Как мы подобрали ассистента, который стал связующим звеном в компании из сферы малой авиации
Перед тем, как прочитать кразбор, предлагаю познакомиться с нами
Вы точно знаете или испытывали на себе, как руководитель тянет на себе весь бизнес и при этом умудряется не просто выживать, а расти? Вот и мы знаем. И знаем, чем это заканчивается…
Как только нагрузка переваливает за критический уровень, начинают сыпаться самые чувствительные вещи: встречи, документы, коммуникации. Ошибка здесь стоит не в часах работы, а в репутации и сроках.
Эта история про то, как у руководителя из сферы малой авиации операционка стала реальным риском для бизнеса, и как мы закрыли эти риски подбором ассистента под жесткие требования:
- госсектор
- деликатное ускорение процессов
- координация команды и работа с документами, где любая неточность критична
С чего все началось. Когда «я сама» перестает работать
Клиент учредитель группы компаний по развитию малой авиации: авиатуризм, обустройство территорий, строительство объектов и взлетно‑посадочных полос, озеленение.
География — вся Россия
Клиенты — госсектор и первые лица регионов.
То есть без личных встреч не обойтись. Перелеты, командировки, переговоры на уровне городов и регионов.
До нас у руководителя не было бизнес‑ассистента. Операционку она закрывала сама, часть задач раскидывала по команде, но это работало «на честном слове».
И вот где реально начинались проблемы:
- Встречи и логистика съедали время. Пока руководитель в дороге или на переговорах, входящие заявки зависали. Пропускались подтверждения, срывались дедлайны по ответам.
- Документы были в хаосе. Не было единой структуры: папки, доступы, версии, черновики все перемешано. При этом документы это официальные обращения в госорганы, сопроводительные письма, согласования. Ошибка или задержка здесь риск сроков и репутации.
- Календарь работал против нее. Накладки, пересечения, забытые напоминания. В какой‑то момент стало не хватать времени даже на ответы подрядчикам и агентствам. Простые письма терялись, сроки «плыли».
- Не было единой точки входа для команды. Запросы от директоров шли напрямую руководителю. Она сама приоритизировала, распределяла, контролировала. Это съедало часы, которые должны были уходить на стратегию и развитие.
Нужен был человек, который умеет работать с госсектором: писать официальные письма, понимать регламенты, деликатно ускорять процессы, не нарушая субординации. И при этом быть связующим звеном между руководителем и директорами направлений.
Мы подбирали точный профиль вместо «любого помощника»
Мы собрали точный портрет под специфику задач и стиль управления.
- Прописали профиль с учетом госсектора. В требованиях были не только навыки (календарь, документы, контроль сроков), но и отраслевой опыт: официальные коммуникации, обращения, понимание регламентов, умение корректно «подтолкнуть» процесс без эскалации.
- Заложили роль единой точки входа. Ассистент должен был собирать задачи от команды, приоритизировать, распределять, держать прозрачную картину по срокам.
- Подобрали 3 кандидата под профиль. Все трое имели опыт работы с госорганами, структурирования документов и координации команд.
- Провели совместную встречу с командой. На встрече были учредитель и директора по направлениям: каждый задавал свои вопросы и оценивал, насколько кандидат закрывает задачи по его сектору. По итогам встречи команда единогласно выбрала одного кандидата.
- Ускорили адаптацию. Важным фактором оказалось совпадение региона: кандидат и клиент были земляки из Калининграда. Это дало быстрый эмоциональный контакт и доверие, что критично, когда человек сразу должен брать на себя чувствительные задачи.
Итог. Работающий операционный контур
Сейчас ассистент не помогает, а закрывает операционный контур.
Вот что изменилось:
- Календарь и встречи под контролем. Накладок нет, подтверждения и отмены фиксируются, статусы прозрачны для всей команды.
- Документы структурированы. Папки, версии, доступы и все остальное разложено по полочкам. Официальные письма готовятся по шаблонам, с учетом требований к стилю и срокам.
- Коммуникации с госорганами стали предсказуемыми. Ассистент знает, как корректно ускорить процесс, какие формулировки работают, где можно мягко напомнить, а где лучше не давить.
- Команда получила единую точку входа. Запросы от директоров собираются, приоритизируются и распределяются. Статусы видны всем, сроки не теряются.
- Руководитель вернулась к стратегии. Время руководителя теперь тратится на развитие новых направлений и переговоры на уровне первых лиц.
Цифры, которые показывают эффект:
- 2 недели — срок подбора и финальной встречи с командой.
- 3 кандидата — в финале, каждый с релевантным опытом.
- 1 встреча — и команда единогласно выбрала нужного человека.
- 0 потерь — в заявках и коммуникациях с момента выхода ассистента на роль.
Хотите так же, чтобы операционка не тормозила рост, а ассистент реально закрывал риски, а не просто вел календарь?
Приходите к нам! Разберем ваши процессы, выделим самые «дорогие» по времени задачи, соберем точный портрет ассистента под специфику вашего бизнеса и найдем того самого ассистента - наш тг @Expansion13