Руководство по управлению бизнес-процессами

Сокращение затрат, повышение эффективности и лучшее обслуживание клиентов: путь к эффективному управлению бизнес-процессами (BPM)

Компании по всему миру практикуют программное обеспечение для управления бизнес-процессами (BPM) для улучшения бизнес-деятельности. Независимо от того, в каком бизнесе вы находитесь, и независимо от типа клиента, которого обслуживаете, бизнес-процессы и их оптимизация будут иметь огромное влияние на повседневную работу бизнеса.

Если вы рассматриваете бизнес как совокупность различных процессов, управление бизнес-процессами (BPM) является систематическим методом улучшения бизнес-процессов. Это не продукт, рынок или приложение, это процесс тестирования и оптимизации бизнес-процессов, чтобы помочь вам в достижении целей. Эта практика может включать автоматизацию, выполнение, контроль, моделирование, измерение и оптимизацию потоков деловой активности. BPM может способствовать повышению эффективности в широком спектре бизнес-процессов, но обычно лучше всего подходит для задач, которые повторяются и следуют предсказуемому пути. Важно помнить, что автоматизация часто играет роль в BPM, но автоматизация процесса не решает проблему автоматически. В некоторых случаях вы просто заставите запутанный процесс работать немного быстрее. BPM непрерывен и ни один процесс не оптимизирован на 100%.

Бизнес-процессы – это задачи, которые являются неотъемлемой частью работы бизнеса. Они принимают различные формы, но процессы, которые являются приоритетными для автоматизации, часто повторяются, предсказуемы и редко отклоняются от задачи, которая предшествовала этому. Бизнес-процессы могут быть найдены во всех отраслях, вертикалях и горизонтали. Например, в финансах есть бизнес-процессы для выставления счетов. Другой пример – человеческие ресурсы. Это будет бизнес-процесс для таких сценариев, как праздничные запросы, новая начальная обработка и последующая обработка. Вручную эти процессы поглощают много времени и могут стать препятствием для эффективности.

Возможно, вы можете подумать о еще нескольких, и вероятно, думаете о времени, которое могли бы сэкономить, если бы эти повторяющиеся, но жизненно важные задачи можно было стандартизировать и сделать более эффективными.

Вот краткое изложение различных типов бизнес-процессов.

1. Оперативность: это наиболее важные процессы, необходимые для ведения бизнеса. Эти процессы представляют ценность для клиентов и имеют жизненно важное значение для предоставления продукта или услуги.

2. Поддержка: процессы поддержки не приносят пользы клиентам, но имеют жизненно важное значение для обеспечения функционирования операционных процессов.

3. Управление: процессы управления не представляют ценности для клиента, но они являются связующим звеном между операциями и процессами поддержки. Менеджмент контролирует и координирует все аспекты бизнеса. Такие процессы, как бюджетирование и коммуникации, подпадают под эту категорию.

Бизнес-процессы, которые отнимают много времени, являются запутанными и неэффективными, часто приводят к росту затрат, снижению морального духа, уменьшению числа клиентов и разочарованию, что бесполезно для любого владельца бизнеса, который хочет оставаться успешным и опережать события.

Вот некоторые из наиболее распространенных препятствий и проблем, связанных с завершением бизнес-процесса. В худшем случае ненадлежащим образом управляемый бизнес-процесс может остановить конвейеры и может значительно снизить моральный дух сотрудников и прибыль вашего бизнеса.

1. Невидимость. Чаще всего руководству будет сложно определить, кто за что отвечает, каков статус процесса или есть ли какие-либо проблемы. Отсутствие видимости может привести к отказу от задачи и вялому выполнению. Это также препятствует способности бизнеса повысить производительность. Если владельцы бизнеса не могут определить, где произошел сбой и почему, какие есть возможности для улучшения?

2. Отсутствие сплоченности. Усиление бизнес-процессов не только поглощает ресурсы, но и приводит к разрозненной рабочей среде, в которой отсутствует межведомственная командная работа. Это затрудняет использование возможностей и преимуществ.

3. Узкие места и застой. Предприятия подвержены туннельному зрению и часто придерживаются одного и того же способа управления процессами, хотя он и не самый лучший. Это может привести к упущению новых и инновационных технологий, к которым обращаются конкуренты. Со временем BPM будет только усложняться по мере появления дополнительных методов. Отказ от принятия новых способов работы приведет к возникновению узких мест, которые могут негативно повлиять на результаты других бизнес-процессов.

4. Отсутствие вариантов интеграции. Еще один виновник расточительства ресурсов – отсутствие возможностей интеграции заставит сотрудников переключаться с системы на систему, используя при этом несколько источников информации.

5. Дублированная работа. Когда бизнес-процессу не хватает видимости и межведомственного единства, дублирование работы и процесса становится частым явлением. Это не только тратит время сотрудника и сбивает с толку всех участников, но и способствует долгим ожиданиям согласований, подверженной ошибкам работе (дублированные ошибки) и, в конце концов, задерживает клиента.

6. Потраченное время. Часто сотрудники тратят слишком много времени на бизнес-процессы, в отличие от важных вещей, для которых они были наняты.

7. Деморализация. Все вышеперечисленное может привести к деморализации персонала и оттока персонала. Когда проблема не показывает никаких признаков решения, сотрудники не чувствуют себя заинтересованными в бесперебойной работе бизнеса.

С другой стороны, BPM имеет широкий спектр преимуществ.

1. Увеличенная видимость. BPM обеспечивает видимость и возможности для улучшения. Менеджеры смогут отслеживать и распознавать, что такое неэффективные процессы, почему они неэффективны и многое другое.

2. Увеличение ловкости. Одним из наиболее важных преимуществ принятия BPM является повышенная маневренность. Это даст вам структуру, которая будет постоянно улучшаться с течением времени, в то же время, обеспечивая гибкость и повышая эффективность процессов.

3. Увеличение эффективности. BPM даст лидерам лучшее представление о том, как различные области и отделы общаются (или нет). Это также поможет департаментам осознать, что они являются частью целого, создавая среду, основанную на общении и ясности в отношении обязанностей.

4. Повышенная способность получать и сохранять знания. Практика BPM даст возможность охватить сквозные процессы – предоставит библиотеку знаний, которую можно использовать, когда процесс работает или нет.

5. Повышение вовлеченности сотрудников и улучшение морального состояния. BPM предоставит лидерам обзор бизнес-процессов и возможность различить области, требующие улучшения. Повышение производительности труда сотрудников благодаря минимизации повторяющихся и трудоемких задач, что дает сотрудникам больше времени, чтобы сосредоточиться на основных аспектах работы.

6. Интеграция. BPM поможет интегрировать данные из разных хранилищ и отделов. Будь то финансы, человеческие ресурсы или продажи, убедитесь, что ваши данные универсальны. Это не только поможет избежать ошибок, но и увеличит скорость обработки данных.