Как не утонуть в море задач и найти время на настоящее море?
“Я молодой руководитель и у меня голова кругом от всего за чем мне нужно следить. Как будто мне нужно успеть все и сразу! Разобраться кто как работает и повысить эффективность сотрудников, не упускать из виду наши результаты и выполнить цели, следить за их [сотрудников] развитием, научиться им делегировать задачи, притом не бояться довериться им (а у меня паника на этот счет) и не заниматься микро-менеджментом. А знаешь, как они на меня смотрят, когда я им встречи назначаю! Как будто я отвлекаю их от важной работы своими вопросами….”
Это уже ставший классическим перечень сложностей от уставшего руководителя.
Если посмотреть на роль руководителя, то вроде бы все просто – управляй командой, ставь задачи, контролируй процесс. А на деле это далеко не так. Совсем не так.
За последний год я работала с самыми разными компаниями и командами — от небольших стартапов до крупных корпораций. И вот что стало очевидно: независимо от масштаба бизнеса, опыта руководителя или численности команды, большинство проблем фокусируются в двух ключевых плоскостях — люди и бизнес-процессы.
В этой статье собраны топ 3 проблемы большинства компаний и описано как мы их решаем.
Проблема 1: Не хватает времени
Будь вы сотрудником или руководителем, все вокруг ожидают молниеносных решений и безупречного выполнения задач. Особенно если речь идёт о стратегических вопросах, критически важных для компании. Но вот парадокс: осознать истинную значимость той или иной задачи удается далеко не сразу. Пока разгадаешь этот ребус, приходится гасить один бизнес-пожар за другим.
Бесконечная череда дел. Отчеты, совещания, конфликты — всё это лавиной обрушивается, заставляя терять фокус и пытаться охватить необъятное. Постепенно это ведет к выгоранию и утрате интереса. Работа высасывает все силы, не оставляя времени на восстановление. И кажется, что этому круговороту нет конца.
Есть способ остановиться и быстро понять что с тобой происходит.
Затрачиваем времени - 30 минут 1 раз в два месяца
Что делать?
- Для начала выпишите все стоящие перед вами задачи.
- Затем нарисуйте матрицу размером 3x3 (всего 9 клеток), где по горизонтали будет обозначена бизнес-ценность, а по вертикали — трудозатраты. Разместите ваши задачи в этой матрице.
- Теперь смело снижайте приоритет, делегируйте или вовсе игнорируйте задачи с низкой бизнес-ценностью (S). Именно они зачастую отвлекают внимание и отнимают драгоценное время.
- В то же время сосредоточьте усилия на задачах с высокой бизнес-ценностью (L). Именно они принесут наибольший вклад в успех вашего проекта или компании.
Рекомендую проводить такую оценку своей работы не реже чем 1 раз в два месяца. Тогда мы понимаем свой фокус очень четко и это позволяет быть в ресурсе.
И, кстати, если вы чувствуете, что у вас есть нарушение баланса между жизнью и работой, сделайте такое же упражнение для всех сфер жизни, инструмент помогает выровнять ситуацию.
Проблема 2: Ошибка приоритизации: делаем одно, а важно другое
Руководителю часто приходится искать баланс между интересами команды и компании, находя компромиссы и сохраняя хладнокровие даже в самых напряженных моментах. Такая необходимость возникает, когда команда теряет понимание своей роли в общем процессе. Если сотрудники знают месячную цель, но не видят её связи со стратегией компании, это может привести к разобщенности и снижению эффективности.
Стратегия компании должна быть на первом плане, особенно если вы хотите избежать погружения в оперативные задачи, забыв о долгосрочных целях. Успешная компания сочетает в себе три ключевых направления деятельности:
- RUN — выполнение повседневных операций, обеспечивающих функционирование компании. Это задачи, закрепленные в должностных инструкциях сотрудников, благодаря которым поддерживается текущая деятельность.
