Как эффективно готовиться к командным встречам

Сколько времени тратится на проведение командной встречи? Скажем, 1 час. Кажется, не так уж и много.

Но если умножить это на количество участников встречи, например, 8, то получится, что в целом потрачено 8 человекочасов, а это полноценный рабочий день!

И эти трудозатраты должны оплачиваться и окупаться.

Уже сам факт неэффективного использования весьма ощутимого количества времени и средств разочаровывает. А если добавить к этому неудовлетворённость и нарастающее раздражение сотрудников, которые тоже понижают эффективность работы, то объём потерь заставляет крепко задуматься. Возможно, будет практичнее отказаться от части встреч, используя другие механизмы синхронизации и обсуждений, а оставшиеся встречи проводить более продуманно.

50% успеха встречи лежит за её пределами – в самой подготовке. Конечно, на это уйдут дополнительные силы и время, но они окупятся более высокой результативностью. Подготовили для вас несколько лайфхаков: о чём нужно подумать и что сделать заранее, чтобы командная встреча прошла эффективно:

1.Четко определите цели и контекст встречи.

Зафиксируйте цель как предполагаемый результат. Опираясь из неё, вы продумываете всю логику и формат встречи, а не наоборот. Так можно заранее оценить, насколько реалистично получить результат за это время с этими участниками и при этих условиях.

Желательно сразу подумать, какие артефакты и документация должны появиться непосредственно на встрече или в ходе обработки её итогов.

Имея четкие цели, в конце собрания вы сможете понять, достигнуты ли они, и таким образом оценить встречу.

2. Определите участников встречи и их роли и продумайте формат, опираясь на это:

Представьте себя на месте сотрудника, не понимающего, зачем ему находиться конкретно на этой встрече, если из всех обсуждений его касался лишь один небольшой вопрос. «Быть в общем информационном поле» во время таких собраний – для него отвлекающий шум, а не внесение ясности и прозрачности.

Переводите обсуждения, которые касаются не всех участников встречи, в другие пространства и форматы. И не забывайте об информировании сотрудников об итогах и принятых решениях.

И если вам нужна активная включенность участников в обсуждения, продумывайте соответствующие форматы и вопросы, распределяйте тайминг соответствующим образом.

3. Подумайте, что можно сделать заранее, чтобы сэкономить время на встрече для более важных вещей?

Чёткий план, цели, тайминг и т. п., высланные участникам накануне, помогут посвятить этому минимум времени в начале встречи.

Заранее также можно сделать и следующие вещи:

· собрать в письменном виде предложения и идеи;

· распределить задачи между участниками;

· подготовить и выслать материалы для ознакомления членам команды;

· проверить технические моменты – саундчек с экспертом и т. п.

· подготовить доску

Конечно, многие из этих моментов зависят от контекста и компетенций в вашей команде, но в целом почти всегда есть что-то, о чём можно позаботиться до встречи.

4. Пропишите для себя сценарий встречи.

Хотя бы кратко. Чем меньше опыта и сложнее формат встречи, тем большая детализация сценария может понадобиться.

В простых случаях типа daily прописываются пункты повестки в логической последовательности с количеством времени на каждую часть и именем выступающего. А в более сложных случаях для каждого пункта устанавливаются и формы работы, и формулировки вопросов и заданий.

5. Тщательно обдумайте тайминг.

Как правило, 10% времени в начале встречи уходит на сонастройку – это помогает эффективнее поработать в оставшееся время. Еще 10–15 % – на завершение процесса: финализацияю договорённостей, подведение итогов, решения по следующим встречам и т. п. Если вы забываете, что вам нужно время в начале и в конце, то всегда будете что-то не успевать и уходить с собрания с ощущением незавершённости.

А что касается остальных 75–80% времени, то тут важно реалистично оценить, сколько времени потребуется на тот или иной пункт и для той или иной формы работы. К примеру, кажется, что для доклада и его обсуждения достаточно 15 минут (7 минут доклада + 8 минут обсуждений). На деле же обсуждение окажется куцым и неудовлетворительным. Лучше взять меньше пунктов в повестку и иметь небольшой буфер по времени, чем нашпиговать встречу темами, большинство из которых не будет проработано.

Попробуйте более внимательно отнестись к этим пяти пунктам в процессе подготовки, и результаты не заставят себя ждать!

А если вам важно научиться более грамотной организации и проведению командных встреч, прокачать свои навыки и получить обратную связь от опытных тренеров-фасилитаторов, то приходите на курс от АРТЫ – автора этого партнёрского материала.

Курс «Проведение командных встреч» из 8 онлайн-занятий стартует 12 ноября. По промокоду ARTAFRIENDS вы получите скидку 10%. А если вы придёте с другом/коллегой и оплатите курс до 31 октября, то получите дополнительные 10% скидки! Чтобы получить эту дополнительную скидку на курс, свяжитесь с координатором АРТовской Школы. Подписывайтесь на канал АРТЫ – там мы публикуем не только информацию о наших курсах, но и делимся размышлениями, опытом и рассказываем о разных инструментах фасилитации.