Структура документооборота по ТО и ТР автопарка
В этой статье — проверенная 20-летней практикой структура документооборота по ТО и ТР автопарка.Разделена на 3 части: планово-нормативная, учетно-исполнительная и отчетно-аналитическая — как у крупных логистических компаний. Всё адаптируется под бизнес любого размера
Часть 1. Планово-нормативные документы (устанавливают правила ТО и ТР)
Это основа всей системы. Без них — хаос в планировании и исполнении.
1. Положение о техническом обслуживании и ремонте транспорта предприятия
Что это: Главный внутренний локальный нормативный акт. Определяет политику компании в области содержания автопарка.
Обязательно включает:
• Цели и задачи системы ТО и ТР
• Структуру ответственности (кто отвечает, кто планирует, кто выполняет)
• Общие принципы планирования и контроля
• Методы учёта работ и запчастей
• Порядок списания ГСМ и материалов
• Требования охраны труда и промышленной безопасности
Не копируйте шаблоны из интернета. Адаптируйте под ваш флот, условия эксплуатации (город/перевозки/строительство), наличие/отсутствие собственной СТО.
2. Регламент технического обслуживания (периодичность ТО)
Что это: Утверждённая таблица, составленная по рекомендациям производителей и с учётом ваших реальных условий (например, 80% городских пробок + грунтовые дороги = сокращение интервалов на 15–20%).Пример записи:
ГАЗель Next (двигатель УМЗ-4216), ТО-1 — каждые 12 000 км или 10 месяцев (в зависимости от того, что наступит раньше)
❗ Без такого регламента невозможно строить план-график и прогнозировать бюджет.
3. Перечень работ по видам ТО и ТР
Что это: Детальная расшифровка ЧТО делается на каждом ТО.
Формируется на основе:
• Официальных сервисных мануалов
• Технических требований ГОСТ Р 51709-2001
• Опыта эксплуатации конкретных моделей в вашем регионе
Обязательные разделы:
• Контрольные операции (визуальный осмотр, диагностика)
• Крепёжные и регулировочные работы
• Смазочные и заменительные (масло, фильтры)
• Диагностические процедуры (ТО-2 и выше)
4. Нормы времени на работы ТО и ТР
Зачем: Для расчёта трудозатрат, загрузки механиков, расчёта себестоимости работ, обоснования претензий подрядчикам.
Источники нормативов:
• Единые нормы времени (ЕНВМ)
• Ведомственные строительные нормы (ВСН)
• Рекомендации производителя (например, MAN, Volvo, КАМАЗ)
• Внутренний хронометраж (самый точный метод!)
📌 Практический лайфхак: Ведите хронометраж хотя бы 3 месяцев — вы сэкономите 10–25% фонда оплаты труда за счёт выявления «хронометражных отклонений».
5. Нормы расхода запчастей и эксплуатационных материалов
Что это: Основа материального учёта и борьбы с хищениями.
Как формировать:
• На 1000 км пробега (для ГСМ)
• На одно ТО определённого вида (для масляных фильтров, колодок, ламп и пр.)
• Раздельно по моделям ТС (нельзя брать средние данные для «всех грузовиков»!)
Пример:
"Газель Next, ТО-1 — каждые 15 000 км или 12 месяцев".
Часть 2. Учетно-исполнительные документы (фиксируют факты)
Это «рабочая кровь» системы. Именно по этим документам формируются отчёты и принимаются управленческие решения.
1. Путевой лист
Главная роль: Учёт фактического пробега — ключевого параметра для расчёта сроков ТО.
❗ Без путевого листа невозможно доказать, что ТО было проведено своевременно (риск штрафов при проверке)
2. Заявка (заказ-наряд) на выполнение ТО/ТР
Кто заполняет: Водитель (при выявлении неисправности) → механик (при плановом ТО).Обязательные поля:
• Гос.номер ТС
• Пробег на момент подачи заявки
• Вид работ (ТО-1, ТО-2, СО, ТР)/
• Описание неисправности (для ТР)
• Дата, ФИО, подпись
⚠ Ошибка 90% компаний: Не фиксируют пробег при подаче заявки → не могут рассчитать точный расход на 1 км.
