🤔 Автоматизировать хаос или сначала оптимизировать?

В последнее время я часто сталкиваюсь с дилеммой: автоматизировать существующие процессы «как есть» 🚀 или сначала провести их глубокую оптимизацию 🔧. Оба подхода имеют свои преимущества и недостатки. И чтобы сделать правильный выбор, необходимо учитывать контекст, ресурсы и стратегические цели организации.

Автоматизация (без оптимизации) предполагает внедрение технологий для ускорения существующих операций, даже если они содержат избыточные шаги, ошибки или дублирование 🌀.

✅ Из плюсов этого подхода:

🕒 Проекты занимают меньше времени (чем комплексная оптимизация), так как не требуют пересмотра бизнес-процессов.

😌 Сотрудники освобождаются от рутины, что позволяет перераспределить их время.

🎭 Изменения незаметны для пользователей — они просто получают новый инструмент.

❌ Из минусов:

🤯 Автоматизация хаоса. Ошибки, дублирование функций и неэффективные шаги фиксируются в системе.

🔄 В будущем потребуется передоделывать систему, если процессы всё же будут оптимизированы.

⏳ ИТ-отдел тратит время на поддержку «костылей», вместо работы над инновациями.

📌 Пример:Автоматизация ручного ввода данных из Excel в CRM 📊➡🤖 без устранения причин, почему данные изначально хранятся в таблицах. Через год выясняется, что 30% информации некорректны, а интеграция требует постоянных доработок 💥.

Сначала процессы анализируются, перестраиваются, и только затем автоматизируются (там, где остается в этом необходимость). Используются методы:

📋 Картирование процессов (BPMN, схемы «как есть» и «как должно быть»).

🧹 Устранение потерь по методологии Lean (транспортировка, ожидание, перепроизводство и т.д.).

🔗 Внедрение сквозных процессов (E2E), чтобы убрать разрозненность между отделами.

✅ Плюсы подхода:

📈 Долгосрочная эффективность. Устранение «узких мест» повышает производительность на 20–50%.

🛡 Минимизация ошибок и упрощение масштабирования.

🚀 Высвобождаются ресурсы для стратегических задач.

❌ Минусы:

⏳ Высокие затраты времени и денег. Оптимизация требует анализа, тестирования и согласований.

😠 Сопротивление сотрудников. Изменение привычных рабочих процессов может вызвать (и в 90% случаев вызывает) недовольство.

📌 Пример:Запрос сотрудника — автоматизация отправки уведомлений из 1С в рабочие чаты 💬. Был запущен проект по оптимизации. В результате анализа выяснилось, что информация в чате в 95% случаев ни кем не использовалась, и сама операция была убрана из общего процесса 🗑.

Автоматизировать «как есть» стоит, если:

🧘 Процесс стабилен и не планируется меняться в ближайшие 1–2 года.Пример: ежемесячная генерация отчетов для регуляторов, где требования не меняются годами 📜.

🚨 Нужно быстро разгрузить сотрудников, даже если процесс далек от идеала.

Оптимизировать перед автоматизацией необходимо, если:

🔥 Процессы явно устарели или содержат критичные ошибки.

🌍 Планируются масштабные изменения. Например, выход на новые рынки 🌐.

🎯 Идеального решения не существует. Автоматизация без оптимизации дает мгновенные преимущества ⚡, но создает риски для будущего. Глубокая перестройка процессов требует терпения и ресурсов 🧩, но закладывает основу для устойчивого роста.

Ключ — в балансе:

Автоматизировать процессы, которые работают удовлетворительно ✅.

Параллельно запускать проекты по оптимизации ключевых направлений 🔑.

И помните: 💬 «Нет смысла автоматизировать хаос. Сначала нужно привести процессы в порядок».