В идеальном мире компания развивается быстрыми шагами, и за ней поспевают абсолютно все отделы. В реальности оказалось, что какие-то сферы могут провисать. С переходом на бирюзовое управление мы поняли, что функция HR как будто застряла в прошлом, и нужно было срочно что-то предпринять.
Рассказываем, как мы обирюзили наш HR и выиграли с этим проектом номинацию «Малый бизнес» на премии HR-бренд 2020 от HeadHunter.
О компании
Мы — это Space307, продуктовая IT-компания. Наш флагманский проект — торговая платформа, которой пользуется более 60 миллионов человек по всему миру. За 6 лет мы прошли путь от стартапа до компании, которая запускает масштабные продукты на международный рынок.
Сейчас у нас плоская структура, где каждый сотрудник значим и несёт ответственность за результат. Мы работаем в кросс-функциональных продуктовых командах без «боссов» и директивного менеджмента.
Зачем нужно было менять работу HR-отдела?
В процессе перехода к «бирюзовой» модели управления мы перешли от иерархической структуры к плоской. Стало очевидно, что текущая HR-модель не соответствует стратегии развития компании и не удовлетворяет потребности бизнеса: на тот момент HR состоял только из рекрутмента, event и кадрового делопроизводства и не был погружён в бизнес-процессы.
Не было связи между HR и бизнесом: модель управления поменялась, а HR за ней не поспел. И нам было необходимо понять, как сделать работу более гибкой.
Уверены, с таким сталкиваются многие компании: когда сотрудники не понимают, зачем существуют HR, бизнес тоже не знает, какие задачи они выполняют, а HR-специалисты не погружены в процессы бизнеса и мало участвуют в стратегическом планировании.
Шаг 1: Исследование реальной проблемы.
Мы провели исследование, чтобы опираться на реальные факты и получили множество негативных отзывов со стороны бизнеса о работе HR-подразделения.
Основная проблема: HR-функция не развивается и не релевантна тому бизнесу, с которым работает.
Шаг 2: Обозначить задачи для решения проблемы.
Мы проанализировали полученные результаты исследования и составили список задач, которые нужно решить:
- Получить обратную связь от сотрудников по устройству HR-процессов, определить «узкие места».
- Получить идеи сотрудников по совершенствованию HR-процессов и реализовать лучшие из них.
- Обеспечить более тесное взаимодействие между HR и бизнесом, стимулировать сотрудников участвовать в трансформации HR-процессов.
Мы находились в поисках инструмента, который позволил бы органично поменять HR и вовлечь сотрудников в развитие HR-процессов — по всем правилам «бирюзы».
Шаг 3: Поиск инструмента.
Что может быть более органично для IT-сообщества, чем привычный им хакатон? Именно этот формат мы решили взять за основу, но провести его по HR-тематике: дать сотрудникам возможность презентовать свои идеи и продукты, актуальные для компании.
Шаг 4: Решение — HRackathon.
Первый этап: HR-хакатон мы провели в декабре 2019 года. В нём приняла участие 21 команда (более 100 сотрудников), были презентованы проекты по развитию внутренних процессов и офисного пространства. Благодаря высокой вовлечённости сотрудников, мы смогли выявить несколько критических направлений, которые нуждаются в развитии:
- Адаптация сотрудников;
- Внутренние коммуникации;
- Нематериальная мотивация;
- Автоматизация HR-процессов.
Второй этап: реализация идей с января 2020 года и по настоящее время. Мы оценили все предложенные сотрудниками проекты по критериям важности, пользы, реализуемости и срочности. И приступили к реализации идей, которые набрали самые высокие оценки.
Что получилось:
1. HR-боль: Адаптация сотрудников.
Решение: Онбординг-сайт.
Это сайт для новичков, где мы собрали всю необходимую информацию: контакты коллег, полезные сервисы, ссылки, инструкции и даже шуточный тест, раскрывающий наши корпоративные ценности. Благодаря онбординг-сайту новичкам больше не нужно ждать ответа на вопрос от коллег или HR: всю необходимую информацию можно найти в одном месте.
Результат: Благодарю сайту и большей вовлечённости HR-специалистов в адаптацию сотрудников уровень текучести на испытательном сроке снизился на 20 процентных пунктов.
2. HR-боль: Внутренние коммуникации, нематериальная мотивация.
Решение: Mana.
Проектов с корпоративной валютой на хакатоне было представлено целых два.
В октябре 2020 случился долгожданныи релиз Mana — инструмента нематериальной мотивации, который позволил нам говорить коллегам «спасибо» в виде маны, а за полученную ману покупать мерч и другие «плюшки» во внутреннем магазине.
Mana открыла для нас дополнительные возможности мотивации: сотрудники не только благодарят друг друга, но и могут получать поощрение от HR-команды за участие во внутренних проектах и в продвижении HR-бренда.
Результат: За первый месяц в Mana было совершено 4646 транзакций и 147 покупок. Среднемесячные затраты на мерч снизились на 20% благодаря возможности анализа заказов и долгосрочного планирования бюджета.
3. HR-боль: Автоматизация HR-процессов.
Решение: Отпуск-бот Викентий.
