Инвентаризация в 2025–2026 годах: как проводится, когда обязательна и как оформить в 1С

Инвентаризация помогает организациям контролировать наличие и состояние имущества, а также достоверность финансовых данных. В статье объясняем, в каких случаях ее проведение необходимо, как проходит процедура и как оформить результаты в программе 1С:Бухгалтерия предприятия.

Инвентаризация — это процедура проверки, при которой фактические данные об имуществе предприятия сравниваются с показателями бухгалтерского учета. Ее цель — установить текущее состояние активов, определить возможные несоответствия между документами и реальными остатками, а также оценить эффективность работы бухгалтерии и материально ответственных лиц.

Инвентаризация проводится для обнаружения излишков, недостач и ошибок в учете, подтверждения точности бухгалтерской отчетности и проверки эффективности внутреннего контроля. Плановые проверки снижают вероятность финансовых и управленческих рисков, упорядочивают складской и учетный процесс, а также делают управление активами компании более прозрачным.

Инвентаризация проводится по распоряжению руководителя, если требуется проверить фактическое состояние имущества. Если обязанность проведения зафиксирована во внутренних документах предприятия — например, в приказе или утвержденном графике — такие проверки считаются обязательными и выполняются в установленные сроки.

Кроме распоряжений руководства, обязательность проведения инвентаризации определяется и законодательными нормами. К таким случаям относятся:

Результаты инвентаризации следует корректно оформлять в 1С, так как правильный учет обеспечивает точность бухгалтерской и налоговой отчетности и помогает избежать возможных штрафов от контролирующих органов.

Приказ о проведении инвентаризации подписывает руководитель организации. Он может использовать унифицированную форму ИНВ-22 или составить собственный бланк. В документе указываются наименование организации и подразделения, дата и номер приказа, сроки проведения проверки, период, за который проводится инвентаризация, состав комиссии, имущество, подлежащее проверке, основание для проведения и сроки передачи материалов в бухгалтерию.

В приказе могут быть указаны дополнительные детали, такие как особенности проведения инвентаризации, способы фиксации результатов и назначение ответственных лиц, что обеспечивает прозрачность, понятность и контроль за процессом проверки имущества.

Инвентаризация обычно проходит в три ключевых этапа, каждый из которых выполняет определенные задачи и предполагает свой порядок действий. Такой подход обеспечивает точность проверки, последовательность работы и снижает вероятность ошибок при оформлении документов и внесении данных в учет.

На подготовительном этапе определяется цель и сроки инвентаризации, издается приказ с указанием состава комиссии и сроков проверки. Сотрудники проверяют основные средства, обновляют инвентарные номера и контролируют запасы. Члены комиссии получают актуальные приходно-расходные документы, председатель фиксирует их количество и дату, затем бумаги передаются в бухгалтерию. Материально ответственные лица предоставляют расписки, подтверждающие учет всех ценностей, но если они отсутствуют, эти обязанности выполняют назначенные руководителем лица. Проверка проводится по инвентаризационным описям ИНВ-3 или ведомостям по собственному шаблону.

На данном этапе проводится подсчет, взвешивание, измерение и осмотр ТМЦ, конкретные действия зависят от особенностей работы компании. Если традиционная проверка невозможна, допускается использование альтернативных методов, таких как фото, видео или видеозвонок, при условии их достоверности и документального подтверждения. Товары учитываются по зонам, проверяется читаемость штрихкодов, отдельно ведется учет товаров с истекшим сроком годности или поврежденной упаковкой. Все фактические данные аккуратно заносятся в описи, а исправления подтверждаются подписями участников.

Заверение инвентаризации в основном заключается в подписании документов всеми участниками проверки и подтверждении достоверности внесенных данных. На заключительном этапе документы подписывают члены комиссии, а материально ответственные лица фиксируют в описи проведение переучета и отсутствие претензий. Если комиссии нет, результаты оформляет назначенное руководителем лицо. Фактические данные сверяются с первичными документами, выявляются недостачи и излишки, а спорные позиции при необходимости пересчитываются повторно.

Составляются сличительные ведомости, товары на ответственном хранении или чужие активы оформляются отдельно по форме ИНВ-5 или внутреннему шаблону, а некачественные позиции — в актах о списании. Итоги обобщаются в ведомости учета результатов, подписываются комиссией и МОЛ (при наличии) и отражаются в бухгалтерии. Результаты учитываются в отчетном периоде согласно Приказу Минфина №34н и ФСБУ 28/2023.

Документ инвентаризации в 1С:Бухгалтерии предприятия используется для учета реального наличия товаров на складе и выявления расхождений с учетными остатками. Он автоматически фиксирует недостачи и излишки и позволяет формировать отчеты и печатные формы.

В 1С инвентаризация товаров выполняется через функционал, доступный в разделе «Склад».

При переходе в раздел пользователю показывается список всех проведенных ранее инвентаризаций.

Чтобы создать новый документ, достаточно нажать соответствующую кнопку.

Рассмотрим инвентаризацию по складу. Документ можно заполнить автоматически, выбрав в меню кнопку «Заполнить».

В результате программа формирует таблицу со всеми товарами, учитываемыми на выбранном складе.

Документ сохраняется и при необходимости распечатывается для передачи на склад для проведения инвентаризации.

После того как сотрудники склада заполнят форму, фактические данные вносятся в таблицу в колонку «Отклонение».

Программа автоматически подсчитывает отклонения: недостачи отображаются красным с минусом, а излишки — черным. После внесения данных документ сохраняется и проводится, при необходимости создаются печатные формы.

Инвентаризация является необходимой процедурой для подтверждения точности бухгалтерских данных, выявления недостач, излишков и ошибок в учете, а также для оценки состояния имущества компании. Регулярные проверки помогают своевременно предотвратить убытки и сохранить активы предприятия.

Корректное оформление документов в 1С позволяет точно и своевременно отражать результаты инвентаризации в бухгалтерском учете. Чтобы лучше разбираться в программе и находить практические решения, стоит подписаться на телеграм-канал Scloud «Подслушано у консультанта 1С», где собраны полезные лайфхаки по работе с 1С.