Как автоматизировать работу с кадровым резервом
Для чего компаниям нужна автоматизация кадрового резерва? Это хороший вопрос. Ведь в большинстве случаев речь не идет об управлении огромными потоками людей. Автоматизация кадрового резерва нужна не столько для того, чтобы автоматизировать какие-то многочисленные рутинные операции (хотя и это тоже), сколько для того, чтобы снизить риски, чтобы сделать все процессы прозрачными.
Какие риски нужно предупреждать?
Во-первых, для ключевых должностей нужно сформировать план преемственности, и он должен быть постоянно актуальным, люди должны использовать его для развития. Руководителям нужно видеть проблемные зоны и вовремя находить людей или вовремя готовить потенциальных преемников для внутренних перемещений.
Во-вторых, если люди не видят своего развития, они уходят и уносят с собой знания, опыт, потенциал. Чтобы эффективно удерживать сотрудников, в компании должна быть прозрачная система карьерных перемещений — и вертикальных и горизонтальных.
Мало иметь в компании талантливых сотрудников, нужно еще их постоянно и качественно обучать и развивать. Нужно готовить учебные программы, которые помогут людям реализовать свой потенциал внутри компании и уверенно себя чувствовать в новой должности с новыми, более сложными задачами.
Есть несколько взаимосвязанных процессов, которые можно отнести к кадровому резерву.
В каждой компании может быть представлено разное их сочетание:
- Формирование пула талантов. Компания определяет потенциальных, высокоэффективных людей и определяет их в пул талантов или в кадровый резерв. Возможно, что пока, на этом этапе у каждого из включенных в пул людей нет какой-то конкретной для них позиции.
- Создание карьерных планов. В этом случае для людей, соответствующих заданным требованиям, определяются варианты карьерных планов.
- Планы преемственности. Для ключевых должностей создается список преемников — людей, которые смогут выполнять необходимые функции в случае любых непредвиденных обстоятельств.
Какие ключевые шаги по формированию кадрового резерва надо предпринять?
Начнем с подбора людей. Какие, по нашему опыту, в компаниях используют способы для этого?
- Если в компании есть планы преемственности, то руководители могут, сами или по согласованию с каким-либо комитетом или с вышестоящим руководством, утверждать своих потенциальных преемников. Автоматизация процесса здесь заключается в том, что руководитель в системе вносит кандидатов на преемника, указывает сильные стороны и зоны развития, процент готовности, риски, которые видит. Система автоматически напоминает о формировании или актуализации плана преемственности. В результате руководители видят ключевые должности, потенциальных преемников, возможные проблемные зоны.
- Когда в компании есть регулярная процедура оценки эффективности, оценки компетенций, оценки потенциала, есть соответствующие данные по каждому сотруднику. Человек соответствует определенным критериям — значит он может формально претендовать на то, чтобы быть включенным в пул талантов. Как правило, в таких случаях люди номинируются своими руководителями. Как помогает автоматизация? Система по итогам проведенных процедур оценки формирует списки людей, которым рекомендуются определенные направления развития.
- Человек может сформировать свой карьерный план. Это, как правило, тоже делается в автоматическом виде на портале, когда сотрудник видит сформированные открытые для него карьерные планы. Обычно такая система применяется там, где речь идет о массовых должностях, где есть понятные критерии перехода с позиции на позицию, есть варианты горизонтальных и вертикальных перемещений. Потенциальные карьерные маршруты могут быть прописаны, и тогда появляется возможность предложить человеку варианты карьерных маршрутов, в зависимости от того, каким критериям для перемещения он соответствует. Какие могут быть критерии? Например, KPI, опыт работы в компании, опыт работы на определенной позиции, пройденное обучение.
- В некоторых случаях включение в кадровый резерв связано с проведением формализованной процедуры оценки. Для потенциальных руководителей на высокие позиции это может быть достаточно дорогостоящая история про центр оценки, некую деловую игру, в которой человек под наблюдением специалистов может продемонстрировать какие-то деловые качества. Сам центр оценки редко автоматизируют. Автоматизация здесь, скорее, в том, чтобы вносить и хранить данные и результаты.
Все эти варианты могут использоваться одновременно или в каком-то сочетании, тогда данные аккумулируются, и кадровый комитет собирается, допустим, раз в квартал и на основании всех сводных данных принимает решения. Автоматизация и здесь помогает: у нас должна быть система, в которой есть все данные, все интегрировано: и результаты оценки эффективности и компетенций, и обучение, и планы, и электронные заявки — все, что необходимо для принятия эффективных кадровых решений.
Следующий шаг — подготовка сотрудников.
Программы
Таланты в компании определены, но не все из них на 100% готовы занять новую должность и выполнять новые обязанности. Теперь мы должны начать формировать обучающие программы. Они могут быть типовыми или уникальными, в зависимости от позиции, на которую мы готовим сотрудников.
- Типовые программы: у нас есть понятный перечень требований. В этом случае можно сделать автоматическое формирование плана подготовки, который будет включать в себя и выполнение определенных заданий под руководством наставника, и все необходимые материалы: курсы, справочники, базы знаний.
- Уникальные программы: эксперт продумывает и создает под конкретного человека уникальный индивидуальный план подготовки, который может включать в себя, кроме стандартных материалов и заданий, например, индивидуальные консультации, коучинг.
Во многих компаниях есть еще этап защиты объемного проекта, что-то вроде дипломной работы.
Наставники
Цель автоматизации — в том числе в том, чтобы помочь и наставнику тоже. Не исключено, что человек, который стал руководителем подразделения, еще никого не готовил или преемника для себя он будет готовить первый и единственный раз в жизни. Ему поможет типовая программа развития, в которой HR-специалисты проработали возможные средства для обучения сотрудников.
Автоматизация делает процесс прозрачным для наставников, это особенно важно, когда у наставников по несколько подопечных: нужно у каждого видеть стадию, задания, степень продвижения, ошибки, необходимые действия.
Результаты
- Процент выполнения типового плана подготовки может меняться автоматически.
- Для уникальных историй только эксперт может определить, готов человек или не готов.
- Автоматизировать можно: итоговое построение отчетов, визуализацию результатов, отчеты для рекрутеров, для руководителей, принимающих кадровые решения, автоматизированные уведомления.
В качестве заключения скажем, что автоматизация кадрового резерва — это история и про развитие сотрудников, и в значительной степени про управление рисками, выявление потенциально проблемных мест, определение ключевых позиций, для которых нет преемников, предотвращение текучки. Нам необходимо понимать, сколько людей разной степени подготовки нам нужно подобрать в пул талантов, как эффективно строить обучающие программы для них, чтобы мы могли закрывать возникающие вакансии и развивать компанию в нужном направлении.