Что такое ретро и как их проводить, чтобы улучшить коммуникации в команде и бизнес-процессы

опыт Kolesa Group

Я Анастасия Циммерман — product-менеджер IT-компании Kolesa Group. Моя работа — вместе с командой развивать продукт Krisha.kz. Помогать продавать, покупать, арендовать недвижимость. Поддерживать порядок в процессах и коммуникациях с командой мне помогает ретро (ретроспектива).

Ретро в IT-командах — это уютные встречи с командой за кофе, на которых мы обсуждаем, как шёл проект, где можно ускориться, каких ошибок нужно избегать в будущем. Результат ретро — улучшение процессов, чтобы проекты шли быстрее, а команде при этом комфортно работалось.

В этой статье я расскажу:

- Зачем нужно проводить ретро с командой;
- Инструменты: подготовка к встрече и проведение;
- Как обратная связь на менеджера улучшает процессы в команде.

1. Навести порядок в процессах и коммуникациях.
2. Ускорить разработку проектов.
3. Получить большую вовлечённость команды.
4. Вырастить NPS менеджера —. отчасти эта метрика показывает, насколько менеджеру доверяет команда.

Инициатором ретро-встречи необязательно должен быть менеджер. Любой член команды может даже посреди проекта организовать встречу, подсветить проблему и предложить решение, чтобы проект шёл быстрее и легче. Осознанность — одна из ценностей нашей компании.

Подготовка к встрече

Важно провести ретро как можно раньше. Офлайн, онлайн, гибридный формат — неважно. Главное собраться. Запланируйте встречу в календаре сразу после завершения проекта. Желательно не позднее, чем через неделю, пока свежи в памяти все важные моменты проекта.

Подготовка команды

1. Составьте список участников. Важно услышать мнение всех: не только разработки, но и дизайнеров, маркетологов, специалистов службы заботы о пользователях и др.
2. Забейте встречу в календарь.
3. Скиньте анонс (или адженду) встречи в чат рабочей группы. Попросите ребят подготовиться к встрече, чтобы она прошла максимально эффективно.

а) Кратко напомните о проекте/событиях недели;
б) Сообщите, что цель встречи — обсуждение процессов и коммуникаций, а не поиск виноватых;
в) Если ретро не первое, попросите вспомнить резюме прошлой встречи и проанализировать, были ли решены обозначенные проблемы. Если нет, на встрече нужно штурмить новые решения.

Как подготовиться менеджеру к встрече:

1. Отметьте кратко: кто за что был ответственен и как справился. Это нужно для того, чтобы во время встречи вы были во всеоружии. Если команда будет отмалчиваться, мягко напомните им ситуации, которые хотелось бы обсудить.

2. Соберите своё видение проекта — что понравилось, а что можно улучшить. Свои косяки тоже не забудьте — это один из инструментов, который поможет разговорить ребят.

Если формат — онлайн, у всех должны быть включены камеры. Модератор должен контролировать встречу и давать всем высказаться.

Как часто нужно проводить ретро

• Еженедельно, пока настраиваете процессы.
• По завершению периода/проекта, когда процессы налажены.

Спустя несколько таких встреч команда начнёт «высасывать проблемы из пальца». Это будет сигналом, что процессы выстроены и пора переходить на следующий этап — ретро по завершению каждого проекта или большего периода времени.

Как провести встречу

1. «Предварительные ласки» в начале встречи

«Ретро — это страшно, там будут морально избивать, не хочу туда» — такое мнение бытует во многих командах. Ваши ребята должны понять, что ретро нужно самой команде, чтобы остановиться, выдохнуть, попить кофеёк и дружелюбно поболтать.

Я обычно захожу на встречку заранее, минут за 5. Всегда есть пара человек, которые тоже подключаются заранее. И я начинаю разгонять настроение встречи — болтаю с ребятами на нерабочие темы, шучу. Постепенно подключаются другие члены команды, слышат приветливую беседу и заряжаются хорошей энергетикой. Такие «предварительные ласки» помогают ребятам переключиться и стать более открытыми для общения

2. Сбор комментариев

• Первая ретро-встреча с командой начинается со сбора комментариев (Miro, стикеры, маркерная доска).

