«Я занят!» или как перестать быть суетологом

Матрица Стивена Кови
Матрица Стивена Кови

«Ничего страшного, воскресенье тоже хороший день для работы»

«Срок “вчера”»

«Нужно прям срочно!»

«Умри, но сделай»

Всем же прилетают подобные задачи от боссов-суетологов, да? Проблема таких формулировок в том, что указывая на срочность задачи, не говорится ничего о степени ее важности. Но ответственность за этот критерий лежит не только на авторе задачи, но и на исполнителе.

Матричный метод распределения задач стал популярен после выхода книги Стивена Кови «Семь навыков высокоэффективных людей».

В 2018 году ученые из университета Флориды провели исследование «The Mere Urgency Effect» или «Простой эффект срочности». Работягам предлагали выбрать, какие задачи взять в работу: срочные или важные. Самые «занятые», естественно, выбирали срочные дела. Но когда их просили подумать над целью, они меняли решение в пользу дел с пометкой «важно».

Не попасть в эту ловушку и сэкономить время на бессмысленных занятиях помогает матрица задач.

Чтобы составить свою матрицу по Стивену Кови:

  • Выпишите задачи, которые сделали за неделю, и укажите затраченное время.
  • Ответьте на вопросы:

Эта задача действительно была такой срочной для меня?

А точно ли она была для меня важной?

Ее мог сделать только я или кто-то еще тоже?

Обратите внимание — не для Пети, не для Маши, а «для меня». Потому что результаты должны устраивать вас, а уже потом — коллег.

Квадрат А — срочные и важные

  • взять проекты коллеги, которая заболела
  • потушить пожар, потому что три часа до дедлайна
  • сходить к стоматологу

Здесь собираются задачи, которые нельзя отложить. Если сорвать дедлайн, последствия будут неприятными.

Если задач больше всего в этом квадрате:

Хьюстон, у нас проблемы! Если заниматься только горящими задачами, в лучшем случае «скатитесь» в четвертый квадрат, в худшем — привет, выгорание.

Что делать:

Уменьшать количество задач в этом квадрате и проводить сверку с реальностью. Если такие задачи прилетают со скоростью бешеного единорога, подумайте, как ограничить этот поток. Поговорите с боссом, точно ли ему нужен полудохлый сотрудник или его все-таки можно разгрузить.

Квадрат В — несрочные и важные

  • бассейн
  • английский
  • курс по повышению квалификации

Задачи этого квадрата не решают проблемы, но помогают достижению долгосрочных целей. Часто у них нет дедлайна, поэтому есть соблазн включить режим «работун» и переключиться на список срочных задач.

Если задач больше всего в этом квадрате:

Отлично, значит расходуете ресурсы правильно и скоро получите «дивиденды» от своих инвестиций.

Что делать:

Придерживайтесь этой стратегии.

Квадрат C — срочные и неважные

  • проверка рабочих сообщений
  • совещания
  • наведение порядка на рабочем месте

Это все видимость «занятости», которая мешает работать на результат.

Если задач больше всего в этом квадрате:

Скорее всего, будете чувствовать себя молодцом от галочек done напротив каждого пункта, но ответьте на вопрос: «А новых знаний и навыков прибавилось за этот день?»

Что делать:

Делегируйте: наймите помощника, пригласите клинера, договоритесь с подрядчиком. Если это невозможно, то хотя бы поставьте на беззвучный все мессенджеры и научитесь говорить «нет». Полезный навык, кстати.

Квадрат D — несрочные и неважные

  • перекладывание бумажек
  • залипание в сериальчики
  • серфинг в интернете

Это все «маньяки-убийцы времени», которые не несут пользы в долгосрочной перспективе.

Отвлекаться от работы и отдыхать — нужно. Без этого невозможно сохранить work&life balance. Но если таких задач большинство, есть опасность превратиться в зомби и деградировать.

Что делать:

Например, смартфоны умеют отслеживать экранное время и устанавливать лимиты — сделайте это и станет легче.

Алексей Шеин
Руководитель отдела маркетинга в «МЦР» | TenChat | VK | Telegram
1313
9 комментариев

Комментарий недоступен

8

Помню, работал в компании, в которой при планировании задач было учтено, что лишь 40% рабочего времени будет занято выполнением задачи. Отличный подход, дедлайнов почти не было пропущенных

2

Зумеры изобрели матрицу Эйзенхауэра

2

в чем проблема быть сутологом? наведем суеты! )))

1

Если говорить о распределении задач в бизнесе, то тут может помочь установка CRM-системы. Тогда сотрудники будут расставлять дела по приоритетности и оценивать трудозатраты внутри системы. А руководитель сможет увидеть реальную продуктивность команды :)

1

Реклама своего продукта в комментариях этого блога — платная))) Куда переводить оплату будете?

Спасибо, конечно, но мы и сами разработчики сервиса управления проектами 🌚

1

Главное это клинера пригласить, теперь понятно.

Раскрывать всегда
Президентство Дональда Тампа может дать иностранным компаниям «повод задержаться в России» — Reuters

Но может сработать и наоборот — компании чаще станут уходить из страны.

Источник: Reuters
88
22
11
11
11
Может, да, а может и нет. Аналитика от бога просто.
реклама
разместить
В Москве начнут развивать новую сеть магазинов у дома «Фуд сити экспресс» — «Ведомости»

Её запустили на базе продовольственного комплекса «Фуд сити».

Фото «Ведомости» 
1313
77
22
11
11
"Фуд сити экспресс" Борьба с заимствованиями и чистотой языка где? ))
«Теневой» прокат зарубежных новинок принёс российским кинотеатрам 4,3 млрд рублей в 2024 году

Против 4,8 млрд рублей в 2023 году.

Кадр из фильма «Дэдпул и Россомаха», 2024 год
99
33
22
11
Почему он теневой? Это чистой воды пиратство с целью наживы. Таким Макаром я могу поставить теневую копию софта на комп....
Российские экспортёры столкнулись со сложностями при возврате валютной выручки в страну

Проблемы усугубились после ноября 2024 года, когда Минфин США ввёл санкции против нескольких десятков финансовых компаний.

Источник фото: «Портал малого и среднего предпринимательства Республики Саха»
1111
55
11
11
11
11
11
Что за вранье опять. Президент твердо и четко сказал: санкции нам на пользу.
Какие функции ИИ-монтажёра Director могут сэкономить время при работе с видео

Нейросеть вырезает и склеивает фрагменты, накладывает субтитры, делает дубляж и цензурирует мат.

77
11
Как я открыл и продал самую крупную сеть настольных игр в России

Мы открыли 79 магазинов, на нас работало 300 человек, а на пике оборот магазинов составил 700 млн рублей. За 10 лет я видел миллионы прибыли, долги в 150 млн ₽, обороты в 700 млн в год, скандалы с правообладателями и кризисы.

Мосигра
6666
99
11
11
#H2 Автоматизация маркетинга: как мы собрали более 300.000 просмотров для нашей инди-игры

Привет, меня зовут Лев, я владелец студии разработки Keyron. Сегодня я расскажу о том, как мне удалось продумать стратегию взаимодействия с лидом. В данном контексте моим лидом являлся ютюбер с большой(ну или малой) аудиторией.

#H2 Автоматизация маркетинга: как мы собрали более 300.000 просмотров для нашей инди-игры
2626
44
22
11
11
11
С 1 января любой гражданин РФ может получить цифровую профессию бесплатно. Для участия достаточно заполнить анкету и пройти тест.
С 1 января любой гражданин РФ может получить цифровую профессию бесплатно. Для участия достаточно заполнить анкету и пройти тест.
22
22
[]