Несколько заповедей проджект-менеджера для эффективной коммуникации с командой

В этой статье я поделюсь основными пунктами, на которые важно обратить внимание в своей работе, чтобы упростить и без того стрессовую жизнь менеджера.

Думаю многим менеджерам приходят довольно часто такие сообщения, особенно когда они только начали работу с новой командой и еще не успели отстроить процессы:

и почти в 90% случаев это какие то мелкие штуки, которые решаются за минуту, про которые человек мог просто написать.

На мой взгляд, зачастую проще ответить и переключиться между чем-то письменно, чем созваниваться (так как в таком случае тратится меньше времени нескольких людей).

Старайтесь ценить свое и чужое время. Если собираете какой-то созвон/апдейт, пишите, что вы хотите обсудить (цель и повестку встречи), фиксируйте итоги обсуждения. Это может помочь решить проблемы дискоммуникации и несоответствия ожидания/реальности в дальнейшем.

Ну и самое главное, настройте процесс работы так, чтобы необходимость встреч была понятной и прививайте эту культуру внутри своей команды.

У каждого сообщения должна быть четкая и понятая цель. Чтобы любой прочитавший понимал суть вопроса и что вы от него хотите.

Пример плохого вопроса:

“Привет! Непонятна сегодняшняя задача. Подскажи по ней плиз” — Неясно что за задача, что конкретно непонятно в задаче, уйдет какое-то время на уточняющие вопросы, которых можно было бы избежать.

Пример хорошего вопроса:

“Привет! В описании задачи № 15 (ссылка) непонятно в каком виде мы должны реализовать X, имелось в виду Y или Z? Подскажи пожалуйста” — Сразу понятно, что за задача, удобно быстро попасть в ее описание, идет уточнение, как нужно реализовать.

или

“Привет, задачу №15 блочит недоработка сценария пользователя, непонятно X, можешь пожалуйста дописать сегодня? ” — сразу понятно, какой информации недостаточно и когда ее важно получить команде.

Также круто привить в команде культуру не просто приходить с проблемой, а предлагать решение проблемы, например:

“Привет, у нас есть проблема Х в задаче № 15, можем сделать Y, а можем Z, мы склоняемся к Z, так как… . Согласен?”

Каждое утро, прежде чем актуализировать свои задачи на день, я прохожусь по своей адаптированной под задачи матрице Эйзенхауэра, которая когда-то давно появилась в моем ежедневнике и выглядит вот так:

В разделе “срочно” прописываю все горящие задачи, важную операционку, которую нужно сделать как можно скорее ,потому что она, к примеру, блокирует кого-то и тд.

В разделе “важно” прописываю все стратегически важные задачи, которые так же важно сделать сегодня и при этом не забыть про них, так как часто из за операционки может не хватить на них времени.

И, наконец, в разделе “делегировать” продумываю какие из задач можно отдать кому-то, например помощнику, или возможно я взяла себе задачу, а ее лучше и быстрее выполнит кто-то из коллег.

После этого уже составляю чек-лист своих задач.

Представьте ситуацию, которая думаю многим знакома: к вам пришел ваш руководитель в середине дня с какой-то задачей, которую вы не обсуждали раньше. И просит ее сделать обязательно сегодня.

Например,

“Сделай, пожалуйста, отчет по метрикам медиа-проектов, которые мы реализовывали с AI, мне нужно это сегодня отправить нашему потенциальному новому крупному клиенту, успеешь?”

А сегодня, к примеру, понедельник, у вас планирование спринтов у двух команд, отправка отчетов всем клиентам и встреча с пиэмами по статусу на проектах компании.

Как вы можете поступить?

1 вариант: сказать, что сегодня вы это не сможете сделать, и что нужно было писать об этом раньше.

2 вариант: переложить ответственность по планированию других задач на руководителя: рассказать про свои планы на день, что нет ни минуты свободной, и уточнить что можно отменить или перенести, чтобы успеть сделать эту задачу?

3 вариант: делегировать часть задач, чтобы освободить время на этот отчет по метрикам, так как он явно важнее остальных задач с точки зрения бизнеса, а вам, как менеджеру проектов, важно быть на одной волне с целями компании.

Думаю тут не нужно объяснять, почему вам стоит выбрать 3 вариант.

Одно из важных качеств менеджера - вовремя детектировать проблему, говорить о ней и просить помощи в ее решении. Лучше пусть все узнают о проблеме на этапе ее зародыша, чем когда у вас ее, к примеру, не получилось решить. Как говорится, один менеджер - хорошо, а мозговой штурм с командой или руководством - лучше.

Бывают незаданные.

Помните, что если вам что-то не понятно во время апдейтов с командой, в разговоре с клиентом - всегда лучше задать свой вопрос, чем потом сделать что-то несоответствующее ожиданиям клиента или принять неверное решение.

Обрабатывайте информацию, которую вы получаете от клиента, не делайте просто копипаст текста туда-обратно. Бывает, что клиент или команда могут быть в чем-то неправы, сначала обсудите это с каждой из сторон и только потом транслируйте информацию. Так же не всю информацию нужно знать как клиенту, так и команде (например, какой-то негативный фидбек или про другие менеджерские трудности).

Все мы разные. У всех разный характер, склад ума, мировоззрение. Кому-то важно, чтобы все было только четко и по делу, а кто-то любит в свободную минутку пообсуждать песиков. Поэтому важно находить и понимать какие-то особенности каждого в команде, так будет проще найти общий язык и вместе работать. В первую очередь для этого менеджеру и нужно прокачивать свои софт-скиллы.

Все вышеперечисленные пункты, на мой взгляд, являются ключевыми для эффективной работы менеджера.

Независимо от того, в какой сфере вы работаете, эти принципы могут помочь вам улучшить взаимодействие с вашей командой и достичь больших результатов в своей работе.

Не забывайте, что ваша команда - это ключевой фактор успеха вашего проекта и компании, поэтому стоит уделять достаточное внимание настройке процессов и коммуникации.