В отличие от большинства агентств, мы в Webolution нанимаем не джунов, а отдаем предпочтение опытным специалистам. Их экспертиза, опыт работы с разными проектами, подходы к решению задач обогащают общую экспертизу агентства, помогают нам развиваться и дают повод на регулярной основе пересматривать и улучшать внутренние процессы.
Таким людям не нужно обучение, которое в онбординге джунов занимает более 90% времени. Для них важны совершенно другие вещи: открытость и организационная четкость, понятная система оценки работы, возможность влиять на процессы, внимание со стороны руководства — и интересные задачи, как само собой разумеющееся.
Поэтому мы разработали систему онбординга, которая заточена на то, чтобы такой специалист сразу получил ответы на все свои вопросы, лично пообщался с руководителями агентства в неформальной обстановке, понял, что здесь его ценят и к его мнению прислушиваются.
Одновременно с этим мы знакомим специалиста с нашими процессами, чтобы с самого начала было понятно, что работа строится в рамках четкого фреймворка, эффективность оценивается по понятным критериям, регулярно проводятся перформанс ревью, по результатам которых специалист может претендовать на карьерный и финансовый рост.
Преонбординг
Когда специалист принимает оффер Webolution, мы сразу высылаем ему наш дайджест с новостями и событиями из жизни агентства за последние несколько лет. Также за несколько дней до официального старта работы добавляем его в систему управления проектами.
В результате еще до первого рабочего дня человек может познакомиться с командой, убедиться, что все нормально общаются между собой и с руководством, что вопросы решаются в неформальной обстановке.
Дайджест отлично работает на укрепление имиджа агентства и помогает побороть классические сомнения любого человека при устройстве на новое место работы: «А тот ли оффер я принял? Действительно ли это лучший вариант? Понравится ли мне здесь?»
Эти простые действия в итоге дают возможность новичку заочно познакомиться с агентством, что сильно уменьшает первоначальное волнение, убирает чувство неопределенности и уменьшает стресс от выхода на новое место.
Также на этом этапе агентство готовит полный комплект документов для трудоустройства. С нашей стороны это выступает своего рода гарантией, что оффер не будет отозван в последний момент, и помогает еще раз убедить нового сотрудника, что у нас все всерьез и надолго.
Старт онбординга: встреча с HR-ом в первый рабочий день
Непосредственно онбординг стартует в 10:00 в первый рабочий день. Начинается он со встречи с HR-ом, который коротко вводит новичка в курс дел, отвечает на вопросы и делится материалами для изучения.
Welcome book
Содержит подробную информацию об агентстве, принципах работы, организации рабочего процесса и т. д. По сути, это все то, что уже несколько раз проговаривалось устно во время собеседований, но в структурированном и формализованном виде.
Содержание welcome book Webolution:
- Миссия, ценности и традиции Webolution
- Правила взаимодействия коллективе
- Культура общения
- Порядок приема на работу
- Испытательный срок
- Время работы
- Отпуск
- Заработная плата
- Поощрения
- Недопустимые действия
- Что компания гарантирует сотрудникам
- Что компания ожидает от сотрудников
- Карьера в Webolution
Также HR знакомит новичка с регламентами работы и учета рабочего времени, дает чек-лист со ссылками на все необходимые для старта документы и презентует план адаптации.
Мы прекрасно понимаем, что испытательный срок — не только для сотрудника, но и для компании. Так как мы нанимаем состоявшихся, опытных специалистов — это справедливо вдвойне.
Поэтому очень важно с самого начала показать, что процесс сотрудничества с нашей стороны совершенно прозрачен, в работе нет подводных камней, а в случае возникновения вопросов, всегда есть к кому обратиться за ответами.
Также на встрече HR еще раз проговаривает
- график работы, отпуска, больничные, к кому обратиться в случае форс-мажоров,
- состав коллектива, особенности команды, кто будет руководителем
- принципы и устоявшиеся правила работы и общения.
Когда новый сотрудник обсудит все общие вопросы с HR-ом, к встрече подключается его непосредственный руководитель.
