Как строить бизнес с удаленной командой?

Международная рекрутинговая компания Hays провела исследование*, которое показало, что 63% компаний используют труд удаленных работников. Согласно прогнозам, через пять-десять лет их число вырастет до 11–20% общей численности штата. Как прокомментировал Алексей Штейнгардт, генеральный директор компании Hays в России, «переход на удаленную работу – однозначный тренд во всем мире».

«Honey Hunters Management» является бизнесом с удаленной командой уже более трех лет. Абсолютно все наши сотрудники работают на дому, при этом оставаясь на связи и поддерживая коммуникацию в рабочих чатах, выполняя все задачи и сдавая проекты – качественно и в срок. Но так было не всегда. О процессах управления, Политике компании и подводных камнях удаленной работы рассказывает Роман Романов, руководитель «Honey Hunters Management».

Переход на удаленную работу – повышаем шансы в 144 раза

Мы не гнались за трендом. Переход на удаленную работу был продиктован реалиями. При поиске сотрудников мы испытывали трудности – в Перми не было нужных нам специалистов с необходимыми компетенциями. Проанализировав локальный рынок труда, мы поняли, что нам нужны большие охваты – и разместили вакансию с географией на всю Россию. До 2016-ого года у нас был выход на рынок труда около 1 млн человек (население Перми), а теперь – на 144 млн (население России). Грубо говоря, шансы найти подходящего сотрудника увеличились в 144 раза!

Мы удивились количеству и качеству обращений, откликов на вакансию. Очень скоро подтвердилась гипотеза: эффективный сотрудник будет эффективен везде – и в офисе, и на удаленной работе.

Три причины, по которым России необходима «удаленка»

Мы верим, что будущее — за удаленной работой, особенно в России. На это есть три главных причины.

Во-первых, в нашей стране много людей: население в разы больше, чем в среднестатистических странах Европы, однако оно «раскидано по территории». Имея офис в Москве, вы можете найти идеального сотрудника во Владивостоке, расстояние между городами – 9000 километров! Очевидно, что проще договориться на удаленную работу, чем «перевозить» сотрудника со всей семьей в мегаполис.

Во-вторых, большой ценностью сегодня становится время. Житель мегаполиса может тратить на дорогу от дома до офиса и обратно от 1 до 6 часов, в то время как удаленная работа полностью сокращает эти издержки. Вместо ежедневных поездок в маршрутках, пробок и давки в метро, человек теперь имеет возможность посвятить время себе, своей семье, своим хобби и увлечениям.

В-третьих, это существенно экономит деньги. Руководитель сокращает расходы на содержание офиса, сотрудник – на транспорт, питание и другие бытовые расходы.

Врезка: К счастью, иностранные компании делятся своим опытом. Сегодня можно найти десятки примеров успешных бизнесов с удаленной командой и миллионными оборотами, проанализировать и перенять их опыт. Кроме того, созданы специальные Ассоциации, в которых описаны принципы и технологии, по которым строится удаленная команда.

Строим удаленную команду: 5 советов для слаженной работы

Рассмотрим основные нюансы работы с удаленной командой.

Совет 1. Поддерживайте регулярную связь с помощью технологий

Устраивайте онлайн-собрания и созвоны с периодичностью не реже 1 раза в одну-две недели. При необходимости возможно проведение «быстрых планерок» по скайпу или другим мессенджерам. На постоянной основе используйте общие чаты для обсуждения оперативных вопросов по проектам.

Совет 2. Используйте task-менеджеры

Используйте специальные инструменты для планирования, распределения и контроля выполнения задач, а также оценку промежуточных и итоговых результатов по проектам. Для этого подойдут Trello, Megaplan, TickTick, ClickUp и другие программы и мобильные приложения. Важно познакомить с этим инструментом всю команду, в целом, и каждого сотрудника, в частности; а также научить пользоваться историей переписки для отслеживания сроков, задач и хода рабочих процессов.

