Что такое планирование по методу Getting Things Done
Жизнь с массой рабочих и нерабочих задач для многих стала синонимом слова «стресс». Хочется иметь собственного клона или личного помощника, чтобы была возможность делегировать часть обязанностей. Если получить двойника точно не получится, то личного помощника — вполне реально, однако есть еще один способ «разгрузиться»: метод Getting Things Done. Он был создан именно для того, чтобы удавалось спокойно навести порядок в делах и расслабиться. Именно о нем мы расскажем в этом материале.
Автор: Ирина Молодцова
Что это такое и как это работает?
Getting Things Done (сокращенно — GTD) переводится с английского как «доведение дел до конца». Автором является Дэвид Аллен, и вы наверняка про него уже слышали: это эксперт с мировым именем в вопросах продуктивности и тайм-менеджмента.
Суть метода GTD — научится фиксировать цели и понимать, как их достигать. В его основе лежат очень простые принципы:
- ничего не держать в голове — чтобы не запутаться и не потеряться в делах. Записывайте все задачи отдельно, чтобы освободить мозг и дать ему пространство для действий;
- отказаться от многозадачности — определять для себя приоритетное дело в текущем моменте и заниматься им;
- вести список действий (не путайте со списком задач, которые могут быть сложными и многосоставными. Действие — это понятный короткий шаг, который ведет к решению задачи: таких шагов может быть много, но они ясны и легко осуществимы).
Как управлять рабочими процессами?
Управление рабочими процессами — один из ключевых элементов метода, он предполагает умение «взаимодействовать» с информацией. Этот процесс состоит из пяти этапов: 1) сбор информации, 2) обработка, 3) организация, 4) регулярный обзор, 5) действие.
1. Сбор информации
На первом этапе очень важно перенести все задачи и дела на внешний носитель. Пусть это будет планер или обычный лист бумаги — вы должны наглядно представлять объем того, что предстоит решить. Кроме того, такое простое действие поможет в дальнейшем не потерять мелкие задачки.
2. Обработка информации
После того как список готов, ответьте по каждой задаче на следующие вопросы:
- «Что это за задача?»
- «К чему я хочу прийти в результате?»
- «Как решить эту задачу?»
- «Что нужно сделать в первую очередь?»
- «Сколько времени это займет?»
Далее все задачи можно будет разделить на группы. Ниже — три основные (но их может быть и больше):
- Те, что можно выполнить за две минуты: распечатать документы, ответить на письмо, поставить встречу или закинуть таску в трекер.
- Те, что не требуют решения прямо сейчас. Например, составление квартального отчета в конце месяца или написание контент-плана.
- Проекты — то, что решается в несколько этапов. Например, запустить маркетинговую кампанию или разработать PR-стратегию.
3. Организация
На этом этапе важно внимательно следить за шагами для выполнения задач.
Маленькую и простую задачку, которая займет пару минут вашего времени, лучше выполнить сразу.
Если задача может подождать, стоит ее отложить и поставить себе напоминание в календаре.
Что касается больших проектных задач, то стоить определить список следующих шагов и решить, что будете делать вы сами, а что можно делегировать. Если собираетесь передавать часть работы, не забудьте контролировать процессы и результаты, которые выполняет другой человек.
4. Обзор
Аллан советует регулярно сверяться со списком, чтобы понимать, что выполнено, что в процессе, а что только предстоит сделать. Кроме того, иногда задачи по определенным причинам могут становиться неактуальными — в таком случае лучше их сразу вычеркивать из списка дел.
5. Действие
Если все предыдущие этапы соблюдены — у вас получился четкий список действий, которые нужно выполнить. Он и учитывает приоритетность задач, и оставляет простор для делегирования, дополнений, исключений, правок. Всё это отлично помогает упорядочить хаос в голове.
А о том, какие ошибки чаще всего совершаются при планировании по методу GTD, читайте в нашем медиа «Просто работа».