Встреча с непосредственным руководителем
Задачи — ввести нового сотрудника в должность, ответить на вопросы по рабочим процессам, показать, что мы открыты к идеям и предложениям, презентовать фреймворки и процесс по которым строится работа агентства.
На встрече руководитель:
- рассказывает об учете рабочего времени и трекинге,
- рассказывает подробнее о проектах, презентует рабочие папки и документы по проектам, которые будет вести новый сотрудник,
- обсуждает план введения в должность: что будет передано, кто будет передавать дела, к кому можно обращаться за помощью,
- рассказывает о правилах взаимодействия внутри команды,
- добавляет в рабочие чаты по проектам и ставит регулярную задачу для участия в утренних митапах,
- еще раз проговаривает план адаптации,
- помогает разобраться с внутренней базой знаний: что и где хранится, на что обратить внимание и т. д.
После этого стартует непосредственно процесс введения в должность.
Очень важно на этом этапе, чтобы новый сотрудник снова убедился, что работа строится по понятным процессам, что у него будет четко очерченная зона ответственности и круг задач с понятной системой оценки результатов.
Первая неделя работы
В течение первой недели непосредственный руководитель погружает нового сотрудника в процессы и контролирует, чтобы процесс включения в работу проходил гладко.
- Выставляет все задачи из плана адаптации.
- Контролирует, чтобы сотрудник получил все необходимые доступы.
- Знакомит сотрудника с кругом его задач и отвечает на связанные с ними вопросы.
- Знакомит с другими сотрудниками и помогает разобраться, к кому и в каком формате можно обращаться по рабочим вопросам.
- Озвучивает принятые в отделе методы планирования, отчетности и контроля.
- Знакомит с порядком взаимодействия с другими отделами, командами и клиентами.
Так как введение в должность — вероятно, самый стрессовый период для нового сотрудника, мы стараемся убрать из этого этапа всякую неопределенность, чтобы с самого начала новичок четко понимал, что именно, как и зачем он делает, что нужно будет делать дальше и как его деятельность будет встраиваться в работу всего агентства.
Чем больше четкости и определенности — тем меньше стресса и тем проще включиться в работу.
HR и руководитель контролируют, чтобы все было хорошо, и в неформальной обстановке помогают разобраться с возникающими вопросами и проблемами.
Обмен опытом
Как правило, уже в процессе введения в должность и знакомства с коллегами начинается обмен опытом. Так как мы нанимаем опытных сотрудников, их подходы, используемые инструменты и сервисы обычно отличаются от наших.
Мы рассматриваем это как великолепную возможность усилить экспертизу агентства и обогатить используемый нами арсенал методов и подходов к продвижению.
Поэтому горячо приветствуем, чтобы новичок делился на митапах тем, как он привык решать те или иные задачи, а иногда — даже просим провести небольшую лекцию с описанием своего подхода.
Естественно, все это делается не для галочки: удачные решения, идеи и гипотезы реализуются при продвижении проектов и встраиваются в бизнес-процессы.
Это дает возможность развивать сервисы, предлагать клиентам еще более эффективные комплексные решения — и делать наши услуги более конкурентоспособными на digital-рынке.
Для специалистов же возможность делиться опытом — это следующая ступень профессионального развития и самореализации, что очень важно с любой точки зрения: и с профессиональной, и с психологической.
Держим руку на пульсе: анкеты и неформальные встречи
Как правило, в течение первой недели новый сотрудник полностью вливается в работу. При этом в первое время у него все равно возникает достаточно много вопросов как организационного, так и личного характера.
Мы со старта проговариваем, что с любыми из них можно обращаться к HR-у, непосредственному руководителю или руководству агентства.
В течение первого месяца новый сотрудник встречается как с коллегами, так и с руководством агентства в неформальной, непринужденной обстановке один на один. Таким образом мы еще раз показываем, что новичку здесь рады, к его идеям прислушиваются, а вопросы не остаются без ответов.