Совет 3. Формируйте онлайн-базу знаний

Формируйте и регулярно обновляйте базу знаний – базу клиентов, контактные книги и другие «внутренние» документы (CRM и другие системы). Благодаря такой базе каждый сотрудник, независимо от местонахождения и часовых поясов, самостоятельно и оперативно сможет найти нужную ему информацию и грамотно выстроить взаимодействие с коллегами и клиентами.

Совет 4. Уделяйте внимание Knowledge-Management

Knowledge-Management – это обмен знаниями внутри команды. Сотрудник должен четко понимать, кто и чем занимается, какие проекты ведутся, какие задачи внутри команды осуществляются в каждый конкретный момент времени. Это сильно влияет на качество работы. В этом как раз помогают общие чаты и task-менеджеры, где обозначаются и обсуждаются проекты, задачи и дедлайны.

Совет 5. Сформируйте Политику компании (или Устав)

Максимально четко и подробно пропишите основные бизнес-процессы, задачи и должностные инструкции сотрудников, разработайте KPI. Уделите внимание философии компании, ценностям, которые вы транслируете, и миссии, которую осуществляете в обществе. Эти документы помогут новичкам войти в курс дела; всем сотрудникам – держать общий вектор развития в голове.

Врезка: Вопрос коммуникации – самый важный. Используйте все каналы, будьте на волне, следите за тем, что происходит в команде!

Поиск «вслепую» или четкие стандарты? Выбор сотрудника удаленно

Как и в традиционной работе, выбор сотрудника для удаленной команды должен базироваться на четком понимании – кого вы ищете и каким образом сотрудник должен решать задачи бизнеса? Перед поиском рекомендуем заполнить Матрицу компетенций – это позволит понять, кого вы ищете, а затем составить подробную вакансию для того, кого вы ищете. После, исходя из вакансии, вы сможете понять охват, географию поиска, настроить необходимые геометки и провести интервью в соответствии с Матрицей компетенций.

Врезка: Мы считаем, что сложные собеседования и тесты не нужны. Риски в выборе сотрудника естественны, избежать их невозможно. Только в команде, в работе можно понять, насколько вы подходите друг другу. Гораздо важнее – понять это быстро. А вот в этом помогут Политика компании и четкая, слаженная коммуникация внутри команды.

Памятка для сотрудников, которые хотят перейти на удаленку:

1. Воспитывайте самоконтроль и самодисциплину. Когда расстояние между столом и кроватью – два метра, никто не организует «мотивацию и рабочее настроение», кроме вас самих.

2. Будьте готовы работать больше, чем в офисе, и поддерживать регулярную связь в мессенджерах.

3. Будьте готовы к испытательным срокам и стажировке. Первое время компания будет тратить большое количество времени и ресурсов на ваше обучение, ответьте ей взаимностью – постарайтесь оперативно включиться в рабочие процессы.

4. Досконально изучите должностные инструкции, Политику компании и KPI. Если таковых нет, настоятельно попросите работодателя составить для вас необходимые документы. Так вы и ваш руководитель сможете оценивать результаты совместной работы.

5. Честно ответьте себе на вопрос, зачем вам удаленная работа. Помните, что она может подарить больше времени и свободу передвижения, но не снимет с вас рабочих задач и ответственности за принимаемые решения.

Врезка: Прежде чем переходить на удаленную работу, осознанно спросите себя о настоящих мотивах. «Удаленка» потребует самоорганизованности и регулярной связи с командой. Спать до обеда не получится! Но если вы готовы к ответственности – приятным бонусом станут ваше личное время и свобода перемещений по миру. Будьте честны с собой и принимайте верные решения.

Узнайте больше о принципах создания Матрицы компетенций, Политике компании и команде, которая строится на общих ценностях, из первых уст — смотрите видео-интервью Романа, руководителя «Honey Hunters Management».

Полное видео можно посмотреть ниже: