Автоматизация согласования счетов в Bitrix24: ваш бизнес без бумажной волокиты и задержек

Представьте, как легко управлять финансовыми документами, когда каждый этап согласования работает как часы. Больше не нужно бегать за подписями, терять счета в почте или тратить часы на уточнение деталей. Мы внедрили в Bitrix24 процесс, который превращает рутину в прозрачный и контролируемый рабочий процесс.

Согласование документов вручную — это как игра в «испорченный телефон»: сроки горят, правки теряются, а ответственность размыта. Один из наших клиентов столкнулся именно с этой проблемой.

Задача:

Создать прозрачный и автоматизированный процесс согласования счетов внутри Bitrix24, чтобы:

— исключить потерю документов и правок;

— вовлечь всех участников в четкий рабочий процесс;

— ускорить согласование без лишних писем и звонков;

— автоматически фиксировать каждое действие для аудита.

Шаг 1. Карточка счета — стартовая точка процесса

В левом меню Bitrix24 появилась вкладка «Счета». Здесь инициатор (например, менеджер проекта) создает документ. Система сразу блокирует сохранение, если не заполнены обязательные поля: сумма (даже если это условный 1 рубль), контрагент, дата выставления. Остальные данные (номер договора, обоснование, файлы) можно добавить по ситуации.

Например:

— Если к счету нужно приложить платежное поручение, ставите галочку — поле становится обязательным для финальной оплаты. Нет такой необходимости? Файлы прикрепляются по желанию.

— Если счет связан с заявкой от клиента, вписываете ее номер и крепите файл обоснования. Система гибкая: можно добавить несколько документов (например, скан договора + акт сверки).

Шаг 2. Цепочка согласования — никаких «забытых» участников

В разделе «Данные по согласованию» инициатор указывает, кто должен проверить счет. Достаточно выбрать хотя бы одного сотрудника (например, руководителя отдела), но можно добавить до трех согласующих. Система автоматически исключает поле «Кто согласовал» и «Дата согласования» — они заполнятся сами, когда коллеги приступят к работе.

После сохранения счета Bitrix24 мгновенно меняет стадию и отправляет уведомление первому согласующему.

Если участников несколько, процесс идет по цепочке:

1. Первый согласующий проверяет документ → одобряет, отклоняет или возвращает на доработку.

2. Система автоматически переводит счет на следующую стадию → уведомляет следующего участника.

3. И так до финального этапа — оплаты финансовым директором.

Шаг 3. Задача для согласующего — всё под контролем

Когда согласующему приходит уведомление, он видит в разделе «Автоматизация» задачу с говорящим названием (например, «Согласование счета №49»).

Открывает — и перед ним вся ключевая информация: сумма, прикрепленные файлы.

— Одобрить и передать дальше.

— Вернуть на доработку с комментарием (например: «Не приложен договор, добавьте в течение часа»).

— Отказать полностью, если счет некорректен.

— Открыть карточку счета прямо из задачи, чтобы перепроверить детали.

— Запустить обсуждение в чате, где автоматически собраны все участники процесса. Переписка сохраняется в карточке счета — никаких потерянных решений в мессенджерах.

Шаг 4. Корректировки и повторное согласование — без нервов

Если согласующий вернул счет на доработку, инициатору приходит задача «Откорректировать счет». Он видит:

— Причину возврата (комментарий коллеги).

— Историю согласования: кто, когда и какие правки вносил.

После исправлений счет снова уходит на проверку — цикл повторяется, пока все не одобрят документ.

Шаг 5. Финальная оплата и успех

Когда все согласующие поставили «галочки», счет автоматически попадает к финансовому директору. Он оплачивает его и прикрепляет платежное поручение (если это было обязательным). Инициатор получает уведомление об успехе, а в карточке счета появляется лог действий: кто, когда и что согласовал.

— Прозрачность: каждый этап виден всем участникам. Больше никаких «А я думал, вы согласовали!».

— Скорость: уведомления и задачи в Bitrix24 не дают процессу заглохнуть. Задачи не зависают в почте или чатах — система двигает их автоматически.

— Безопасность: все файлы и комментарии хранятся в карточке счета. Даже спустя год можно поднять историю и показать аудиторам.

— Гибкость: можно добавить этапы согласования под специфику ваших процессов.

— Сократили время согласования счетов.

— Исключили ошибки из-за «потерянных» правок и недостающих документов.

— Оплата идет по четкому алгоритму.

— Команда перестала тратить время на поиски актуальной версии счета в почте и мессенджерах.

Больше не нужно объяснять коллегам, как заполнять формы или где искать документы. Bitrix24 становится вашим финансовым ассистентом: напоминает, направляет, сохраняет историю.

Готовы изменить подход к документообороту?

Внедрите умное согласование счетов — и ваша команда забудет о хаосе в финансах. Свяжитесь с нами, и мы настроим процесс под ваши задачи. От создания счета до оплаты — короткий путь, нулевой стресс.

P.S. Даже если у вас нет Bitrix24 — мы поможем внедрить его с нуля и настроить под ваши задачи. Пишите!