Удалённый офис. Разбор полётов и организация внутри

Отгремели уже времена, когда со всех сторон рассказывали о том, что работать в удаленном офисе - это только мечта. Обычно об этом рассказывают фрилансеры, как здорово работать из бассейна, но сегодня хочу поделиться взглядом изнутри и рассказать, как мы помогаем себе в организации процессов.

В нашей команде "Есть Идея" 13 человек в основной команде с договорными обязательствами и порядка 10 фрилансеров, которые привлекаются к постоянным проектам. 6 человек официально устроены на окладе с отпусками и всеми остальными особенностями. У нас небольшая компания внутри, у нас не идеальные процессы, но при этом какие-то идеи могут оказаться для вас полезны. Мы живем полностью удаленно друг от друга 3 года, до этого был частичный переход 4 года.

Время. Мы договорились, что несмотря на местоположение, кого бы куда не заносило, мы всегда работаем по Московскому времени и на связи полноценный рабочий день, при этом команда "подряда" может работать в удобное время. Например, есть девочка из США, которая как в сказке работает в ночное время, пока все другие спят. Основной состав работает строго по Мск и не особо передвигается, чтобы быть на связи с клиентами фулл тайм.

Экономия на офисе. Затраты на организацию и поддержку сильно сократились, но выросли затраты на "место встречи изменить нельзя". Мария - наш бравый руководитель собирает часть команды минимум раз в месяц в своем городе, это были завтраки, иногда походы в бар. Все рабочие вопросы планирования мы решаем онлайн, но людям нужна связь. Ведь онлайн не передает чувств и очень важно видеть с кем ты работаешь "глаза в глаза", поэтому собираться время от времени очень важно, если вы хотите работать именно командой удаленно, а не контролировать фрилансеров, которые по факту ничем не обязаны.

Документы. Когда команда работает удаленно - это причина максимально перевести всё на УД, правда наш фин.дир плачет горькими слезами, когда наступает момент подписывания документов с нашей стороны и как мы передаем эти документы. Все уже привыкли, что все дороги идут через Москву и надо обязательно что-то передать, подписать. Честно говоря я до сих пор удивляюсь, насколько строго она содержит документацию в порядке, контролировать это удаленно очень тяжело.

Корпоративный дух. Он у нас действительно есть и мы искренне рады видеть товарищей в редкие моменты встречи. Мы с радостью несемся друг другу, когда встречаемся с людьми из дальних городов. Мы не перемываем друг другу кости и не завидуем чужим деньгам. Мы действительно успеваем соскучиться друг по другу и наслаждаемся редкими встречами. Поэтому у нас есть внутри "Один за всех и все за одного", но к этому мы пришли не сразу.

Мария(собственно директор, идейных вдохновитель и самый-самый главный) долго подбирала ключики. В итоге у нас есть большой корпоратив раз в год, когда мы из разных городов прилетаем в одно место на неделю, в этом году были в Тайланде. На большой корпоратив летит не только основной состав, но и "фрилансеры", которые не на окладе, но у них всегда есть постоянные проекты. Помните про экономию денег на офис?) А теперь посчитаем сколько обошлась поездка) Нас был 21 человек, Пхукет и одна неделя.

Фриланс был бы идеальным, если бы не была обратная сторона медали.

Результаты или его отсутствие. Вы не можете проверить, что делает сотрудник там. Он может быть действительно в 5 минутах от компьютера или только стряхивает песок и грустно смотрит в сторону ноутбука. Это к сожалению лотерея и полное доверие. Невозможно каждые 10 минут спрашивать: ну а сейчас? А вот уже готово и тд? Соответственно вам приходится говорить сроки с запасом, всегда иметь план Б, а ещё В и Г и, конечно, 100% доверять. Расслабиться не получится. Удаленный офис подходит не всем, у нас много желающих присоединиться к нам, но практика показывает, что только 1 из 10 действительно остается с нами, потому что не все так просто.

Дедлайны. Вы верите, когда вам говорят "чуть-чуть осталось, давай завтра?" Мы нет, и безжалостно говорим: "нет сейчас, да поздно. Был поставлен срок, ты с ним согласился, клиент ждет. Да сегодня. Да ночью." Это принципиально отдавать все задачи и не отпускать человека из онлайн, пока не отдаст. Не будет внутренней дисциплины, работа пострадает.

Построение рабочих вопросов. Мы завели по каждому клиенту чат, т.е. в определённом чате мы говорим о работе только этого клиента. У каждого клиента есть свой "премод". Это закрытая группа в ВК, с доступами только команде, в которой хранятся все данные по клиенту: пароли, ссылки, брендбук, правила ведения и тд. Согласование идет в ней же: лайк = согласовано, комментарий - правим.

Постановка задач. Мы пробовали trello, Битрикс, Мегаплан. Наши клиенты даже работают в них и ставят там задачи, только у каждого клиента свой планировщик, а ты как многорукая шива играешь этими стеклянными шарами, отовсюду ловя информацию. Чтобы она не потерялась внутри, мы завели гуглдокс, в котором фиксируем задачи по клиенту и KPI.

Проверка KPI. У нас есть заполнение еженедельных KPI по пятницам, мы проверяем данные за неделю и следим, чтобы они были в норме. Если что-то ниже, чем должно быть, это знак нам, что что-то не так.

Также у нас есть постоянные обучающие ролики и виртуальный диск, в котором хранятся макеты, брендбуки, стратегии по клиентам.
В общем для себя мы сделали выводы, что работать удаленно можно, но все равно нужно быть готовым приезжать на важные встречи с клиентами, скайпа недостаточно. Клиенты реагируют абсолютно спокойно о нашей образе жизни, если видят, что работа идет и мы на связи всё время. Некоторые из них даже собираются к нам в гости в другие страны или начинают встречаться с нами за чашечкой чего-нибудь погорячее, но это уже другие истории и другой уровень отношений.