Как починить HR в бирюзовой IT-компании

В идеальном мире компания развивается быстрыми шагами, и за ней поспевают абсолютно все отделы. В реальности оказалось, что какие-то сферы могут провисать. С переходом на бирюзовое управление мы поняли, что функция HR как будто застряла в прошлом, и нужно было срочно что-то предпринять.

Рассказываем, как мы обирюзили наш HR и выиграли с этим проектом номинацию «Малый бизнес» на премии HR-бренд 2020 от HeadHunter.

Мы — это Space307, продуктовая IT-компания. Наш флагманский проект — торговая платформа, которой пользуется более 60 миллионов человек по всему миру. За 6 лет мы прошли путь от стартапа до компании, которая запускает масштабные продукты на международный рынок.

Сейчас у нас плоская структура, где каждый сотрудник значим и несёт ответственность за результат. Мы работаем в кросс-функциональных продуктовых командах без «боссов» и директивного менеджмента.

В процессе перехода к «бирюзовой» модели управления мы перешли от иерархической структуры к плоской. Стало очевидно, что текущая HR-модель не соответствует стратегии развития компании и не удовлетворяет потребности бизнеса: на тот момент HR состоял только из рекрутмента, event и кадрового делопроизводства и не был погружён в бизнес-процессы.

Не было связи между HR и бизнесом: модель управления поменялась, а HR за ней не поспел. И нам было необходимо понять, как сделать работу более гибкой.

Уверены, с таким сталкиваются многие компании: когда сотрудники не понимают, зачем существуют HR, бизнес тоже не знает, какие задачи они выполняют, а HR-специалисты не погружены в процессы бизнеса и мало участвуют в стратегическом планировании.

Мы провели исследование, чтобы опираться на реальные факты и получили множество негативных отзывов со стороны бизнеса о работе HR-подразделения.

Основная проблема: HR-функция не развивается и не релевантна тому бизнесу, с которым работает.

Мы проанализировали полученные результаты исследования и составили список задач, которые нужно решить:

Мы находились в поисках инструмента, который позволил бы органично поменять HR и вовлечь сотрудников в развитие HR-процессов — по всем правилам «бирюзы».

Что может быть более органично для IT-сообщества, чем привычный им хакатон? Именно этот формат мы решили взять за основу, но провести его по HR-тематике: дать сотрудникам возможность презентовать свои идеи и продукты, актуальные для компании.

Первый этап: HR-хакатон мы провели в декабре 2019 года. В нём приняла участие 21 команда (более 100 сотрудников), были презентованы проекты по развитию внутренних процессов и офисного пространства. Благодаря высокой вовлечённости сотрудников, мы смогли выявить несколько критических направлений, которые нуждаются в развитии:

Второй этап: реализация идей с января 2020 года и по настоящее время. Мы оценили все предложенные сотрудниками проекты по критериям важности, пользы, реализуемости и срочности. И приступили к реализации идей, которые набрали самые высокие оценки.

Решение: Онбординг-сайт.

Это сайт для новичков, где мы собрали всю необходимую информацию: контакты коллег, полезные сервисы, ссылки, инструкции и даже шуточный тест, раскрывающий наши корпоративные ценности. Благодаря онбординг-сайту новичкам больше не нужно ждать ответа на вопрос от коллег или HR: всю необходимую информацию можно найти в одном месте.

Результат: Благодарю сайту и большей вовлечённости HR-специалистов в адаптацию сотрудников уровень текучести на испытательном сроке снизился на 20 процентных пунктов.

Решение: Mana.

Проектов с корпоративной валютой на хакатоне было представлено целых два.

В октябре 2020 случился долгожданныи релиз Mana — инструмента нематериальной мотивации, который позволил нам говорить коллегам «спасибо» в виде маны, а за полученную ману покупать мерч и другие «плюшки» во внутреннем магазине.

Mana открыла для нас дополнительные возможности мотивации: сотрудники не только благодарят друг друга, но и могут получать поощрение от HR-команды за участие во внутренних проектах и в продвижении HR-бренда.

Результат: За первый месяц в Mana было совершено 4646 транзакций и 147 покупок. Среднемесячные затраты на мерч снизились на 20% благодаря возможности анализа заказов и долгосрочного планирования бюджета.

Решение: Отпуск-бот Викентий.

Викентий — это Slack-бот, позволяющии оформить отпуск в два клика.

За основу взят прототип — голосовой помощник Кевин, который бронирует переговорки и отвечает на рабочие вопросы. И если переговорки в 2020 оказались не нужны, то отпуск — очень даже.

Викентий не только сделал возможным оформить отпуск в два клика через Slack, но и значительно облегчил жизнь отдела КДП. Он использует данные из нашей HRIS — BambooHR, автоматически учитывает остатки отпусков, сверяет их с базой в 1С и взаимодействует с сотрудниками через привычный им рабочий мессенджер Slack. В Slack Викентий самостоятельно объясняет правила оформления отпуска и при необходимости передает вопросы специалистам.

Результат: 283 обращения к боту за период с 17 сентября по 31 декабря 2020. Викентий помог отделу кадрового делопроизводства сократить время на обработку заявлений на отпуск на 75%, а сотрудникам — наконец делать всё через единое окно.

Решение: DarkWinDuck.

DarkWinDuck — платформа для регистрации на внутренние мероприятия: мастер-классы, курсы, лекции и т.д. Сервис позволил организаторам равномерно и справедливо распределять участников на мероприятия, а участникам — копить баллы и тем самым повышать свои шансы на победу, а также регистрироваться на мероприятия в один клик.

Также DarkWinDuck теперь является внутренней платформой для проведения онлайн-мероприятий: поддерживает прямые трансляции, голосование, чат и многое другое.

С помощью инструмента DarkWinDuck была выстроена система проведения регулярных продуктовых демо (отчётов по выполненной за квартал работе). Благодаря демо каждый сотрудник компании всегда в курсе последних обновлений и направлений работы других команд.

А ещё он очень помог нам во время удаленки: в 2020 году у нас было множество лекций, мастер-классов и других активностей, на каждую из которых сотрудники регистрировались через DarkWinDuck.

HRackathon показал нам, что сотрудники хотят вовлекаться в HR-процессы, а не просто ждут от HR «чего-то эдакого». Благодаря ему мы смогли выстроить HR-процессы по принципам «бирюзы»: инициировать изменения изнутри, со стороны сотрудников, и с их помощью внедрить эти изменения. Нынешний HR глубоко погружен в бизнес-процессы, является драйвером изменений, работает вместе с сотрудниками, а не только для них.

А ещё для презентации проекта мы сняли классный ролик. «Оскар» нам за него вряд ли дадут, но нам он всё равно нравится: )

Ну а если у вас остались вопросы — будем рады дружить и общаться в любой из соцсетей 😌