Зачем собственнику доступ к 1С, если он ничего в ней не понимает?

(Спойлер: чтобы потом не бегать с глазами «а где моя компания?»)
Давайте честно: большинство собственников компаний открывают 1С примерно один раз в год. Обычно — случайно. Например, вместо «1С: Зарплата» запустили «1С: Паника». И сразу закрыли. Потому что «зачем мне это, у меня же бухгалтер».
И вот тут начинается весёлое.
История из жизни (реальная, как утренний кофе)
Недавно к нам пришёл клиент. Не один — а целым пакетом: у него ООО, два ИП и НКО. Размах, как говорится, серьёзный. Все эти фирмы вёл один бухгалтер. Удобно, экономно, всё под контролем… ну, казалось бы.
Но тут между ними пробежал казначей недоверия — недопонимание, разногласия, возможно, кто-то забыл купить бухгалтеру кофе. В общем, клиент решил сменить специалиста. Всё логично: нашёл нового бухгалтера, связался со старым, попросил передать базу 1С. Всё по классике.
Но нет.
Оказалось, что бывший бухгалтер — человек с размахом. Он вёл все свои компании под одним 1С-аккаунтом. Всё в одной базе, как селёдка под шубой — многослойно, не разберёшься.
И передавать эту красоту никто не захотел. Потому что «там ещё чужие компании, и вообще это моя личная учётная песочница».
Конец простой истории — началась драма
В итоге, чтобы спасти учёт (а заодно карму клиента), мы:
• Создали новую базу 1С с нуля
• Начали восстановление учёта по документам, выпискам и прочим следам
• Слова «А где у вас копии первички?» стали нашим мантрой
• А клиент начал ценить такие вещи, как личный доступ к собственной бухгалтерской системе
Почему собственнику нужен доступ к 1С, даже если он не отличает ОС от ОСНО?
Вот несколько причин, почему «я всё доверяю бухгалтеру» — это не стратегия, а сценарий для фильма «Бухгалтер и забвение».
1. Это ваша база, ваша компания и ваша ответственность.
Даже если вы туда не заходите. Вы можете не понимать, как устроен двигатель, но ключи от машины у вас должны быть, верно?
2. Бухгалтер — не вечен.
Люди увольняются, болеют, уезжают в Индию искать смысл жизни. А вместе с ними может уехать и ваш учёт.
3. Иногда надо просто зайти и посмотреть.
Не в смысле что-то понять, а в смысле — убедиться, что вы вообще туда можете зайти.
4. А вдруг придёт налоговая?
И будет очень странно, если вы скажете: «А вы спросите моего бывшего бухгалтера, он вроде уехал в Индию».
Мини-инструкция «Как не потерять доступ к своей же учётной системе»
• Требуйте отдельную базу 1С на каждую компанию, а не «общую для всех»
• Убедитесь, что вы — администратор в 1С, а не «гость по настроению»
• Храните резервные копии базы (не в голове бухгалтера, а на флешке или в облаке)
• Не бойтесь войти в 1С хотя бы раз в месяц. Вы не обязаны вникать, но знать, где находится ваш бизнес — полезно
А если уже всё «ушло»?
Ну… добро пожаловать в клуб тех, кто начинает с нуля. Восстанавливаем учёт, просим выписки, сверяемся с налоговой, пересчитываем, плачем, но держим лицо. Мы знаем, как это делать. Но лучше — не доводить до этого.
Вывод:
Доступ к 1С — это как запасной ключ от квартиры.
Может, вы им никогда не воспользуетесь.
Но если вы окажетесь перед закрытой дверью в тапках — очень пригодится.