• Вторая и последующие — с резюме прошлой встречи. Ваша задача — пройтись по решениям, которые вы наштурмили с командой в прошлый раз и понять, решены ли проблемы. Если нет — ищите новые решения.

Команды бывают разные — активные, которые встретив вас в коридоре расскажут, какие процессы считают не очень и как можно исправить, скромняги — которые доверяют вам не на 100% и чаще отмалчиваются. Задача менеджера — превратить скромняг в активных котиков, наладить дружелюбную атмосферу в команде.

а) Команда скромняг

Пока команда в статусе «скромняг», экспериментируйте! Например, перед встречей соберите комментарии ребят через анонимную google-форму. Где будет достаточно нескольких вопросов: «Что понравилось?», «Что не понравилось?», «Свободный комментарий».

Перед ретро-встречей выгрузите все эти комментарии в Miro и сгруппируйте их. Во время встречи попросите ребят проголосовать в Miro. Пусть те, кто сталкивался с такими же моментами, ставят отметки. Так вы узнаете главные сложности (и «приятности») в ходе реализации проекта, сможете приоритезировать список и брейнштормить решения с самых важных проблем.

б) Активная команда

Это уже эмоционально зрелые ребята, которые доверяют менеджеру и смело говорят о проблемах, которые видят. Встречи с ними не требуют анонимных опросов. У активной команды можно собирать комментарии во время встречи. Выстраивайте очередь спикеров хоть по желанию, хоть «по журналу».

Очень важно вырастить в команде культуру вовлечённости, свободной обратной связи и дружелюбной атмосферы.

Как фиксировать решения

• Краткое описание проблемы;
• Проговорите с командой сценарий решения, своеобразный критерий приёмки. Решения предлагает команда. Менеджер может только направлять или советовать;
• Обозначьте ответственного, который проконтролирует реализацию. Подсказка — это не менеджер;
• Дедлайн, когда улучшение будет внедрено в процесс.

Нет ответственного и дедлайна — значит, вы зря потратили время, ведь ничего не будет реализовано. Фиксируйте резюме встречи в таком месте, чтоб постоянно было на виду — например, закреп в Telegram, доска в опенспейсе.

Фидбэк помогает увидеть пробелы в процессах и коммуникации с командой. Благодаря обратной связи на менеджера можно выявить больше проблем в процессах, чем даже во время ретро.

Примеры вопросов для опросника:

- Как менеджер организовал процесс в работе над проектом?
- Насколько хорошо были поставлены задачи?
- Выполнялись ли обещания от менеджера и других членов команды вовремя?
- Есть ли какие-то пожелания или комментарии, что исправить в работе менеджера?

Что полезного мне прилетало от команды в опроснике:

- Зависимости внутри разработки: одни не уложились в срок, другие ждали.
- Кто-то хвалил частые синхи, кто-то осуждал.
- Дискоммуникация между отделами.
- Не все готовятся к встречам.

1. Ретро — встречи с командой, цель которых улучшить процессы и коммуникации в команде. Помогает вырастить NPS менеджера.

2. Инструменты ретро:
- готовьтесь к встречам и готовьте команду;
- адженду встречи в чат;
- сбор обратной связи может быть открытым или анонимным;
- в начале встречи нужны «предварительные ласки»;
- решения предлагает команда, менеджер направляет.

3. Проводите ретро чаще, пока выстраиваете процессы;

4. В начале встречи оцените решения, которые наштурмили на прошлой встрече. Резюме встречи в формате: Проблема → Решение → Ответственный → Дедлайн;

5. Оставляйте резюме встречи на видном месте. Например, в закреплённом сообщении в Telegram, на доске в опенспейсе.

6. Проговорите с командой сценарий решения.

7. Обратная связь на менеджера — дополнительный источник информации к ретро.