Культура работы в таск-трекерах, или Правила хорошего таск-тона

Давайте добавим щепотку полезной «бюрократии» к нашим беседам о таск-трекерах и поговорим о правилах работы в них. В основе этих правил – опыт команды Togezzer: реальный, «мечтаемый» и тот, когда мы «ну очень стараемся, но пока что-то никак».

На связи Togezzer с неотделимой от него мной, Фёклой Пузиковой, и мы оба рады вас приветствовать!

Таск-трекеры предназначены, в первую очередь, для совместной работы над задачами (проектами, иногда даже целями), так что основное внимание мы уделим именно задачам. И начнем с раздела…

В идеальном идеале чек-лист к выполнению для этого раздела таков:

- название карточки отражает суть задачи: кратко и ёмко о том, что нужно сделать;

- описание задачи в теле карточки содержит все необходимые для исполнителя детали; если в компании принята постановка задач по методу SMART, TOTE, FAST и т.п. – принцип сохранится и в описании;

- к карточке прикреплены нужные для выполнения задачи документы или ссылки на их местонахождение во внутренней базе данных, Интранете, на Google- или Яндекс-диске);

- при необходимости указаны контакты сотрудников, взаимодействие с которыми потребуется при выполнении задачи;

- выставлены правильные тэги (если это принято в компании и, конечно же, если позволяет система);

- назначен исполнитель, наблюдатели/заинтересованные лица;

- при необходимости (и если возможности самого таск-трекера это допускают) составлен чек-лист;

- может быть указан дедлайн (обязательным не является – нередко исполнитель сам назначает срок сдачи в зависимости от оценки задачи и собственной нагрузки).

Далее задача направляется исполнителю, который может принять или отклонить ее, а также делегировать или переадресовать.

Да-да, вы прочитали верно: у исполнителя должно быть право отклонить задачу.

Получив уведомление о новой задаче, исполнитель проверяет следующее:

- насколько понятна задача (и насколько она «по адресу» – случается всякое);

- все ли необходимые документы/ссылки на документы приложены;

- насколько реалистичен дедлайн, если был установлен;

- все ли ресурсы, требующиеся для выполнения задачи, есть у исполнителя.

************************************************************************************

О любых возникших сомнениях, опасениях, возражениях исполнитель сообщает автору задачи и – задает ему уточняющие вопросы, поскольку без ясной картины не может взять (и не должен брать) полную ответственность за качественное выполнение порученного.

После заполнения информационных и прочих пробелов исполнитель может:

- принять задачу – с извещением автора задачи, если автоматическое уведомление в системе не предусмотрено;

- переадресовать задачу – с уведомлением автора и обоснованием принятого решения;

- делегировать задачу – с возможным уведомлением автора (в зависимости от специфики работы в конкретной организации) и обязательной сверкой с чек-листом по созданию задачи (пункт 1 этого поста);

- отклонить задачу – с уведомлением автора и обоснованием.

Возможно, будет полезным разработать, согласовать с командой и внедрить правила делегирования и переадресации задач (при каких условиях допустимо, как именно происходит, в какой срок нужно уложиться и т.д.).

Здесь правила просты, возможно, чуть занудны, но крайне полезны:

- установите приоритет для каждой задачи/подзадачи. Определять приоритетность можно по срочности, сложности или значимости задачи. Если в установленном в вашей компании таск-трекере такой функции нет, можно ранжировать задачи с помощью столбов на доске

- следите за актуальностью информации по задаче в карточке;

- если система позволяет, ведите все общение по задаче строго в чате карточки;

* Промежуточные версии рабочих документов или ссылки на них также рекомендуется «выкладывать» в чат карточки.

- уведомляйте автора задачи о переносе дедлайна (если в системе не предусмотрены автоматические уведомления о любых изменениях в карточке задачи), а также о случаях пробуксовки/блокировки задачи по независящим от вас причинам;

- по завершении задачи прикрепите к карточке финальные версии требуемых документов (отчетов, утвержденных макетов, текстов и т.п.) или ссылки на них;

- в случае отсутствия автоматического уведомления в системе самостоятельно сообщите автору о завершении работы над задачей.

С задачами разобрались (вроде бы), буду рада вашим дополнениям. За кадром осталось…

Если корпоративной культурой не декларируется иное, то при общении в таск-трекере придерживаемся следующих правил:

- вежливость и доброжелательности с нотками учтивости и любезности – этот проверенный временем «рецепт» еще никому не навредил;

- оперативно реагировать на сообщения коллег, приглашения проголосовать или принять коллективное решение;

- критику и претензии «высказывать» в личной переписке;

- не флудить и не оффтопить в чатах групп и, что особенно важно, в чатах карточек задач (впрочем, флуд неуместен и в личных сообщениях);

- завести для флуда и мемасиков отдельный чат – против человеческой природы не пойдешь, так хоть будет «официальное» место, чтобы душу отвести.

… Озаглавлю-ка я это мысленно «Правила: часть 1» и запланирую подумать над второй частью. Всем продуктивной недели – как в работе, так и на отдыхе – и до скорой встречи!