Как сплотить сотрудников на удалёнке: лайфхаки распределённой IT-команды
Мы в R-Vision практиковали удалённую работу задолго до пандемии коронавируса и карантина: уже 10 лет вся разработка в нашей компании работает дистанционно из разных уголков России и мира. Когда нас было мало, мы тесно общались друг с другом и знали, кто чем живёт и увлекается. Постепенно команда росла, и старых форматов общения уже не хватало. А потом и вовсе случилась удалёнка, которая усилила нашу потребность в новых подходах к сплочению команды. В статье мы поделимся форматами онлайн-общения, которые у нас прижились и помогают нам сокращать расстояния между коллегами.
Старый добрый чат, или Пятничные флешмобы
Этот формат появился у нас задолго до остальных из сегодняшней подборки и живёт до сих пор. Работает просто: по пятницам HR-команда задаёт тему в корпоративном мессенджере — в нашем случае это Slack — и мы начинаем обсуждать. Бывает, что тема очень заходит, и переписка растягивается на все выходные. Чем только мы не делились друг с другом: рассказывали о первой работе, увлечениях, диалектах в родных городах, показывали домашних питомцев, которые помогали нам не закиснуть на удалёнке. Среди них, например, были не только кошки и собаки, но и желтопузик по кличке Лордя, а также помидор Олег.
На волнах R FM: корпоративное радио
Идея сделать корпоративное радио появилась после одного из пятничных флешмобов. Изначально мы просто хотели собрать свой R-плейлист — подборку музыки, которая нравится нашим сотрудникам. Но в итоге решили сделать полноценное радио, чтобы каждый в команде мог попробовать себя в роли ди-джея и поделиться с коллегами своей любимой музыкой. Нашли специализированную платформу для вещания прямо в браузере, запустили тематический канал в корпоративном мессенджере и начали проводить эфиры.
Корпоративное радио — это классная возможность узнать коллег через призму их любимой музыки. Первый эфир был про музыку моего города — Красноярска. Ставил локальных исполнителей, которые известны только здесь, а также тех, кто отсюда родом, например, Дмитрия Хворостовского. Рассказывал истории музыкантов: кто-то из них трагически погиб, кто-то быстро отгремел, а кто-то поехал в Питер, записал там вирусный ролик, и это стало хитом.
Когда началась пандемия коронавируса и появились ограничения на массовые мероприятия, мы стали проводить на корпоративном радио праздничные эфиры. Например, именно таким радиоэфиром в прошлом году мы закончили последний рабочий день. Тогда можно было заказать песню, а между музыкальными треками звучали заранее записанные поздравления от коллег. Подобные эфиры мы делали прошлым летом на день рождения компании и этой весной в преддверии 8 марта.
Абсолютно чудесным получился опыт, когда в пандемийные времена мы проводили корпоратив в честь дня рождения компании онлайн. Все друг друга давно не видели и даже слышали не так уж часто, а если слышали, то чаще по "сухим" рабочим вопросам. И мы решили собрать голосовые поздравления и пожелания от давних сотрудников. Этот эфир стал, наверное, самым запоминающимся! Мы получили столько радостных отзывов о том, что наконец-то все услышали такие родные, любимые голоса и не про работу. Сразу весь праздник стал как-то теплее и без такой большой грусти, что "опять в онлайне, опять далеко и как будто за стеной". В целом такие эфиры, конечно, здорово сближают! Вот это тепло, которое удаётся донести через "радиоволну", согревает и слушателей, и меня как ведущую долгое время после эфира. И, конечно, мы делаем записи.
Smart Friday: обмен знаниями по пятницам
За последние 8 месяцев этот формат настолько у нас прижился, что встречи в Zoom по обмену знаниями уже вошли в привычку. Каждую пятницу в 14:00 по московскому времени наши разработчики отодвигают код, откидываются на спинку кресла и слушают доклады своих коллег.
Изначально мы планировали сделать всего два цикла внутренних обучающих онлайн-мероприятий для разработчиков. Один из них, под кодовым названием «ИБ for dummies», мы затеяли, чтобы глубже погрузить программистов в предметную область компании — кибербезопасность. Цель второго была в том, чтобы обмениваться знаниями и развиваться в области предметно-ориентированного проектирования. Определившись с общим количеством встреч, мы решили проводить их по пятницам. Но когда стартовые циклы закончились, решили продолжать наши встречи. Написали небольшой манифест о том, зачем и на каких условиях будем встречаться, и опубликовали его у нас на внутреннем ресурсе Confluence. Так у нас появился регулярный формат онлайн-мероприятий для обмена знаниями Smart Friday.
Выступать на таких встречах может любой желающий, в том числе не из подразделений разработки. Встреча длится один час: мы рекомендуем делать доклады не дольше 40 минут, чтобы у слушателей оставалось время задать вопросы. А чтобы всем участникам было комфортно, у нас есть правило — не холиварить.
