Резервные копии данных: зачем нужны и как часто нужно делать

Рад поделиться своим опытом и мнением по вопросу резервного копирования данных. Как руководитель компании, работающей в сфере полиграфии и IT, я не понаслышке знаю, насколько важна эта тема для современного бизнеса.

1. Зачем нужны резервные копии и как их делать – куда лучше сохранять?

Резервные копии – это фундаментальный элемент безопасности любого бизнеса в цифровую эпоху. К этому вопросу надо относиться с особой серьезностью, ведь потеря данных в нашей сфере может привести к катастрофическим последствиям.

Представьте ситуацию: вы работаете над крупным заказом для важного клиента, все файлы дизайна хранятся на вашем рабочем компьютере. И вдруг – жесткий диск выходит из строя. Без резервной копии вы рискуете потерять недели работы, сорвать сроки и, возможно, потерять клиента. А теперь представьте, что это не единичный заказ, а база данных всех клиентов или финансовая отчетность за год. Последствия могут быть поистине разрушительными.

Резервные копии нужны прежде всего для того, чтобы в случае любого сбоя – будь то выход из строя оборудования, вирусная атака или человеческий фактор – у вас всегда оставалась актуальная информация. Особенно это важно, если данные либо дорого, либо невозможно восстановить, и они критически важны для вашего бизнеса.

Лучше использовать комплексный подход к резервному копированию. Наш опыт показывает, что лучше всего сохранять данные сразу в нескольких местах:

1. Облачные сервисы: мы используем как минимум два разных облачных провайдера для хранения наиболее важных данных. Это обеспечивает дополнительную надежность. Например, можно использовать комбинацию Яндекс.Диска и Облака Mail для бизнеса. Это позволяет иметь доступ к данным из любой точки мира и быть уверенными, что даже если один из сервисов выйдет из строя, мы не потеряем информацию.

2. Локальные серверы: у нас есть собственная серверная, где мы храним копии всех критически важных данных. Это позволяет нам иметь быстрый доступ к информации и полный контроль над ней. Мы используем RAID-массивы для дополнительной защиты от сбоев отдельных жестких дисков.

3. Внешние жесткие диски: для особо важной информации возможно сделать дополнительные копии на физических носителях, которые храним в сейфе вне офиса.

Такой подход позволяет быть уверенными, что даже в случае форс-мажора мы сможем быстро восстановить работу компании.

Важно отметить, что мы не просто создаем резервные копии, но и регулярно проверяем их целостность и возможность восстановления. Раз в квартал мы проводим тестовое восстановление данных, чтобы убедиться, что наша система работает как надо.

2. Как часто нужно делать бэкапы своих данных?

В идеальном мире бэкапы нужно делать ежедневно, а то и чаще. Но в реальности частота резервного копирования зависит от нескольких факторов:

· Объем и важность данных

· Частота изменения информации

· Стоимость выполнения и хранения бэкапов

· Потенциальные потери в случае утраты данных

Можно разработать следующую стратегию:

· Критически важные данные– ежедневное резервное копирование. Для некоторых особо важных проектов мы даже настроили автоматическое резервное копирование каждый час.

· Важные, но не критичные данные – еженедельное копирование. Сюда входят, например, внутренние документы компании, архивы завершенных проектов и т.д.

· Архивные данные – ежемесячное копирование. Это информация, которая редко используется, но может понадобиться в будущем.

При этом мы постоянно анализируем соотношение стоимости выполнения и хранения бэкапов к потенциальной стоимости потери этих данных. Это позволяет нам оптимизировать процесс и сохранять баланс между безопасностью и эффективностью.

Например, недавно мы столкнулись с ситуацией, когда объем данных по текущим проектам значительно вырос. Мы провели анализ и поняли, что ежечасное копирование всех этих данных становится слишком затратным. Мы пересмотрели нашу стратегию и разделили данные на категории по важности. Теперь мы копируем самые критичные данные каждый час, а остальные – раз в день. Это позволило нам сохранить высокий уровень безопасности при оптимизации затрат.

