Делегирование: что это и как это правильно делать

Главная функция руководителя — управление коллективом подчиненных. Управление коллективом должно быть организовано так, чтобы именно коллектив выдавал максимальный результат и приносил компании максимальную пользу. У нас зачастую бывает так, что только руководитель выдает максимальную пользу, а его коллектив — нет.

Руководитель должен задавать направление движения своим сотрудникам и помогать каждому из них достичь максимальной эффективности и результативности.

В первую очередь вам, как руководителям, нужно развивать и двигать вперед ваших сотрудников, ваш отдел, а следом и всю компанию. Не поддерживать, а двигать вперед.

Поэтому приоритет надо отдавать именно развивающим задачам, а поддерживающие можно делегировать.

Делегировать — передавать исполнение своей задачи кому-то другому. Делегировать может любой человек, у которого есть хотя бы один подчиненный.

Хороший руководитель— это человек, который успешно "раздает" задачи подчиненным и создает при этом условия, способствующие их выполнению.

Делегирование — это инструмент мотивации и развития сотрудников, позволяющий экономить время руководителя и способствующий повышению эффективности деятельности работников.Почему руководители не делегируют задачи?

Три самых частых ответа:

1. «Никто не сможет выполнить эту задачу, кроме меня». Вы действительно думаете, что обладаете уникальными знаниями и способностью выполнять несложные задачи, которые не сможете никому передать? Конечно же это не так. Не стремитесь отлично разбираться во всем. На то, чтобы стать специалистом в какой-либо области, уходят годы. Лучше выделяться чем-то одним, чем быть средним во всем. Важно иметь такую команду, где каждый в чем-то хорош, тогда вы сможете без труда делегировать дела.

2. «Мои подчиненные и со своими задачами косячат, а с моими тем более не справятся». И со своими могут перестать косячить, и с вашими справятся – все зависит от технологии.

3. А вот моя любимая фраза:

Как же быть, если глядя на свой список дел в ежедневнике, нам все еще кажется, что все дела исключительно важные и что мы ничего не можем доверить своим подчиненным.

Тут нам поможет прекрасный инструмент под названием “Матрица Эйзенхауэра”. Это один из самых известных инструментов управления своим временем. Смысл матрицы заключается в том, чтобы научиться грамотно распределять все свои дела: отличать важное от срочного, а также по максимуму сокращать время на занятия любыми делами, выполнение которых не дает никаких существенных результатов. Матрица Эйзенхауэра представляет собой 4 квадрата.

Давайте рассмотрим каждый из них. Самый большой и главный секрет Матрицы Эйзенхауэра состоит в том, что квадрат важно и срочно должен оставаться пустым. Только в этом случае можно сказать, что человек умеет эффективно распределять свое время и умеет хорошо планировать.

Если у вас есть дела, которые нужно вписать в квадрат важно и срочно, то в вашей жизни присутствует авралы. Человек, который записал в этот квадрат много дел, как правило, не умеет правильно планировать и привык откладывать все дела до последнего момента. Он берется за дело лишь тогда, когда вот-вот истекают все сроки. Поэтому если вы стремитесь быть эффективным, то прежде всего вам следует найти те причины, которые мешают вашей продуктивной работе, и их ликвидировать. Иначе вообще не стоит говорить об эффективности. Все же иногда могут возникнуть какие-то непредвиденные дела, которые нужно внести в первый квадрат. Но будьте аккуратны. Помните, что для выбора этих дел, есть два основных критерия:

Примеры задач из квадрата «Важно и срочно»:

Итак, сектор важно, но не срочно. Это самый главный сектор, из задач которого должен состоять наш список дел на текущий день. Этот сектор объединяет дела, которые влияют на нашу личную эффективность. Отсутствие срочности позволяет подойти к решению таких задач более обдуманно, позволяет достигнуть больших результатов и эффективности. Но нужно помнить, что дела сектора важно, но не срочно, если не уделять своевременного внимания и время, могут перейти в сектор важно и срочно. То есть это то важное, что станет срочным в скором времени.Если вы не планируете устраивать себе ненужную гонку, то обратите на эти дела самое пристальное внимание.

Примеры задач из квадрата «Важно, но не срочно»:

В этот квадрат помещают дела, которые мешают эффективной работать, так как требуют к себе срочного внимания. Надо быть очень внимательным к таким делам, потому что часто путают с задачами срочно и важно. Но не все срочное есть важное. Прошу запомнить это. Основной критерий для разграничения срочного и важного – это приближает ли данное дело вас к цели или нет. В третий квадрат входят задачи, которые никак не связаны с вашей цель. Поэтому всегда нужно четко формировать свои цели и помнить о них. Самое простое – это всегда иметь их описание перед глазами.

А почему-то большинство людей автоматически начинают считать срочные дела важными. В результате в их жизни возникает напряженность, а их день наполняется суматохой. Однако вы должны помнить, что суматоха всегда отдаляет вас от цели. Как правило, срочные и неважные дела всего лишь отвлекают от того, на что вы нацелены и реально, что вам нужно. Они попросту съедают ваше время, поэтому лучше всего постараться не рассеивать внимание на такие дела. Понять важное дело или нет – достаточно просто. Всего лишь спросите себя: “Что произойдет, если я этого не сделаю?”

Примеры задач из квадрата «Срочно, но не важно»:

Наконец-то мы добрались до последнего квадрата. Это не важные и не срочные дела. Сюда попадает все то, что мы делаем почти каждый день, но это никак не связано с нашей работой: пустые телефонные разговоры, компьютерные игры, болтовня с друзьями и скроллинг социальных сетей. Это обычно приятные дела, но вовсе не обязательные. Эти дела Эйзенхауэр называл поглотителями времени и говорил, что они снижают продуктивность дня. Такие дела можно просто не делать или делать их тогда, когда у вас остается свободное время. В общей очереди ваших дел они должны стоять в самом конце. И еще не забывайте жестко лимитировать время, которое вы выделяете на такие дела.

Задачи из квадрата «Не важно и не срочно»:

Если вам понравился материал, буду рад комментариям и подписке на
мой тг-канал, где я рассказываю об управлении персоналом, контроле и мотивации. Понятно, логично и с юмором.