Кейс: автоматизация сохранения документов в Google Диск
Клиент — компания, чья деятельность связана с активным документооборотом. Каждый день сотрудники работали с десятками документов: договорами, актами, дополнительными соглашениями и другими файлами, которые требовали согласования между отделами.
Процесс выглядел так:
- В CRM создавалась карточка согласования.
- В неё вручную загружались все необходимые документы.
- После завершения этапов согласования сотрудники вручную собирали файлы в архив.
- Архив сохранялся в Google Диск для дальнейшего хранения.
Компания столкнулась с неэффективным процессом работы с документами. Процесс занимал много времени, а ручной подход повышал риск ошибок: файлы могли потеряться, архивы — называться некорректно, а поиск документов в будущем усложнялся.
Задача
Автоматизировать процесс сохранения документов из CRM в Google Диск.
Требования:
- Все файлы, прикрепленные к карточке согласования, должны автоматически собираться в архив.
- Архив должен сохраняться в Google Диск с четким названием (например, номер карточки).
- Процесс должен работать без участия сотрудников.
Решение
Мы реализовали интеграцию CRM с Google Диском через смарт-процессы.
Этапы внедрения:
- Настройка карточки согласования в CRM: - В карточку добавлено поле для прикрепления документов. - Все файлы, загруженные на этапе согласования, автоматически сохраняются в системе.
2. Интеграция с Google Диском:
- Настроен триггер: при переводе карточки в статус «Успех» система формирует архив из всех прикрепленных файлов.
- Архив сохраняется в заранее созданную папку на Google Диске. Название архива соответствует номеру карточки (например, «Согласование_№123»). 3. Тестирование: Проверено, что архив скачивается корректно, а все документы внутри целы. Убедились, что файлы автоматически появляются в Google Диске.
Результаты
- Документы больше не теряются. Все файлы сохраняются в CRM и дублируются в Google Диск.
- Сотрудники экономят время. Ручной сбор и загрузка архивов больше не нужны.
- Прозрачность хранения. Любой документ можно быстро найти по номеру сделки.
Почему это важно?
Автоматизация избавила компанию от рутины, снизила риски ошибок и ускорила доступ к информации. Теперь сотрудники тратят время на важные задачи, а не на копирование файлов.
Хотите так же?Если ваша команда до сих пор собирает документы вручную — обращайтесь. Настроим CRM, чтобы она работала за вас.
P.S. Замена ручных процессов на автоматические — это не роскошь, а необходимость. Не теряйте время там, где может работать система.