Увольте координатора и забудьте про Excel — поставьте партнерский портал в Bitrix24
Дано:
Клиент — компания, специализирующаяся на арбитражных спорах и юридическом сопровождении. С ростом бизнеса они столкнулись с критической проблемой: работа велась в разрозненных системах. Продажи шли в AmoCRM, исполнение обязательств — в Bitrix24, а коммуникация с клиентами была рассредоточена по почте, Telegram и WhatsApp. Это приводило к потере данных, дублированию задач и отсутствию единой картины по каждому клиенту.
Проблемы:
- Менеджеры продаж тратят время на ручной перенос успешных сделок между системами.
- Нет единой картины по сделкам — часть в AmoCRM, часть в Bitrix24.
- Партнеры не видят актуальную информацию по своим делам.
- Файлы и переписка разбросаны между почтой, WhatsApp и Telegram.
- Невозможно отследить, на каком этапе находится дело у партнера без личного звонка.
Задачи:
- Перенести все процессы в единый новый аккаунт Bitrix24.
- Создать изолированное пространство для партнеров с зеркальной синхронизацией данных.
- Сохранить все активные задачи и связи при миграции.
- Объединить все каналы коммуникации в одном месте
Как мы это решили: пошаговая трансформация
Шаг 1: Миграция с сохранением всех связей
Мы провели полномасштабный перенос данных из старой системы: контакты, компании, сделки и — что особенно важно — задачи. Через API методы мы собрали все активные задачи по сделкам и автоматически перенесли их в новый аккаунт, сохранив ответственных и сроки. Это позволило избежать срывов в работе во время переходного периода.
Шаг 2: Настройка воронок под реальные процессы
Настроили несколько смарт-воронок, каждая из которых отвечает за свой этап жизненного цикла клиента:
- Воронка продаж — здесь фиксируются все новые обращения;
- Воронка исполнения обязательств — отслеживание выполнения услуг;
- Смарт-воронка "Партнеры" — ключевое решение для работы с подрядчиками.
Шаг 3: Революционное решение для работы с партнерами
Мы создали отдельную смарт-воронку "Партнеры", которая работает по принципу зеркального отображения.
Как устроен механизм:
Когда основной менеджер компании понимает, что нужно привлечь узкого специалиста, он переводит сделку на определенный этап. В этот момент запускается автоматизация:
1. У назначенного партнера в его личном кабинете появляется эта сделка
2. Партнер видит ТОЛЬКО те сделки, где он назначен ответственным
3. Вся воронка партнера — это его изолированное рабочее пространство.
Зеркальная синхронизация в действии:
- Партнер прикрепляет документ — он мгновенно появляется в основной сделке.
- Партнер меняет этап — менеджер видит обновление в реальном времени.
- Партнер оставляет комментарий — менеджер получает уведомление.
- Менеджер добавляет информацию — партнер видит ее в своей карточке.
Это полностью убирает необходимость в координаторе, который бы собирал информацию от партнеров и переносил в систему. Все происходит автоматически.
Шаг 4: Структура компании и разграничение доступов
Настроили четкую структуру с правами доступа:
- Сотрудники компании видят основные воронки и все сделки своего уровня доступа.
- Партнеры видят только смарт-воронку "Партнеры" и только свои сделки.
- Руководство имеет полный доступ ко всем процессам.
Шаг 5: Все коммуникации в одном месте
Подключенные каналы:
- Почтовые ящики — вся переписка автоматически привязывается к карточкам клиентов.
- WhatsApp и Telegram через контакт-центр — менеджер отвечает прямо из CRM.
- Телефония с записью разговоров — все звонки сохраняются в сделках.
Теперь в разделе "Контакт-центр" менеджер видит все входящие обращения из любых каналов в единой ленте. Больше не нужно переключаться между приложениями.
В разделе "Статистика" видна полная картина по каналам коммуникации — откуда приходят клиенты, какой канал наиболее активный, как распределяется нагрузка.
Детализация телефонии показывает подробную информацию по каждому сотруднику: количество звонков, их длительность, пропущенные вызовы. Все записи разговоров автоматически прикрепляются к соответствующим сделкам.
Шаг 6: Роботы и автоматизация рутины
Перенесли и настроили весь перечень необходимых роботов в воронке исполнения обязательств. Каждый робот отвечает за конкретное действие:
- Автоматическое создание задач при смене этапов
- Напоминания о приближающихся дедлайнах
- Уведомления ответственным при изменениях в сделке
- Контроль сроков исполнения
Добавили бизнес-процессы для автоматизации рутинных действий — теперь система сама выполняет типовые операции, которые раньше делались вручную.
Шаг 7: Шаблоны документов для быстрой работы
Перенесли все шаблоны документов, которые использовались в старой системе. Теперь при формировании договора или искового заявления данные автоматически подтягиваются из карточки клиента — имена, реквизиты, суммы.
Результат внедрения
После внедрения клиент получил:
- Полную прозрачность всех процессов — от первого касания до исполнения обязательств
- Синхронизацию данных между отделом продаж и исполнителями
- Автоматизированную систему напоминаний и контроля сроков
- Интеграцию всех каналов коммуникации в единой системе
Почему это решение важно для вас?
Если ваш бизнес растет, а процессы усложняются; если вы работаете с внешними исполнителями и хотите сохранить контроль; если вы устали от постоянного переключения между разными системами — наше решение поможет построить работающую экосистему в Bitrix24.
Хотите такую же систему?
Покажем на вашем примере, как организовать работу с партнерами без хаоса и потери данных. Разберем ваши процессы и предложим решение.