Интеграции корпоративных систем: внедряем самостоятельно или нанимаем подрядчика?

Может показаться, что ответ на вопрос прибегать ли к услугам подрядчика при интеграции любой корпоративной системы прост: деньги есть - берем услуги интегратора, денег нет - внедряем самостоятельно. Но часто проблема не ограничивается стоимостью услуг и сложностью кода, на первый план выходят другие риски. О них и поговорим сегодня.

Рано или поздно все компании становятся перед ресурсным, финансовым и немного моральным выбором: осуществлять внедрение программного обеспечения собственными силами, либо обратиться к подрядчику-интегратору.

У каждого варианта внедрения системы бюджетирования есть свои преимущества и риски. Традиционно они зависят от специфики задач организации и сложности бизнес-процесса. В качестве примера мы предлагаем взять автоматизацию бюджетирования.

Почему? Для начала своя рубашка ближе к телу, поскольку наша команда является разработчиком программного обеспечения для бюджетирования. А потом, при наличии в компании специализированного департамента с широким функционалом, внедрение системы бюджетирования можно провести самостоятельно.

Прежде чем перейдем к анализу рисков, кратко охарактеризуем основных действующих лиц, которые задействованы в процессе автоматизации бюджетирования:

Компании-заказчики могут опасаться, что длительность проекта может выйти за обозначенные интегратором сроки.

В действительности, если задача в ходе исполнения проекта не претерпевает существенных изменений со стороны заказчика, то так бывает редко.

Большинство интеграторов при первоначальной оценке существующей методологии учета и технологической архитектуры заказчика могут достаточно точно сказать, сколько времени займет процесс внедрения. В часах.

Как так получается?

Во-первых, у интегратора большой накопленный опыт работы на разных проектах, которые могут быть сложнее или проще, больше или меньше, соответственно интегратор понимает сколько займет та или иная работа в часах, какие специалисты потребуются для выполнения определенной задачи.

Во-вторых, расчет стоимости услуг интегратора производится на основании количества затраченных часов специалистов определенного уровня. Стоимость проекта оговаривается в самом начале проекта после того, как интегратор провел аудит существующей системы учета. Если интегратор неправильно оценит трудозатраты команды, то для него это будет убыток: переработки специалистов на проекте он оплатит из своего кармана.

А вот внедрение системы своими силами может затянуться. У внутренней команды могут появиться другие задачи, требующие оперативного решения.

Второй вопрос, который может задать финансовый директор перед стартом проекта внедрения, касается качества реализации. Будут ли все функции реализованы так, как требуется бизнесу?

Здесь все зависит от коммуникации. Обычно в начале проекта составляется Техническое задание, где прописываются все функциональные требования к системе.

Никита Лашин, старший партнер проекта Планум, считает, что вопрос качества в большей мере зависит от корректного выбора системы для реализации бизнес-задач.

Об уровне экспертизы интегратора можно судить по опыту каждого специалиста. Часто за плечами ключевых лиц команды ряд завершенных проектов внедрения конкретной системы. Кроме того, сотрудники интегратора регулярно проходят тренинги у вендоров и отлично знают все системные изменения.

В процессе внедрения может случиться так, что бизнес-процесс внутри компании претерпит серьезные изменения: изменится методология, центры финансовой ответственности и т.п. Как в таком случае быть заказчику, когда внедренная система не будет соответствовать требованиям?

Интегратор обычно учитывает такой риск. Любому процессу внедрения предшествует этап проработки методологии учета и оптимизации всего бизнес-процесса, что позволяет нивелировать риск радикальных изменений. Кроме того, рабочее время проектной команды полностью отводится под конкретный проект, чтобы завершить его в максимально сжатые сроки.

С другой стороны, внедрение собственными силами клиента может давать ощущение, что итоговый продукт автоматизации будет максимально отвечать нуждам компании, ведь любые изменения в организационном процессе будут отражаться в архитектуре. Однако есть риск попасть в череду вечных доработок.

Чтобы понять подходит ли вашему бизнесу конкретная система, отвечает ли подрядчик вашим требованиям, попробуйте отдать на внедрение небольшую часть процесса.

Поручить проект автоматизации на 100% стороннему подрядчику - действительно очень рисковая затея. Можно столкнуться с непониманием, сама система может просто не подойти. Поэтому попробуйте сначала реализовать в системе небольшой, но критически важный участок бизнес-процесса, а если все устроит, то переходите к дальнейшей цифровой трансформации.