Гайд по созданию Performance review. Часть 1

Сегодня мы с вами начинаем погружаться в Performance Review (далее по тексту ревью или PR) — любимым на Западе методом повышения эффективности персонала за счет индивидуальной оценки рабочего периода с упором на сотрудника. Сразу стоит отметить, что мы из мира IT, поэтому все примеры будем приводить оттуда, но эта практика так же подходит многим другим командам, занимающихся интеллектуальным производством. Для этого мы подготовили для вас цикл из трех статей, охватывающих как теоретическую часть вопроса, так и практические рекомендации. В этой статье мы расскажем, что же такое Performance Review, как его проводят и ради чего вообще затевают всю эту кашу. В следующих частях мы окунемся в суровые эйчарские будни и поговорим о том, как же стоит подходить к самым непростым моментам в создании своего ревью. Подробно затронем как методологию и вычисления, так и способы внедрения практики или варианты проведения 1:1. Уверены, будет познавательно как тем, кто только собирается запускать перформанс ревью, так и для эйчаров/тимлидов/деврилов, желающих проверить свою систему оценки.

Как уже было сказано, PR — ретроспективный процесс, направленный на оценку сильных и слабых мест каждого сотрудника и компании в целом. Проводится он обычно в формате опросов 180 или 360 градусов, то есть оценку сотрудника вы получаете как от него самого, так и от коллег и начальства — количество и роли оценивающих на ваше усмотрение. Формат и методология разнятся от компании к компании и жестких требований к ним нет — каждый бизнес на основе своих моделей компетенции и метрик процесса сам решает, что же оценивать в своих сотрудниках. Как правило, в рамках одного ревью проводят опрос, анализ результатов и индивидуальные встречи, итогом которых становится план развития — об этом чуть позже, а сейчас..

Казалось бы, интуитивно понятно, зачем бизнесу оценивать своих сотрудников. Однако, если вы попробуете сами для себя составить список выгод от внедрения системной оценки, то после 3-4 пункта, пополнить список станет непростой задачей. Поэтому, мы решили отдельно остановиться на причинах и выгодах от проведения перформанс ревью. Надеемся, что некоторые пункты дадут вам пищу для размышлений. Итак, почему компании внедряют Performance Rewiev:

Если вы собрались проводить эту практику первый раз, то стоит рассказать о ней сотрудникам. Это поможет избежать излишнего стресса и обговорить правила игры ещё до начала. Чем лучше вы объясните цели и задачи процесса для вашей компании, тем меньше встретите сопротивления, меньше будете бегать с просьбами заполнить опрос, получите более осмысленные ответы и, прости господи, инсайты. Наша тройка причин почему это нужно сотрудникам: это шанс посмотреть на себя со стороны, это интересно и даже азартно, это возможность высказаться.

Итак, в начале текста мы с вами проговорили, что источником информации для оценки сотрудника являются сразу несколько людей — его начальники, коллеги, подчиненные. Можно по старинке собирать информацию в личных беседах, а можно переместиться в 2022 год и проводить опросы. Для этого, кто-то использует бумажные анкеты, кто-то переносит опросники в гугл-формы, а наиболее продвинутые уже пользуются специальными сервисами. Про инструменты поговорим в конце нашего цикла, сначала давайте о содержании. В каждой компании понимают, какие именно компетенции, хард скиллы и поведение они ожидают от сотрудника в зависимости от его должности и уровня. Возможно, у вас уже имеются модели компетенций для каждой из позиций, а может быть только образ идеального сотрудника в голове — в любом случае, именно на основе этой информации мы и определяем набор ключевых метрик для оценки сотрудника. Составьте список как общекорпоративных, так и узкоспециальных метрик, а затем оставьте где-то 10-15 из них — они и лягут в основу перформанс ревью. После того, как вы определились с метриками, вам необходимо составить опрос, который позволит оценить каждую из них. Для этого, вам необходимо придумать вопрос, ответом на который будет оценка соответствия оцениваемого вашему образу идеального сотрудника в контексте конкретной метрики. Задайте контекст в теле вопроса, либо в вариантах ответа — так респондентам будет проще понять, с каким именно образом сотрудника нужно сравнить человека. Ну а затем — создайте свой опрос или анкету и распространите ее среди оценивающих. Дальше вы будете работать уже с результатами и самим оцениваемым. Важным аспектом performance review является привязка к рабочему периоду. Компании оценивают не просто навыки сотрудника, а то, как он проявлял их в в последнее время. Поэтому, советуем вам проводить ревью почаще, чем раз в год — не только людей в тонусе держать будете, но и информация, с которой вам работать, будет свежей. Конечно, мы тут очень поверхностно поговорили о методологии ревью. Но мы отложим это на нашу вторую статью, в которой мы подробно разберем вопросы, вызывающие у эйчаров большинство трудностей. А сейчас предлагаем переместиться в недалекое будущее — вы провели опрос и теперь думаете, что же вам делать дальше:

Допустим, у вас не очень большая айти-компания, а целью ревью были только разработчики — человек так 25. Давайте посчитаем, что же вы получите — после проведения опроса у вас на руках окажутся по одной анкете с селф-ревью, оценка от менеджера (допустим, ПМа), техлида и, опять же допустим, трех коллег. В сумме это даст 150 заполненных анкет — целая гора! А для эйчара, который в таких компаниях обычно один, это не одна неделя работы по разгребанию и сведению всей полученной информации. Многие сейчас примерили ситуацию на себя, оценили предстоящий объем работы и непроизвольно повели курсор к крестику на вкладке браузера. Однако же не торопитесь, не все так страшно и тяжело. В первую очередь, на помощь вам придут инструменты автоматизации. Даже используя бесплатные и всем привычные гугл формами и экселем, вы ускорите подсчет многих результатов. Особенно гладко это пройдет, если вы использовали шкальные вопросы — численную оценку соответствия оцениваемого и метрики. Но даже если вы использовали вопросы с вариантом ответа, у вас все равно есть некоторая градация от “близок к идеалу” до “все очень плохо”, а значит вы тоже можете закодировать ответы, присвоив каждому из них оценку. Итак, ваши ответы превратились в баллы — на что стоит смотреть? В первую очередь вы оцениваете человека — а значит вас должна интересовать его средняя оценка, желательно в сравнении с средним баллом коллег на той же позиции. Если у позиции есть более важные компетенции, то точно так же вы можете сравнить оценки сотрудника и коллектива по ним. К тому же, обратите внимание на развернутые ответы (а для этого включите один или несколько открытых вопросов с просьбой добавить информации о том, что не было охвачено опросом). Пройдитесь по похвалам или критике, сделайте небольшой дайджест — и вы не только поймете место сотрудника относительно его коллег, но и получите дайджест обратной связи от тех, кто с этим человеком работает и видит гораздо больше. В дальнейшем, когда ваши требования к PR возрастут, вы можете добавить систему весов, смотреть на корреляции финансовых показателей/eNPS и метрик ревью и многое другое. Звучит непросто, но вполне достижимо, особенно если есть у кого проконсультироваться (подмигивающий смайлик). Аппетит приходит во время еды, так что начните с простого, а дальше вы и сами не сможете отказаться от использования всего потенциала PR.

Как мы обозначили в начале нашей статьи, целью перформанс ревью является уточнение позиции и роли человека в коллективе и формирование планов его развития, лично проговоренных и принятых в работу. Для этого, заключительным этапом является встреча в формате 1:1 между оцениваемым и человеком, ответственным за проведение ревью (условно эйчаром). Что же должно произойти на этой встрече и как стоит к ней подготовиться обоим участникам?Первым шагом подготовки может стать запуск рефлексии у участников опроса — поделитесь с ними личными результатами в сравнении с средними значениями в коллективе. Можете включить в результаты и обратную связь от оценивающих (анонимно, если хотите). Укажите на разницу значений с предыдущим performance review. Таким образом, еще до начала ваших 1:1, сотрудники будут понимать свой результат и будут более подготовлены к диалогу. К тому же, оцениваемые смогут заранее подумать о том, как же им лучше использовать свои сильные стороны и улучшить слабые — их мнение тоже стоит учитывать при планировании их ближайшего будущего. Непосредственно на собрании следует обсудить обратную связь, поступившую из опроса самооценки человека — что его беспокоит, что ему нравится или не нравится и как можно исправить негативные моменты. Заодно вы сможете узнать о чем-то, что не вошло в опрос по той или иной причине. Затем перейдите к обзору обратной связи от его коллег — обсудите достоинства и недостатки человека в глазах его начальства, коллег и подчиненных и оцените степень согласия с взглядом на себя со стороны. Возможно, в ходе разговора вы или сотрудник измените взгляды на те или иные аспекты его работы, что позволит вам скорректировать как оценку, так и планы в отношении сотрудника.