3. Сейчас Google ограничивает аккаунты россиян – значит ли это, что нужно сохранять все данные из своих аккаунтов? Какие данные нужно сохранить в первую очередь?

Да, текущая ситуация с ограничениями со стороны Google и других зарубежных компаний однозначно сигнализирует о необходимости создания резервных копий всех важных данных из этих аккаунтов. Лучше придерживаться политики "лучше перестраховаться, чем потом жалеть".

При риске ограничения аккаунтов лучше заблаговременно сохранить все свои данные и перейти на сервисы, в которых нет риска блокировки или потери информации. Мы в компании уже начали этот процесс.

В первую очередь я бы рекомендовал сохранить следующие данные:

Рабочие документы и файлы (особенно те, которые хранятся в Google Docs, Sheets и т.д.). В нашей компании мы активно использовали Google Workspace для совместной работы над проектами. Мы экспортировали все документы в форматах, которые можно открыть в других программах (.docx, .xlsx и т.д.).

2. Контакты и календари. Это критически важная информация для любого бизнеса. Мы экспортировали все контакты в формате .csv и календари в формате .ical.

3. Почтовую переписку. Лучше перейти на локальные серверы.

4. Настройки и данные из других сервисов Google, которые вы активно используете (например, Google Analytics, AdWords и т.д.). Мы экспортировали все отчеты и настройки, чтобы иметь возможность восстановить их в других аналитических системах, если потребуется.

В Юнисофт мы разработали специальный чек-лист для сотрудников, чтобы никто не забыл сохранить важные данные со своих рабочих аккаунтов. Этот чек-лист включает не только список данных для сохранения, но и инструкции по экспорту информации из различных сервисов Google.

Кроме того, мы провели обучение для всех сотрудников по теме информационной безопасности и важности резервного копирования. Это помогло повысить осведомленность команды и минимизировать риски потери важных данных.

4. С каких еще зарубежных сервисов вы бы посоветовали сделать бэкап?

Исходя из нашего опыта я бы рекомендовал сделать резервные копии данных со следующих зарубежных сервисов:

1. Dropbox и другие облачные хранилища. Мы использовали Dropbox для хранения и обмена большими файлами с клиентами. Мы не только скачали все файлы, но и сохранили структуру папок, чтобы легко восстановить ее на другом сервисе.

2. Microsoft Office 365 (включая OneDrive, Outlook, Teams). Хотя мы в основном использовали Google Workspace, некоторые наши клиенты предпочитали работать с Microsoft. Можно сделать резервные копии всех документов, писем и чатов из Teams.

3. Социальные сети, особенно если вы используете их для бизнеса. Мы экспортировали все посты, комментарии и сообщения из наших корпоративных аккаунтов.

4. Платформы для управления проектами (Trello, Asana, Jira).

5. Платформы для аналитики (Google Analytics, Mixpanel). Мы экспортировали все исторические данные и настройки отчетов.

В нашей компании мы ввели практику периодического резервного копирования данных со всех зарубежных сервисов, которые мы используем. Это помогает нам быть готовыми к любым неожиданностям и обеспечивает непрерывность бизнес-процессов.

Важно отметить, что процесс резервного копирования – это не разовое мероприятие, а постоянная практика. Мы создали систему регулярных проверок и обновлений наших резервных копий. Каждый квартал мы проводим аудит всех используемых сервисов и обновляем наш план резервного копирования.

Кроме того, мы активно изучаем и тестируем отечественные альтернативы зарубежным сервисам. Например, мы уже начали переход с Google Analytics на Яндекс.Метрику, а также рассматриваем возможность использования российских облачных хранилищ вместо Dropbox.

Однако важно понимать, что резервное копирование – это не только технический процесс. Это часть общей стратегии управления рисками в компании. Мы интегрировали процесс резервного копирования в нашу общую систему информационной безопасности. Регулярно проводим оценку рисков, связанных с потерей данных, и корректируем нашу стратегию резервного копирования в соответствии с результатами этой оценки.