По завершении каждого из трех месяцев испытательного срока новый сотрудник заполняет анкету, вопросы в которой направлены на то, чтобы выявить, насколько сотрудничество соответствует его ожиданиям, с какими проблемами и сложностями он сталкивается, какие есть идеи и предложения по улучшению процесса работы.
Непосредственный руководитель также заполняет анкеты, которые помогают оценить, насколько новичок мотивирован и как хорошо справляется со своими рабочими обязанностями.
В результате сотрудник может оценить со своей стороны, насколько работа соответствует его ожиданиям (со своей стороны мы прилагаем все усилия, чтобы она соответствовала, конечно), а агентство — насколько хорошо новичок справляется с задачами и помогает в развитии компании.
Благодаря такому подходу, если во время испытательного срока появляются проблемы с любой стороны — мы можем быстро их диагностировать и принять необходимые меры.
В итоге к моменту окончания испытательного срока обе стороны: и агентство, и сотрудник — приходят с пониманием, стоит или нет продолжать сотрудничество.
Даже если специалист нам не подходит, расстаемся мы в итоге без негатива, так как обстоятельства понятны: никакой недосказанности и никаких неожиданных поворотов.
Почему именно так?
Специалистов, о которых уже есть жизненный и профессиональный опыт, невозможно удержать красивыми словами и обещаниями радужных перспектив — важно создать такие условия, чтобы сотрудник мог проявлять свои профессиональные качества, решать интересные задачи и развиваться.
Поэтому в процессе онбординга нужно не просто ввести сотрудника в должность, но и «продать» агентство как надежного, стабильного работодателя, который предоставляет как интересные задачи, так и дает простор для профессиональной самореализации.
Весь процесс направлен именно на это: чтобы сотрудник с самого начала четко осознавал, что все его знания, умения, опыт и навыки в Webolution будут оценены по достоинству.
Такой подход работает и полностью себя оправдывает: средний срок работы специалистов в нашем агентстве на сегодняшний день составляет более 3 лет, а общая экспертиза постоянно усиливается за счет привлечения в команду новых опытных специалистов.
Это хорошо работает, когда штат обновляется редко и новичку можно уделять достаточно внимание - онбординг двух-трех отследить руководителю несложно. А вот когда их уже больше, тогда и проблемы начинаются, на всех не разорвешься, не отследишь и тут уже кранты онбордингу.
У нас именно такая ситуация: средний срок работы в компании превышает 3 года, многие ребята работают по 5+ лет уже.
Так автоматизируйте. Необязательно же взваливать на себя весь груз адаптации каждый раз - материалы собрал, программу настроил, вот и время на более детальный и индивидуальный онбординг находится. А основное пусть программа выдает.
Ну вот и что с этой программой. Просто как чек-лист будет? Сделай то, то и это, а новичок ниче не понял, побежал спрашивать. Да и неинтересно им это будет, мне кажется, как будто дали список и ходишь с ним, а остальным наплевать.
Ну не скажите, многие сервисы предоставляют не просто "сухую программу", а действительно софты, подстроенные под пользователя. Мы вот недавно познакомились с Адаптацией от ТТ, там геймификация - путь новичка, рейтинги, баллы, всякие инструменты вовлечения и обратной связи. Сейчас под себя настраиваем.
Может я и впрямь поторопилась с предубеждениями, надо почитать.
"Содержание welcome book Webolution:
Время работы
Также на встрече HR еще раз проговаривает:
график работы
На встрече руководитель:
рассказывает об учете рабочего времени и трекинге"
Какое-то слишком пристальное внимание к графику работы опытных digital-специалистов.
Притом, что:
"За несколько дней до официального старта работы добавляем его в систему управления проектами." и про неформальную обстановку/встречи 5 раз написано.
Если "онбординг стартует в 10:00 в первый рабочий день", то когда договор-то подписывается?
Договор подписывается на первой встрече или высылается сотруднику заранее. Зависит от того, приходит человек в офис или на удаленку.
График обсуждается, чтобы со старта не было недопонимания.
Комментарий удален модератором