От планов развития сотрудника вы ожидаете выполнения в оговоренные сроки. И в какой бы мягкой форме вы бы ни проводили ваше перформанс ревью, все же стоит зафиксировать договоренности — так они будут восприниматься гораздо серьезнее. Если вы используете OKR, ваши цели можно оформить соответствующим образом и включить в задачи сотрудника. Если нет — просто попросите записать их на бумаге/доске в ходе разговора (и перепишите их себе, забыть может не только респондент). И если вы видите прогресс по этим пунктам — не забывайте его отметить, пусть даже словами — это мотивирует работать и развиваться дальше, в том числе и самостоятельно, без толстых намеков от лида/эйчара. Ваши сотрудники должны понимать, что все эти на первый взгляд обременительные и усложняющие им жизнь телодвижения нужны не только начальству, ваша работа направлена на то, чтобы им лучше жилось и работалось. Поверьте, люди оценят ваши намерения и непременно вас за них отблагодарят. И напоследок, связывать ли окончание ревью с материальными бонусами или повышениями — вопрос дискуссионный, однако мы не советуем: практика показывает, что такая привязка искажает отношение сотрудников к процессу, сводя его к своеобразной “сдаче экзамена” ради получения выгоды.

После прочтения статьи может сложиться впечатление, что перформанс ревью не представляет собой чего-то особенного. В самом деле, большинство, если не все действия по его подготовке вы, скорее всего, когда-то выполняли или представляете как за них взяться. Опрос, 1х1, постановка целей — вещи интуитивно понятные, но лишь до тех пор, пока вы с ними не столкнетесь на практике. Какие же бывают подводные камни? Абсолютно любые и непредсказуемые, как показывает наш опыт общения с эйчарами из разных сфер. Самое простое — вы можете застрять на создании опроса — вам просто негде будет валидировать свой набор метрик или методики оценки. Составить сам опросник тоже не тривиальная задача — формулировки вопросов должны быть точные, но не перегруженные. Следующие проблемы могут возникнуть на стадии проведения опроса — частый случай это отторжение новой практики со стороны коллег. Люди могут проходить опрос для галочки, либо искажать ответы из-за нежелания подвести оцениваемого или стремления казаться лучше. Требуется серьезная разъяснительно-подготовительная работа о целях проведения ревью.А ведь потом вам нужно оценить сотрудников, подготовиться к беседе и составить план развития... практически каждый этап несет в себе явные и скрытые сложности, на которых немало эйчаров набили себе шишек. Некоторые даже отказались от такого формата оценки и вернулись к формированию характеристик сотрудника “на глазок” или метрикам по типу KPI, для оценки которых не нужно привлекать и организовывать такое количество людей. Однако, мы с вами уже разобрали пользу, которую несет в себе формат PR и советуем запастись терпением и начать работу в этом направлении. Игра стоит свеч и уже после 1-2 грамотно проведенных ревью ваши сотрудники сами оценят пользу этой практики, а большинство ваших болей будут разрешены или уйдут сами. Поэтому, в следующей статье мы сфокусируемся на разборах некоторых практических этапов и постараемся дать вам детальные ответы на частые вопросы, ем самым предоставив вам минимальный набор знаний для начала самостоятельной работы. Если после прочтения у вас остались или появились вопросы — задавайте их в комментариях, пишите в Телеграмм @alexander_a_gurov или на alexander_a_gurov@gmail.com и мы вам непременно ответим а может и осветим ваш вопрос в одной из следующих статей. А еще, скажем вам по секрету — у нас есть и инструмент для проведения ревью и корпоративных опросов в целом. Захотите поглядеть — записывайтесь на демо по тем же каналам. Ну а пока — спасибо за внимание, уже скоро поговорим о практических рекомендациях по созданию ревью с нуля. Stay tuned!

Авторы: Александр Амосов, Александр Гуров