Управление изменениями, как PM-у правильно работать с изменениями на своём проекте

Управление изменениями - это важный аспект управления проектами, который связан с эффективным внедрением изменений в проект. Процесс управления изменениями включает в себя выявление, оценку и внедрение изменений, для сведению к минимуму сбои и максимизировать выгоды реализации проекта.

В управлении проектами изменения являются неизбежным аспектом работы, изменения могут возникать по различным причинам:

- Расширение сферы применения разрабатываемого решения;

- Появление новых технологии;

- Внешние факторы;

- Изменения требований заказчика проекта.

Менеджеры Проектов должны быть готовы справиться с этими изменениями и убедиться, что они не окажут негативного влияния на сроки, бюджет и качество проекта. Нужно понимать, что изменения в проекте можно и нужно контролировать через отдельный артефакт - Журнал изменений.
Пример журнала:

Давайте разберём процесс контроля изменений подробно и с наглядными примерами, которые помогут вам внедрить собственную процедуру контроля изменений.

1. Запрос на изменение (Request for change)

а) Поймите и зафиксируйте, кто запрашивает изменение, это может быть Заказчик, Спонсор, другой член вашей команды или сотрудник со стороны внешнего заказчика.

б) Добавьте информации в документацию журнала изменений или расскажите другим участникам проекта про инструмент и разрешите всем заинтересованным сторонам фиксировать запросы на изменения в вашем артефакте.

в) Классифицируйте изменения, на этом блоке поймите для себя срочность и степень влияния изменения на ваш проект.

Пример: Проект идёт полным ходом согласно согласованной проектной документации, но в ходе проекта техлид говорит, что недавно придумал новое решение, которое позволит создать продукт быстрее, но его решение предполагает переписывание технического задания. В таком случае, нужно в журнале изменений прописать: Номер запроса, Краткое описание, Дату запроса, Статус, Приоритетность.

2. Анализ воздействия (Impact analysis)

а) Проведите анализ нового решения, нужно понять какие новые ограничения может за собой принести изменение:

- Стоимость;

- Время;

- Качество;

- Риски;

- Область применения.

б) Разработайте плана по внедрению изменений. Этот план должен включать шаги, необходимые для внедрения изменений, требуемые ресурсы и сроки внедрения.

в) Довести план до сведения всех заинтересованных сторон и получите их одобрение.

Пример: С техлидом нужно обсудить в чём конкретно состоит новое решение, на что оно может повлиять. Оцените стоимость решения, время его реализации, продумайте какие новые риски могут появиться. В журнале изменений прописать: Исполнитель, Сроки решения, План действий Влияние на проект.

3. Одобрение или отказ от запроса на изменение (Approced or Denied)

а) Нужно принять и согласовать изменение с заинтересованными сторонами. В случае отказа необходимо задокументировать причины отказа и дать фокусированную коммуникацию в компанию, так как в будущем могут приходить другим участникам проектов аналогичные идеи, которые по объективным причинам могут быть сразу заблокированы.

б) При одобрении нужно инициировать работы по реализации решения.

Пример: Решение согласовано с заинтересованными сторонами, далее вносятся изменения в проектную документацию и в планы работ команды проекта. В журнале изменений прописать: Дата старта работ, Комментарии.

4. Внедрение изменения (Implement change)

а) Тщательно контролируйте внедрение изменений, чтобы гарантировать, что оно осуществляется в соответствии с планом.

б) Будьте готовы при необходимости внести коррективы в план и сообщить о любых изменениях заинтересованным сторонам. Отслеживайте ход внесения изменений, чтобы они были реализованы в установленные сроки и в рамках бюджета.

Пример: Работы провелись согласно плану. В журнале изменений прописать: Дата завершения работ и Комментарии.

5. Анализ и отчётность (Rewiew or Reporting)

а) Проведите анализ и ретроспективу

б) Зафиксируйте извлечённые уроки из внедрения, занесите результаты во внутреннюю документацию/wiki систему и расскажите в компании про опыт внедрения изменений.

Менeджеры Проектов должны быть готовы справиться с изменениями и обеспечить их эффективное внедрение для достижения желаемого результата. Эффективное управление изменениями требует регулярного общения с заинтересованными сторонами, постоянного мониторинга среды проекта и приверженности постоянному совершенствованию.