- CHANGE — постоянное совершенствование технологий, процессов и продуктов. Это адаптация к новым трендам, внедрение цифровых и AI-решений, обновление ассортимента в соответствии с новыми вкусами и предпочтениями клиентов.
- DISRUPT — создание революционных изменений, позволяющих компании выйти в лидеры рынка. Здесь рождаются идеи, способные открыть новые горизонты и обеспечить устойчивый рост.
Компания, стремящаяся к развитию и масштабированию, должна гармонично сочетать все три аспекта, чтобы достичь успеха и остаться конкурентоспособной.
Увы, слишком часто статистика показывает, что 90% сотрудников целиком погружены в поддержание текущих процессов (RUN), практически не уделяя внимания изменениям и инновациям (CHANGE/DISRUPT). Важно отметить, что среди этих сотрудников можно выделить три типа:
- Те, кто стремится к изменениям (CHANGE/DISRUPT). Эти люди горят желанием внедрять новое, но нередко оказываются поглощенными операционной рутиной, что приводит к выгоранию и утрате мотивации.
- Идеальные исполнители (RUN). Для них комфортнее поддерживать стабильные процессы. Они великолепно справляются с задачей обеспечения непрерывности работы, делая это качественно и эффективно.
Каждый из этих типов важен и ценен по-своему. Задача лидера — увидеть потенциал каждого сотрудника и грамотно распределить роли, учитывая их склонности и способности.
Что делать?
- Взгляните на свою компанию как на игрока на рынке. Задумайтесь: создаете ли вы инновации, которые двигают вперед всю отрасль? Если нет, то кто делает это вместо вас и каким образом они влияют на рынок?
- Постоянно оценивайте свои достижения через эту призму. Перестаньте концентрироваться исключительно на процессе — сосредоточьтесь на конечном результате. Даже чтобы удержаться на плаву и сохранить свои позиции, компаниям необходимо постоянно развиваться.
Проблема 3: Управление людьми
Еще важно найти время и силы, чтобы наряду с рабочими вопросами уделять внимание управлению людьми. Мотивация, вдохновение, поддержка и развитие сотрудников требуют постоянного внимания и усилий.
Бывают моменты, когда сложно найти подход к каждому члену команды и зарядить их энергией для достижения общих целей. Даже если мы сами полны энтузиазма, это ещё не гарантирует, что вся команда будет гореть проектом вместе с вами.
Важно понять, что движет каждым человеком в коллективе. Одни стремятся к признанию, другие мечтают о карьерном росте, а третьих мотивирует возможность личностного развития.
Что делать?
Вводим в расписание команды регулярные ретроспективы. Это встречи, посвященные обсуждению внутренних процессов и взаимодействия как внутри коллектива, так и за его пределами. Классическая ретроспектива предполагает ответы на три ключевых вопроса:
- Что мы продолжаем делать?
- Что нам нужно прекратить делать?
- Что нам необходимо начать делать?
Регулярно отвечая на эти вопросы и анализируя рабочие процессы, вы выходите на путь постоянных улучшений и становитесь ближе к созданию сильной и сплоченной команды.
Подведем итоги
Как было бы замечательно найти простой и эффективный способ управления бизнесом, который решает все проблемы и сложности! Представьте себе такую картину: каждый сотрудник чувствует свободу действий, отсутствует излишний контроль, встречи занимают всего несколько часов в неделю, и при этом всем ясно, кто за что отвечает. Команда состоит из мотивированных специалистов, сосредоточенных на достижении общей цели и понимающих свою роль в процессе.
Присоединяйтесь к нашему мастер-майнду, где я расскажу, как мы достигаем этого с помощью системы SWAY. Эта система, проверенная временем и доказавшая свою эффективность за пять лет, объединяет лучшие практики гибкого управления, адаптированные специально для малого и среднего бизнеса. Уже через месяц вы увидите ощутимые улучшения в работе вашей команды.
Ссылка на регистрацию: