Фреймворк 7Ps: меньше энтропии во встречах

Наверное, нет большего деструктива в процессах команд, предполагающих большие объемы взаимодействия, чем «встречи ради встреч». Именно в рамках борьбы с ними, у меня когда-то и оформилась компиляция принципов 7Ps Framework Джеймса Макануфо и допилок фреймворка под себя, которые я вынесла из работы в командных проектах в UIS.

В целом, в этом подходе мне импонирует то, что он, по сути, прост и базируется на здравом смысле относительно командных мероприятий, к которому рано или поздно приходят все менеджеры проектов, модераторы встреч и другие причастные специалисты.

Проблема и решение

Встречи затягиваются, коллеги ворчат про «очередную бесполезную встречу», цель не ясна и вообще непонятно, а зачем было нужно встречаться. Все это ведет к тому, что участники демотивируются и не хотят принимать хоть какое-нибудь участие в процессе. Качество решений, если они и принимаются, снижается.

«Назначая встречу, вы обязаны позаботиться о том, чтобы ее участники потратили свое время с пользой для компании и для себя» — тот профит, которого удается добиться с помощью фреймворка 7Ps

Собственно, 7Ps:

  • Purpose. Цель встречи. Зачем собираться? Если не можете четко ответить для себя на этот вопрос, то встречу проводить не стоит.
  • People. Кто участвует во встрече и кто нужен для достижения ее цели?
  • Product. Какой результат должен получиться? Как измерить, что результат встречи достигнут?
  • Process. Повестка встречи и формат принятия окончательного решения. К примеру, вы можете собрать мнения всех участников встречи, но решение принять единолично, но важно, чтобы такой сценарий понимали и осознавали все.
  • Pitfalls. Продумайте возможные проблемы и риски, которые могут возникнуть на встрече и то, как ими управлять и устранять их.
  • Prep. Нужно ли специально подготовиться к встрече? Может быть, участникам нужно дать «домашнее задание» или почитать что-то дополнительно.
  • Practical Concerns. Где и во сколько будет проходить встреча? Какое оборудование или помещение нужно, прочие организационные моменты.

Каждое «P» влияет на другие. К примеру, отсутствие правил (плохо проработанный Pitfalls) встречи может повлиять на Process и Product

Фреймворк 7Ps: меньше энтропии во встречах

Дополнительные советы

  1. Сообщайте участникам о встрече и ее длительности заранее (желательно за несколько дней), так как у них могут быть свои планы
  2. Получите от всех подтверждение об участии
  3. Напомните о встрече за пару дней до начала
  4. Перед началом встречи договоритесь о перерывах. К примеру, можно использовать правило 50 на 10 — 50 минут встреча, 10 минут перерыв
  5. На старте согласуйте организационные правила: к примеру, никаких телефонов и ноутбуков, никаких обвинений в адрес друг друга и т.п.

Где почитать больше

Детальнее в 7Ps Framework можно погрузиться с книгой Gamestorming: A Playbook for Innovators, Rulebreakers, and Changemakers

33
2 комментария

Как это выглядит в живую у вас? КАк получилось зашить это в систему?

1
Ответить

Вживую это упражнение, которое совершает каждый из команды, кто "владелец" встречи. У нас это могут быть разные люди, которым нужно собрать остальных в рабочие группы по своим зонам ответственности. Именно в регламент какой-то это не зашито, и потому бывают, конечно, проколы и кто-то, например, забывает дать "домашнее задание" к встрече и т.п. Но потом на ретроспективе по спринту (мы работаем в скраме) его за это журят и все это освежается в голове. Думается, ты прав и надо задуматься о том, чтобы зашить в систему. Спасибо за мысль!

1
Ответить