Викентий — это Slack-бот, позволяющии оформить отпуск в два клика.
За основу взят прототип — голосовой помощник Кевин, который бронирует переговорки и отвечает на рабочие вопросы. И если переговорки в 2020 оказались не нужны, то отпуск — очень даже.
Викентий не только сделал возможным оформить отпуск в два клика через Slack, но и значительно облегчил жизнь отдела КДП. Он использует данные из нашей HRIS — BambooHR, автоматически учитывает остатки отпусков, сверяет их с базой в 1С и взаимодействует с сотрудниками через привычный им рабочий мессенджер Slack. В Slack Викентий самостоятельно объясняет правила оформления отпуска и при необходимости передает вопросы специалистам.
Результат: 283 обращения к боту за период с 17 сентября по 31 декабря 2020. Викентий помог отделу кадрового делопроизводства сократить время на обработку заявлений на отпуск на 75%, а сотрудникам — наконец делать всё через единое окно.
4. HR-боль: Автоматизация HR-процессов.
Решение: DarkWinDuck.
DarkWinDuck — платформа для регистрации на внутренние мероприятия: мастер-классы, курсы, лекции и т.д. Сервис позволил организаторам равномерно и справедливо распределять участников на мероприятия, а участникам — копить баллы и тем самым повышать свои шансы на победу, а также регистрироваться на мероприятия в один клик.
Также DarkWinDuck теперь является внутренней платформой для проведения онлайн-мероприятий: поддерживает прямые трансляции, голосование, чат и многое другое.
С помощью инструмента DarkWinDuck была выстроена система проведения регулярных продуктовых демо (отчётов по выполненной за квартал работе). Благодаря демо каждый сотрудник компании всегда в курсе последних обновлений и направлений работы других команд.
А ещё он очень помог нам во время удаленки: в 2020 году у нас было множество лекций, мастер-классов и других активностей, на каждую из которых сотрудники регистрировались через DarkWinDuck.
Помимо перечисленных результатов мы также получили:
- 0% негативных отзывов от бизнеса о работе HR по результатам исследования в октябре 2020 года.
- Снижение уровня текучести персонала на 9 пунктов с 22% в 2019 году до 13% в 2020 году (среднее по отрасли — 18%).
- Повышение уровня лояльности на 9 пунктов с 82% в 2019 году до 91% в 2020 году.
HRackathon показал нам, что сотрудники хотят вовлекаться в HR-процессы, а не просто ждут от HR «чего-то эдакого». Благодаря ему мы смогли выстроить HR-процессы по принципам «бирюзы»: инициировать изменения изнутри, со стороны сотрудников, и с их помощью внедрить эти изменения. Нынешний HR глубоко погружен в бизнес-процессы, является драйвером изменений, работает вместе с сотрудниками, а не только для них.
А ещё для презентации проекта мы сняли классный ролик. «Оскар» нам за него вряд ли дадут, но нам он всё равно нравится: )
Ну а если у вас остались вопросы — будем рады дружить и общаться в любой из соцсетей 😌
Комментарий недоступен
Всё так, но вы, кажется, не уловили суть: сделано было ровно то, что предложили сами сотрудники. То есть, то, что для них было актуально, и в чём они видели развитие HR. Это было не навязанное сверху видение HR-отдела, а совместная работа.
На инновационность инструментов мы не претендуем, показали их, чтобы было понятно, во что на деле превратился хакатон. С этого мы начинали и продолжаем развивать эти и другие инструменты.
С материальной мотивацией в компании проблем нет и не было. И сотрудник не теряется — наши ребята в полной мере ощущают заботу со стороны компании и всегда могут обратиться за любой помощью :)
Давно заметил- если в компании хорошие условия труда, высокие зарплаты, премии, технологичные проекты, то там никто не пытается устраивать hr хакатоны, вводить фантики-балы за мерч/внутренние курсы, и рассуждать про нематериальную мотивацию
Комментарий недоступен
Хорошие условия труда, зп, премии и всё то, что вы перечислили, у нас есть :) И мы считаем, что это отличная база. Но мы выбрали не тот путь, где мы просто довольствуемся базой. Мы выбрали путь развития, движа и совершенствования процессов. Чтобы сотрудникам было максимально комфортно.
А вот если эта «база» отсутствует, то, пожалуй, нематериальная мотивация и прочее не сработает, тут согласны.
это ж очевидная вещь, для чего "хатоны" проводить?
Внутренние коммуникацииэто не зона ответственности HR
за полученную ману покупать мерч и другие «плюшки» во внутреннем магазинеВы правда считает это "нематериальной мотивацией"
Сервис позволил организаторам равномерно и справедливо распределять участников на мероприятия, а участникам — копить баллы и тем самым повышать свои шансы на победу, а также регистрироваться на мероприятия в один кликЭто вообще маркетинговый набор слов. Копить баллы, чтобы пройти внутренне обучение? Регистрация в один клик? да хоть на 1С напишите
оформить отпуск в два клика через Slack, но и значительно облегчил жизнь отдела КДПНе оформить, наверно, а отправить заявление. Отпуска то предоставляются по графику, и если работник хочет не по графику, то пишет заявление. Или заявления уже отменили
Сколько отпусков осталось - тема крутая, можно наверно и в 1с глянуть. ну если у Вас есть система, куда смотрят кадровики, то из нее можно сделать и систему для работников
>голосовои помощник Кевин
внутреннеи платформоикаждыи сотрудник
Проблемы с буквой Й. Рекомендую провести хакатон. Или русский не родной для ТС?
