленке"
По данным Минтруда, на конец марта в России удаленно работало 3,7 млн. специалистов. До пандемии эта цифра составляла 30 тыс. человек. «Удаленка» прочно заняла равноправный статус с постоянной занятостью. При всех преимуществах этой формы найма, и для работодателей, и для специалистов, есть и трудности. Не всем удается сохранить 100%-ную продуктивность в удаленном офисе. Трудно вовремя начать рабочий день, когда не нужно ехать на работу. Сложно сконцентрироваться на работе, когда кто-то из близких требует внимания… В итоге к концу рабочего дня половина дел не сделана, утомление налицо, а результат далек от запланированного. Команда Trud.com собрала мнения экспертов на тему «Как управлять временем в условиях удаленки».
Организация рабочей среды. Домашний офис
Часть трудностей мы уже перечислили – слабый фокус на работе, прокрастинация – и их источником является, чаще всего, недостаток дисциплины. Трудно заставить себя вовремя встать и начать рабочий день, не отвлекаться на приготовление обеда, выгул собаки, помощь детям в выполнении домашнего задания.
Плохая новость: никто, кроме нас самих, не поможет настроиться на рабочую волну. Работодатель, конечно, может нас осчастливить программой, которая отслеживает рабочую активность, но куда приятнее контролировать себя самостоятельно, а не испытывать контроль внешний.
Алексей Хохлов, бизнес-тренер, эксперт по вопросам тайм-менеджмента, автор и основатель ТМ-проекта "МНОГО ДЕЛ", дает рекомендации о том, как создать вокруг себя правильную рабочую среду.
Очень важно при работе на удаленке написать себе жесткий график - в какие часы работа, в какие иная активность. С этим графиком должны быть ознакомлены все домочадцы и друзья. Если вы дома, это не значит, что у вас нет графика - люди должны это знать.
Рабочее место, по возможности, максимально удалите от спальни. Это разные по сути своей энергетически заряженные места. Никаких отвлекающих вещей в поле зрения. Чистый стол утром, чистый стол - вечером.
Татьяна Смирнова, руководитель образовательно-тренингового проекта "ХРОНОЛОГИЯ", рекомендует даже одеваться так, словно вы направляетесь в офис:
При работе из дома граница работа-отдых размывается. Специалистам рекомендую по возможности выделять отдельное рабочее пространство, одеваться и собираться так, словно вы идете на работу. Важно строго следить за тем, чтобы начинать и заканчивать работу в одно и то же время, избегая соблазна открыть ноутбук поздно вечером.
Разделение рабочего и личного времени имеет ключевое значение. Пренебрежение этим простым принципом – прямая дорога к выгоранию. Об этом рассказывает Алеся Бикбулатова – старший менеджер по обучению компании ICL Services:
Если раньше наблюдалась четкая граница, которая и территориально, и психологически разделяла эти зоны, то сегодня она стерлась. Стало возможным принять рабочий звонок в пижаме, с котом на коленках, а выполнение рабочих задач нередко происходит в ночное время. В результате сотрудники стали чаще выгорать, переутомляться, жаловаться на отсутствие полноценного отдыха.
Какой выход? В конце рабочего дня бескомпромиссно закрыть ноутбук.
Тайм-менеджмент
Алексей Хохлов рекомендует организовать работу в форме коротких спринтов.
Разделите время для задач на 25 -минутные спринты. Именно в таком промежутке времени проще всего полностью сосредоточиться на задаче и не потерять концентрацию. После каждого спринта - 5 минут перерыв.
По мнению Алексея, отвлекающих факторов достаточно не только дома, но и в офисе, например, перерывы на кофе, неформальное общение. Если в офисе приходится контролировать, чтобы работа вписывалась в четко очерченные тайм-боксы, то домашняя среда требует более серьезных усилий, ведь контролировать приходится не только время, но и среду.
Ольга Дьяконова, бизнес психолог, коуч и предприниматель, считает, что новая форма взаимодействия работой показала, что мы недостаточно хорошо знаем себя.
Задумайтесь, кто вы: спринтер или марафонец? Какой у вас тип мотивации? Какие "пожиратели времени и энергии" у вас есть дома (при этом они отсутствуют в офисе)?
Максим Овчаренко, директор проектов по развитию персонала и внедрению изменений в ЭКОПСИ Консалтинг, рекомендует придерживаться следующих принципов организации рабочего дня:
при планировании принимайте во внимание непредвиденные ситуации и делайте запас по времени (+20 % на непредвиденные ситуации и + 20 % буфер)
используйте инструменты для расстановки приоритетов
учитывайте свои биоритмы, чтобы планировать самые важные дела на моменты энергетического пика
начинайте и завершайте рабочий день в определенное время
исключайте по возможности факторы, отвлекающие вас от рабочего процесса.
Анна Мартынкина, HR Business Partner, Skyeng B2B предлагает рецепты управления временем на удаленке, которые в компании с успехом используют все сотрудники:
Не занимается личными делами во время работы. Работать и одновременно следить за детьми — практически невозможно.
Установить четкие рамки рабочего времени и стараться не перерабатывать. 3. Учитывать время на обед и отдых.
Планировать свой день и контролировать время, затраченное на задачи.
Несмотря на то, что все работают дистанционно и у всех есть круглосуточный доступ к ноутбукам/компьютерам, в конце рабочего дня важно закрыть все рабочие чаты до следующего утра.
Алеся Бикбулатова, считает, что навыки тайм-менеджмента в условиях массовой удаленки играют роль критерия, по которому работодатель оценивает кандидата. Эксперт акцентирует внимание на важности мотивации.
Когда у человека есть четкие планы, он видит, как они реализуются, и испытывает подъем. А когда сотрудник закапывается в бесконечной рутине, перемещаясь от одной задачи к другой, то начинает чувствовать себя подавленным и видит свои задачи бесконечными и бессмысленными.
Как поддержать мотивацию на достойном уровне? Нужно отмечать, осознавать полезность и масштабы проделанной работы и достигнутых задач. Выше самомотивация – эффективен самоменеджмент.
«С какой стороны ни посмотри, а развивать личный тайм-менеджмент придется, если хочется быть успешным, результативным и счастливым», - считает эксперт.
Сергей Раков, директор центра компетенций по развитию продукта видеонаблюдения в Ростелеком ИТ, рекомендует взять под контроль отвлекающие факторы:
Оборудуйте максимально комфортное для работы место. Исключите потерю концентрации внимания отвлекающими факторами. В этом хорошо помогут наушники с активным шумоподавлением и правило -- если вы в наушниках, то отвлекать вас нельзя. Также сформируйте у себя новый распорядок дня -- вставайте также в одно и тоже время, придумайте чем занять время, которое вы раньше тратили на дорогу до офиса. Это могут быть физические упражнения, чтение книг, медитация. Старайтесь приступать к работе в определенное заранее время. С окончанием рабочего дня -- то же самое. Готовьтесь к нему заранее -- поставьте будильник на полчаса раньше и потратьте эти 30 минут на фиксацию результатов и планов
"Удаленка", безусловно, повышает требования к самоорганизации и дисциплине, но, используя доказавшие свою эффективность правила и приемы тайм-менеджмента, можно сохранить продуктивность – и оценить по достоинству бонусы работы в домашнем офисе.