Как я устал делать графики смен вручную — и пришёл к автоматизации без программистов и CRM
Почему ручное составление смен — это тупик, и как я решил эту задачу без бюджета и технической команды.
⏱ Вступление — хроника типичного утра
До недавнего времени каждое моё утро начиналось одинаково: сообщения в мессенджерах от сотрудников типа «А у меня сегодня выходной же?», «А почему я в две смены подряд?», «Я договаривался на другие дни».
Параллельно в Excel'е — график с цветами, ячейками, стрелками, подписью «переделать» в правом нижнем углу.
И это не потому, что я не умею пользоваться таблицами. А потому что любая ручная система при росте команды разваливается. И рано или поздно ты начинаешь жить в этом хаосе, где всё зависит от твоей памяти, усидчивости и удачи.
👥 Контекст: кто я и как всё началось
Я не разработчик, не менеджер из корпорации. Я — руководитель небольшой команды, 12 человек, ротация смен: склад, точка продаж, немного фриланс-подрядчиков.
Когда было 3–4 человека, всё шло нормально. Потом началась каша.
- Кто-то пишет в Telegram, кто-то звонит, кто-то просто молчит, а потом не выходит.
- Excel-файл меняется каждый день, копии путаются.
- Если заболел — нужно срочно искать замену.
- Ошибся в графике — сам идёшь на смену.
Это начинает съедать твой фокус и энергию. Ты живёшь между таблицей, чатом и совестью.
📉 Что я пробовал (и почему не сработало)
- Google Таблицы + ручное распределение. Красиво, но медленно. Постоянно обновлять, вручную считать нагрузки, переносить смены.
- Чат-графики в Telegram. Это вообще ад. Кто-то не читает, кто-то удалил сообщение, а через неделю никто не помнит, кто где.
- Простые CRM и таск-трекеры. Слишком сложно. Внедрение = боль. Сотрудники не заходят. Сам тратишь время на объяснения.
- Нанять человека на графики. Слишком дорого для нашего масштаба. И всё равно потом с него спрашивают: «а кто это так расставил?»
🧩 Решение: автоматизация, которая просто работает
В какой-то момент я задался целью: найти инструмент, где всё будет по уму, но без корпоративной тяжеловесности.
Так я наткнулся на простой сервис, который делает только одно — автоматически составляет графики смен. Без CRM, без внедрения, без программистов.
Вот что он умеет:
- Создаёшь сотрудников и правила (дни работы, сколько смен подряд, пожелания).
- Нажимаешь «сгенерировать» — и получаешь готовый график.
- Автоматический расчет зарплаты
- Проверка графиков по ТК РФ
- Автоматическая проверка на совпадения смен в разных местах — сотрудник не может быть назначен одновременно в несколько точек
- Возможность быстро заменить человека, поменять шаблон.
Платформа называется ShiftBox. Я сначала скептически отнёсся — слишком просто выглядело. Но через 15 минут у меня был готовый график на всю неделю — и без ошибок.
💡 Что изменилось
Через месяц использования ShiftBox у нас:
- ушли все конфликты из-за недопонимания по графику;
- смены начали приходить автоматически, все знают, кто и когда выходит;
- я больше не трачу время на копипасту и вручную расписания;
- и главное — у меня появилось ощущение контроля, без стресса и хаоса.
📌 Вывод: автоматизация — это не про «большой бизнес»
Я не ожидал, что такой простой сервис может настолько снять головную боль.
ShiftBox не заменит вам ERP-систему. Он просто решает конкретную боль — графики.
И если у вас небольшой бизнес с посменной работой: кафе, склад, точка продаж, СТО, охрана — попробуйте. Время, которое вы освободите, точно стоит этого.