«Я занят!» или как перестать быть суетологом

Всем же прилетают подобные задачи от боссов-суетологов, да? Проблема таких формулировок в том, что указывая на срочность задачи, не говорится ничего о степени ее важности. Но ответственность за этот критерий лежит не только на авторе задачи, но и на исполнителе.

Матричный метод распределения задач стал популярен после выхода книги Стивена Кови «Семь навыков высокоэффективных людей».

В 2018 году ученые из университета Флориды провели исследование «The Mere Urgency Effect» или «Простой эффект срочности». Работягам предлагали выбрать, какие задачи взять в работу: срочные или важные. Самые «занятые», естественно, выбирали срочные дела. Но когда их просили подумать над целью, они меняли решение в пользу дел с пометкой «важно».

Не попасть в эту ловушку и сэкономить время на бессмысленных занятиях помогает матрица задач.

Эта задача действительно была такой срочной для меня?

А точно ли она была для меня важной?

Ее мог сделать только я или кто-то еще тоже?

Обратите внимание — не для Пети, не для Маши, а «для меня». Потому что результаты должны устраивать вас, а уже потом — коллег.

Здесь собираются задачи, которые нельзя отложить. Если сорвать дедлайн, последствия будут неприятными.

Если задач больше всего в этом квадрате:

Хьюстон, у нас проблемы! Если заниматься только горящими задачами, в лучшем случае «скатитесь» в четвертый квадрат, в худшем — привет, выгорание.

Что делать:

Уменьшать количество задач в этом квадрате и проводить сверку с реальностью. Если такие задачи прилетают со скоростью бешеного единорога, подумайте, как ограничить этот поток. Поговорите с боссом, точно ли ему нужен полудохлый сотрудник или его все-таки можно разгрузить.

Задачи этого квадрата не решают проблемы, но помогают достижению долгосрочных целей. Часто у них нет дедлайна, поэтому есть соблазн включить режим «работун» и переключиться на список срочных задач.

Если задач больше всего в этом квадрате:

Отлично, значит расходуете ресурсы правильно и скоро получите «дивиденды» от своих инвестиций.

Что делать:

Придерживайтесь этой стратегии.

Это все видимость «занятости», которая мешает работать на результат.

Если задач больше всего в этом квадрате:

Скорее всего, будете чувствовать себя молодцом от галочек done напротив каждого пункта, но ответьте на вопрос: «А новых знаний и навыков прибавилось за этот день?»

Что делать:

Делегируйте: наймите помощника, пригласите клинера, договоритесь с подрядчиком. Если это невозможно, то хотя бы поставьте на беззвучный все мессенджеры и научитесь говорить «нет». Полезный навык, кстати.

Это все «маньяки-убийцы времени», которые не несут пользы в долгосрочной перспективе.

Отвлекаться от работы и отдыхать — нужно. Без этого невозможно сохранить work&life balance. Но если таких задач большинство, есть опасность превратиться в зомби и деградировать.

Что делать:

Например, смартфоны умеют отслеживать экранное время и устанавливать лимиты — сделайте это и станет легче.