Как контролировать выполнение задач и не срывать сроки
Рискну сказать, что большинство руководителей сталкиваются с процедурой квартального планирования и целеполагания. В этот момент мы фиксируем обязательства команды на квартал и даем приблизительную дорожную карту их реализации.
Как сделать так, чтобы то, что мы напланировали до начала квартала успешно выполнилось к моменту его окончания?
Руководитель обязан обеспечить выполнение трех этапов в жизненном цикле задачи:
✅Постановка задачи. Вы должны оценить уровень сотрудника, которому выдаете задачу (начинающий, опытный или эксперт) и в зависимости от этого выбрать форму донесения задачи.
Обязательно требуется подтвердить корректное понимание задачи контрольными вопросами и совместно составить план действий по задаче.
На забывайте также, что задачу желательно ставить по методологии SMART. Про эту методологию, кажется, уже знают все, поэтому расписывать не буду.
Этот пункт самый очевидный. У большинства руководителей с ним проблем не возникает.
✅Контроль и поддержка. Вы должны поставить точки контроля (опять же в зависимости от уровня сотрудника) и обязательно исполнять контроль в этих точках, обсуждая результаты и следующие шаги. Важно тут соблюсти баланс между доверием и контролем.
Именно этот пункт мы чаще всего теряем. Всегда кажется, что ты же выдал задачу, обозначил сроки, когда она должна быть готова - дальше сотрудник сам оценит реалистичность сроков и вовремя поднимет флаг, если что-то идет не так и он в сроки не укладывается. Особенно если сотрудник опытный.
Не поднимет. Не оценит. И с высокой вероятностью до самого последнего момента будет говорить, что все нормально. Пока вам самим не станет очевидно, что дедлайн наступает завтра , и вы не зададите прямой вопрос о готовности задачи.
У специалистов, даже высококлассных, часто есть такая особенность - они не считают планирование и своевременное уведомление о проблемах частью своей работы. Это считается работой менеджера. И именно от него они ожидают такого контроля. Сами при этом с головой уходят в реализацию задачи, не слишком контролируя сроки.
Это не говорит плохо о специалистах. Это лишь говорит о том, как принято распределять обязанности в корпоративной среде. Поэтому руководителю крайне важно не терять этот этап. Именно на этом этапе еще можно успеть отреагировать на изменение обстоятельств и принять меры для успешного выполнения задачи в срок.
✅Оценка результатов. Этот пункт про обратную связь. Самая частая ошибка руководителя - взять результаты хорошо выполненной его командой задачи, рассказать про них заказчику, получить от заказчика похвалу, а самому исполнителю, который кровью и потом пилил задачу, обратной связи по выполненной задаче не дать.
Не стоит так делать. Это лучший способ демотивировать команду и подтолкнуть исполнителя к выгоранию.
В моей практике, только 1 из 8 руководителей, что у меня были, ответственно подходил к этому вопросу и реально давал обратную связь каждый квартал. Это можно понять: множество дел, плюс обратная связь обычно проходит в начале следующего квартала и все мысли руководителя уже в планировании будущего квартала, а не разборе прошлого.
Но это очень важный этап и для сотрудников и для самого руководителя. Регулярная и корректная обратная связь положительно влияет на мотивацию и осознание значимости работы, выполняемой сотрудником.
Обратная связь - это лучший момент, когда можно транслировать сотруднику зоны роста и заложить фундамент для повышения качества и эффективности работы.
Детальнее весь жизненный цикл задачи изображен ниже. Рекомендую держать эту картинку под рукой и сверяться с ней в рамках командных событий по обсуждению задач и прогресса.
Если было полезно - приглашаю в мой блог в Телеграме.