Благодаря демо каждыи сотрудник компании всегда в курсе последних обновлении и направлении работы других командЭто не HR-сфера.
Надо ли сотруднику быть осведомленным?
То есть сотрудники из других подразделений обязаны смотреть это "демо" (это Вам не солнышко в руке.."
Три первых пункта — те направления, которые у сотрудников «болели», и над которыми мы все вместе решили работать. Да, это всё очевидные вещи, но они не всегда есть в компаниях. Да и кейс не про инновационные инструменты, он про подход к «починке» через взаимодействие с бизнесом.
Про регистрацию на мероприятия, демо и «хоть на 1С напишите» — ну, написали не на 1С, нас устраивает) Суть в том, что участник копит баллы, и чем больше у него баллов, тем выше его шансы принять участие в том или ином мероприятии (это актуально для мероприятий с ограниченным количеством участников). Затем мы доработали платформу и стали проводить через неё онлайн-мероприятия, в том числе демо. И нет, смотреть демо никто не обязан, но их смотрят — это важно для того, чтобы знать, чем занимается твой сосед, особенно на удалёнке.
«Й» починили. Почему-то потерялись при копировании из Google Docs. Спасибо, что обратили внимание :)
"Место где много воды" Айзек Азимов.
за всю свою жизнь я встречала только одно дееспособное HR подразделение (правда, все остальное в компании работало отвратно) и еще 3-4 адекватных специалистов из HR разных уровней должностей, кто помогал
так что у меня к HR оооочень много эмоций.. обычно, они сильно-сильно вредят
В нашей ситуации HR работал не так, как нужно, потому что не понимал, что нужно сотрудникам и спотыкался о недоверие с их стороны. Потом HR возглавил наш бывший CTO, сотрудники стали доверять HR чуть больше, а потом провели Хракатон, и всё стало прям сильно лучше)
Бабла больше платите, а не херней страдайте и время на всякую ХРенотень не тратьте.
Бывший СТО, это Семён что-ли ? Чего он больше не СТО, надоело ? Массовик-затейник хренов.
Комментарий недоступен
Живём как в сказке, это правда)
Но фидбэк всё же не реальный. Реальный можно получить у наших сотрудников.
Комментарий недоступен
С баблом у нас всё хорошо, но спасибо за совет)
Чем вас обидел Семён?
Комментарий недоступен
Так как HR могут быть дееспособными, если все остальное работает плохо? Это же HR набирает сотрудников) Разве, что в целом руководство компании дно и не умеет организовать нормальную работу...
HR не делает\не оптимизирует операционные процессы компании, не занимается контролем качества, не проводит аудит... HR не может и не должен заниматься производством - это забота других.
Это понятно, но ведь этих "других" именно HR нанимает и если они не справляются, то может они и не подходят для своей должности? А значит это косяк HR)
Но вообще, по моему опыту, рыба гниет с головы и если все идет как попало, основная вина в этом лежит на руководстве.
управлять людьми (а так же создать им адекватные условия труда, ставить задачи) - не HR функции.. Элемент в системе ведет себя не так, как автономный элемент ))
Так что задача HR - набрать элементы. А систему поддерживает уже топ менеджмент. Которого, кстати, часто не HR набирает ))
но в целом, рыба гниет с головы.. Когда у CEO раздрай, HR не спасет компанию (даже если очень хорошо работает)
Вэнди Роудс, из сериала "Миллиарды" - вот пример участия HR в бизнесе
Миссис Роудс это как раз скорее "Внутренние коммуникации"
Е**ть спасибо на**й
Комментарий удален модератором
Никак
А при чем тут бирюзовость? Когда заголовок настолько расходится с содержанием - не могу хоть сколько то адекватно оценивать. Не лайк
Какая любопытная статья, особенно в разрезе моего опыта общения с 2 вашими HR.
1. Как вы регламентируете культуру общения HR с кандидатами?
1.1. В порядке ли это вещей, дёргать человека раз в месяц, начиная с декабря 2021. Это такой способ переклички, как это понять?
1.2. Выстраивать всё так, чтобы кандидат за вами сам бегал в течение 1,5 месяцев, выспрашивая конкретику (посмотрели ли портфолио? что вы решили? актуальная ли вообще вакансия?).
2. Считаете ли вы, что писать кандидату в Телеграм с аватаром, где лицо с колбасой — в стандарте бирюзовой компании? См. скриншот.
Лично у меня сложилось отрицательное впечатление. Технологии, автоматизация, адаптация и т.п. — это чудесно, однако есть такие вот детали, которые полностью перечёркивают ваши инновации.
Первый HR с необязательным подходом, а второй просто ушёл в закат.