3. Акт выполненных работ (АВР) / Акт приёмки-передачи ТС
Самый важный документ в цепочке! Подтверждает:
• Факт выполнения работ
• Объём и качество работ
• Стоимость (для учёта затрат)
• Персональную ответственность исполнителя и заказчика
Что должно быть в акте:
• Перечень работ с нормами времени и стоимостью нормо-часа
• Перечень запчастей и материалов с артикулами, ценой, количеством
• Итоговая сумма (с НДС/без НДС)
• Подписи механика и водителя (или ответственного лица)
• Отметка о проверке качества (желательно — фото дефектов «до», «после»)
Часть 3. Отчетно-аналитические документы (управление эффективностью)
Формируются автоматически при грамотной настройке системы. Позволяют перейти от реактивного к прогнозирующему управлению автопарком.
1. Годовой (месячный) план-график проведения ТО
Формат: Таблица-календарь.Что отражает:
• Текущий пробег каждого ТС
• Дата следующего ТО-1 / ТО-2 / СО
• Прогнозируемый пробег к дате ТО
• Ответственный механик
📊 Pro-совет: Синхронизируйте график с календарем закупок — так вы получите скидки от поставщиков при оптовых заказах.
2. Отчёт о выполнении плана ТО и ТР за период
Ключевые метрики:
• План / Факт (в шт.)
• % выполнения
• Причины невыполнения (дефицит запчастей, простой водителей, поломка подъёмника)
• Отклонения по срокам (среднее и максимальное)
3. Отчёт о затратах на ТО и ТР + простой ТС
Структура отчёта:
• Запчасти и материалы (по каждому ТС и в разрезе категорий)
• Оплата труда (своих механиков / подрядчиков)
• Услуги сторонних СТО
• Дни простоя (с причиной: ожидание запчасти, ремонт ДВС, КПП)
❗ Этот отчёт — основа для расчёта себестоимости 1 км пробега и TCO (Total Cost of Ownership).
4. Анализ показателей надёжности парка
Ключевые KPI для руководителя:
• Коэффициент технической готовности (Кг)
• Коэффициент технической исправности (Ки)
• Частота отказов на 1000 км
• Средняя стоимость ТО на 1 км пробега
• Средняя продолжительность простоя при ТР
🔍 На что смотреть в первую очередь: Рост «стоимости ТО на 1 км» + рост «частоты отказов» = сигнал к замене модели в парке.
Решение:
✅ Для юридических лиц — 1С:Автопарк, 1С-Логистика: Управление транспортом, СБИС Транспорт, FleetBoard
✅ Для ИП и малого автопарка (до 10 ТС) — облачные сервисы: FleetMonitor, АвтоДокумент, Mobistaff
Как это работает в 1С:
Путевой лист → карточка ТС → триггер ТО → заказ-наряд → АВР → отчёт по затратам
— всё автоматически, без дублирования.
Минимальный жизнеспособный пакет документов для малого автопарка (до 10 ТС)
Если пока нет бюджета на 1С — начните с этого:
1. Карточка учёта ТС (Excel) — пробег, дата последнего ТО, следующее ТО, основные неисправности
2. Папка с Актами выполненных работ — от СТО или от своих механиков (обязательно с артикулами запчастей!)
3. План-график в Google Calendar — с напоминаниями за 500 км и за 3 дня до ТО
4. Чеки на запчасти, подшитые к актам (сканы в облаке — Google Drive, Яндекс.Диск)
P.S. Подписывайтесь — в следующей статье разберём:
🔹 Как составить регламент ТО под ваш парк (с шаблоном Excel)
🔹 Как внедрить 1С:Автопарк «с нуля» за 14 дней
Загляните в наш транспортный отдел в Telegram — там ежедневно публикуем шаблоны, разъяснения и лайфхаки для ИП и юрлиц в 2025 году.