У нас есть несколько приёмчиков для создания неформальной атмосферы на встрече. Обычно в начале я предлагаю поиграть в города, рассказать анекдоты или обсудить, кто в какой бар собирается вечером. В конце встречи аналогично прошу всех включить камеры и помахать рукой докладчику. Такие простые вещи неплохо помогают разрядить обстановку.
За всё время у нас были доклады на самые разные темы: мы говорили про Machine Learning, jest-тестирование, разработку в Docker, архитектуру разработанного нами ПО и даже про выгорание. Самой посещаемой стала встреча с коммерческим директором про то, как у нас устроены продажи: в пике её смотрела почти половина всех сотрудников компании.
Виртуальный кофе: случайные встречи с коллегами
Каждый год наша команда увеличивается как минимум в 1,5 раза. В прошлом году, когда численность сотрудников перешла за важную для нас отметку в 100 человек, для улучшения коммуникаций мы решили попробовать формат Random Coffee — встреч со случайно выбранными коллегами для общения на свободные темы. Для реализации этой механики мы протестировали несколько ботов для Slack и остановили свой выбор на боте под названием Donut Bot.
Так как участие в Random Coffee абсолютно добровольное, бот организует встречи только для участников специального канала в Slack, куда может присоединиться любой желающий. Раз в две недели бот случайным образом выбирает трёх участников канала и предлагает им пообщаться на любые темы. Как общаться, сотрудники выбирают сами, но по статистике чаще всего мы используем видеосозвоны в Zoom.
Чтобы разнообразить общение игровыми механиками, недавно мы ввели новую функцию: каждая группа собеседников может загрузить в канал совместное фото, после чего начинается голосование, и по итогам двух недель определяется победитель, набравший большее количество голосов.
В дальнейшем мы планируем реализовать на этом инструменте онбординг новых сотрудников и запрос ментора для обучения и развития.
С активным ростом компании в какой-то момент становится трудно воспринимать новых коллег не просто как функции, например, “Вася-разработчик” или “Петя-аналитик”, а как людей со своими интересами, увлечениями и особенностями. Из-за этого растет сложность коммуникации и увеличивается число конфликтов в коллективе. Random Coffee позволяет заметно сгладить эти проблемы за счет общения на нерабочие темы. И внезапно может оказаться, что менеджер, с которым ты спорил буквально час назад на рабочие темы, так же, как и ты, увлекается игрой на пианино и может посоветовать тебе отличные материалы для самообучения, а новый неразговорчивый разработчик — отличный фотограф и знаток красивейших мест Алтая.
Виртуальный кофе — прекрасная возможность познакомиться с новыми людьми, узнать получше своих коллег и просто душевно поговорить! Я пришла в R-Vision недавно, и на удалёнке было сложно освоиться без живого общения. За несколько виртуальных кофе я поняла, что в компании много людей на той же "волне", что и я: при обсуждении интересов у нас оказалось очень много общего! Также можно подурачиться и смастерить шапочки из фольги, пополнить список статей, книг, фильмов, сериалов или игр, которые хочется почитать, посмотреть, поиграть. Виртуальный кофе заряжает приятными эмоциями на долгое время.
Совместные просмотры: от докладов до кино
Этот инструмент мы используем для разных целей. Первая — просмотр профильных онлайн-мероприятий: смотреть вместе их гораздо интереснее, чем в одиночку, ведь можно обсуждать контент с коллегами в реальном времени в чате. К тому же это хороший способ не откладывать просмотр в долгий ящик, как обычно бывает с записью трансляции.
Вторая цель — совместный просмотр выбранных докладов с технических конференций. Этот подход активно практикует наш департамент разработки. У таких встреч есть несколько правил: организатор заранее смотрит доклад, чтобы быть уверенным в качестве контента, а после трансляции предлагает слушателям обсудить содержимое и специально готовит несколько вопросов «для затравки», чтобы началась дискуссия. Мы используем этот формат не только для того, чтобы узнать что-то новое, но и обсудить, целесообразно ли нам внедрять те или иные инструменты, которые успешно применяют другие ИТ-компании.
В основном совместные просмотры мы устраиваем с помощью Zoom. Работает это просто: в конференции нужно запустить демонстрацию экрана и выбрать опцию «совместное использование звука компьютера». Иногда пробуем и другие инструменты, например, недавно впервые организовали совместный просмотр фильма с помощью одного из онлайн-кинотеатров: кто-то смотрел в офисе на большом экране, а кто-то подключался по ссылке и смотрел из дома.
English Thursdays: разговорный клуб английского языка
Этот формат изначально появился в одной из наших продуктовых команд и довольно быстро стал доступным для всех желающих. Встречи проходят раз в неделю по четвергам в Zoom и длятся полчаса. Суть в том, чтобы разговаривать на английском, пусть даже с ошибками, и тем самым преодолевать языковой барьер. Тема разговора анонсируется в день мероприятия в соответствующем канале в Slack, но бывает и так, что участники придумывают её совместно непосредственно на встрече. Также в канале мы выкладываем совместные фотографии со встреч, делимся полезными инструментами для изучения языка, шутим и просто неформально общаемся. Среди наших любимых ресурсов для изучения английского — сервис Duolingo, подкаст Luke's English Podcast и выступления TED Talks.
Пока у нас нет потребности делиться на группы по уровням. У участников хорошие навыки восприятия речи на слух и словарный запас. Видимо, сказывается регулярное чтение технической литературы и просмотр обучающих роликов по IT-темам. Для себя я замечаю двойной эффект: с одной стороны, тёплая, а временами весёлая, атмосфера на встречах помогает мне меньше бояться и больше говорить, с другой — проведение таких мероприятий даёт возможность развивать навыки фасилитации, ведь нужно следить за временем и не забывать задавать дополнительные вопросы тем, кто любит помолчать.
Когда узнал, обрадовался, что есть инициативные люди, которые хотят поддерживать свой уровень языка и по возможности развивать его. Общение оказалось лёгким и приятным, как на виртуальном кофе, но на английском. Каждый раз новая тема, и всем есть, что рассказать. Мы помогаем друг другу и получаем кучу удовольствия. Эти полчаса проходят незаметно!
Security Club: кружок юных хацкеров и не только
Этот формат практикуют наши специалисты по информационной безопасности. Security Club состоит из двух частей: канала в Slack, где мы обсуждаем теорию для подготовки к сертификационным экзаменам CISSP, CISM, CISA, Security+, и онлайн-встреч, на которых отрабатываем практические навыки кибербезопасности. Последние мы изначально задумывали проводить офлайн в офисе: идея была в том, чтобы делиться экспертизой по кибербезопасности между инженерами и консультантами. Но так как желающие принимать участие во встречах были в том числе среди дистанционных сотрудников и из разных подразделений, мы остановились на онлайн-формате и расширили круг слушателей. Сегодня на встречи может прийти любой желающий в компании: достаточно иметь минимальное представление о кибербезопасности, операционных системах и уязвимостях.
Встречи проходят раз в неделю и длятся два часа. Лектор разбирает задачи, дополняя практику теорией, и отвечает на вопросы. Процесс построен так, что каждый участник может выполнять все действия параллельно с лектором у себя на компьютере. В конце встречи слушатели получают задание для самостоятельной отработки пройденного материала. На прошедших встречах мы разбирали уязвимости в машинах на онлайн-платформе Hack The Box, а на ближайших лекциях планируем потренироваться в обнаружении атак в челлендже Boss of the SOC.
Такие встречи помогают в том числе и наладить общение с коллегами из других подразделений. Например, на лекциях я познакомился с одной из продуктовых команд и думаю, что внедрять решение, над которым работают коллеги, теперь будет намного проще. Да и в целом понимание, кто в чём лучше разбирается, поможет в дальнейшем на проектах. Сейчас у нас есть амбициозная цель — собрать костяк из наиболее скилловых людей, чтобы в будущем участвовать в различных соревнованиях по кибербезопасности, например, CTF или киберучениях.
Мы ещё думаем, как лучше построить наши встречи и стоит ли делать отдельные лекции в другие дни для тех, кому не хватает фундаментальных знаний. Если оценивать с точки зрения общения, то такие встречи, конечно же, полезны. Мы общаемся с коллегами, с кем практически не пересекаемся по рабочим вопросам, и также учимся сами, перенимая советы и опыт людей из различных команд.
Может показаться, что у нас столько активностей в онлайн, что когда же мы успеваем работать? На самом деле каждый сотрудник участвует только в том, что интересно лично ему, у нас нет какой-то обязаловки. Одни форматы практикуются на регулярной основе, а другие по мере необходимости. Плюс за счет сближения коллег в ходе такого общения повышается мотивация, и многие вопросы решаются гораздо быстрее.
Мы считаем, что живое общение нельзя полностью заменить виртуальными встречами и стараемся не упускать возможности увидеться лично. Тем не менее, надеемся, что наш опыт будет полезным тем, кто столкнулся с проблемой нехватки общения на удалёнке и ищет способы её решения. Если же у вас в компании есть свои традиции продуктивного онлайн-общения, приглашаем поделиться ими в комментариях.
Бесплатный и единственный совет вместо тысячи слов: не ебите сотрудникам мозг и не мешайте работать своим микроменеджментом и бюрократией. Все остальное - менеджерский манямирок, в котором они что-то контролируют и кого-то "сплочают".