Вы уделяете должное внимание запасам?
О категоризации запасов, зоне ответственности за их рост, способах эффективного управления
Зачастую на предприятиях, когда затрагиваешь тему запасов с целью оптимизации рабочего капитала можно услышать такие тезисы:
- от представителей производства или ремонтников: Запасы не моя зона ответственности, пусть снабженцы за них отвечают! Мне работать нечем!
- от представителей снабжения: Я поставил все вовремя по заявке, я не отвечаю за накопление запасов и оборачиваемость! Пусть производство заказывает нормально!
Знакомо? На самом деле обе стороны и правы, и неправы. Давайте детально разберемся, как так?
В своем материале я постараюсь предоставить практики управления запасами и пояснить способы их управления. Здесь мы не будем затрагивать тематику категорийного менеджмента.
Если проследить поток создания ценности непосредственно для процесса управление запасами, то можно выделить ключевые шаги:
1. Планирование потребности
2. Закупки
3. Формирование запасов
4. Потребление
5. Образование невостребованного имущества
Стоит отметить, если вы планируете или уже занялись наведением порядка в управлении запасами, то вы должны четко понимать, что причины образования запасов на каждом шаге будут свои, а значит способы решения также будут отличаться между шагами, как и зона ответственности за каждый шаг будет отличаться.
Причины образования запасов и шаблоны решений
Чтобы проще было представить вышесказанное условие, приведу несколько примеров причин образования запасов по шагам:
1. Планирование потребности:
- Оценочное (неточное) определение потребности на период
- Заблаговременное сезонное планирование (распутица, удаленные регионы, сложности с поставками)
- Не управляем переходящими работами между вахтами, этапами
- Не понимаем сроков поставки (параллельный импорт, обход санкций)
- Не сформировали потребность заблаговременно
Решение: Соответственно в данном случае от представителей снабжения потребуется разработка механизма заявочная компания, а со стороны производства и ремонтной деятельности планирования видов работ (проектов) и потребностей для них.
Скорее всего у Вас возник вопрос, почему я фокусируюсь только на производстве и ремонтах. Если взять любое предприятие или компанию, то наиболее емкие с точки зрения бюджета запасы, будут формироваться в процессах производства и ремонтов. Более подробно об этом еще поговорим при категоризации запасов. Остальные процессы, как правило не влияют существенно на рабочий капитал.
2. Закупки:
- Приобретаем по выгодной цене, не учитываем дальнейшую стоимость хранения и обработки запаса
- Поставили за рамками ожидаемых сроков
- Качество поставленных запасов не соответствует заявленному
- Потребность изменилась после контрактования
Решение: Для устранения корневой причины в этом случае потребуется разработка механизма выбора поставщика, оптимального заказа МТР, а также сформировать зону ответственности и КПЭ между заявителем и поставщиком.
3. Формирование запасов:
- Не понимаем чей это запас, для чего, когда он необходим
- Не владеем информацией по отклонениям хранения запасов
- Отсутствует расчет оптимального запаса
- Запасы оцениваются по остаточному принципу, без учёта категории запасов
Решение: Рекомендую провести категоризацию запасов, ввести стандарт управления каждой категорией. Определить оптимальный уровень для каждой категории. Определить перечень запасов, которые будут отнесены к аварийным. Настроить логистику перемещения запасов внутри компании, разобраться с местами хранения.
4. Потребление:
- Изменились сроки выполнения ремонтов (были неплановые, в рамках которых раньше сделали плановый ремонт)
- Потребили другое количество, от заявленного
- Изменение перечня МТР в процессе выполнения ремонтных работ
Решение: Для решения проблем данного шага нам потребуется установить контроль реализации проектов, выполнить факторный анализ и определить зоны ответственности.
5. Образование невостребованного имущества (НВИ)
- НВИ своевременно не выявляется
- Процедура реализации сложная и различается между подразделениями
- Реальная цена НВИ ниже балансовой стоимости, что затрудняет реализацию
Решение: Здесь нам потребуется разработать подходы к оптимизации НВИ и сформировать подкатегории
Категории запасов
Итак, существует всего 6 категорий запасов, каждая из которых управляется по собственному алгоритму и имеет своего владельца:
1. АТЗ – аварийно-технический запас
2. ТМС – технологическое сырье, материалы
3. РПМ – регулярно потребляемые материалы
4. МРП – материалы разового потребления
5. ПФ, ЗИП – подменный фонд; запчасти, инструменты и принадлежности
6. НВИ – невостребованное имущество
Последовательно разберем каждую категорию. Выясним почему важно разделять ваши запасы именно на эти группы и как эффективно управлять отдельно взятой категорией
ТМС
В целом, ТМС не являются запасами в сравнении с другими представленными в этой статье категориями. ТМС в большей степени является активом в процессе производства.
- Отражаются в бухучете обособленно на счете учета запасов, но при этом не является запасом (для управленческого учета), а является активом в эксплуатации.
- Это материалы используемые для технологии в процессе производства, списываемые на расходы в течение продолжительного времени (например: взрывчатые вещества, инициирующие устройства, ферросплавы, ГСМ, уголь сорбент, кальция гипохлорит…) .
- После подачи в технологию исключаются из анализа запасов
- До подачи являются запасом и должны поставляться на передел производства непосредственно перед использованием
МРП
За уровень запаса МРП отвечают две функции снабжение и заказчик. МРП – это запасы МТР, зарезервированные под конкретные потребности, по которым определены требуемое количество, цель использования и ожидаемая дата использования
- Для МРП должна быть установлена целевая оборачиваемость запаса
- В ходе категоризации уточняются планы потребления имеющихся запасов МТР – осуществляется резервирование под конкретные будущие проекты или перевод в НВИ
- С каждым руководителем проекта подписывается протокол о персональной ответственности за использование зарезервированных МТР в срок, для обеспечения контроля и обратной связи по оборачиваемости запасов
Для анализа факторов влияющих на изменение запасов потребуется разработка отчета. На основании причин образования запасов, вы сможете разработать корректирующие мероприятия.
Управление запасами МРП реализуется в рамках процесса заявочной кампании
РПМ
Цель выделения регулярно потребляемых материалов – применение особых методов управления: планирования потребности, организации закупок, внутренней логистики, использования, а также автоматизации и роботизации вышеуказанных процедур.
Признаки РПМ:
1. Позиции, потребность в которых потребители способны планировать не к конкретной дате, а на временной период в силу одной из следующих причин:
- потребление РПМ является условно-непрерывным (химикаты, горюче-смазочные материалы, бентонит)
- РПМ массово потребляются и/или стоят дешево, из-за чего затраты на планирование, учет и контроль могут превышать стоимость запасов (канцелярия, расходные материалы, бытовая химия)
2. Позиции, по которым неприемлемо отсутствие запаса на предприятии
Графически запасы РПМ можно представить в виде пилы
При этом РПМ делятся на 2 группы в зависимости от критичности последствий их отсутствия на складе.
Для каждой группы РПМ необходимо разработать решения по управлению.
АТЗ
АТЗ формируется для снижения конкретных рисков потерь на случай аварийного отказа оборудования. Ключевой принцип определения АТЗ – баланс рисков и затрат на их покрытие. МТР включаются в АТЗ при условии, что затраты на их хранение не превышают величину снижаемого с их помощью риска. АТЗ закрывает риск длительного простоя при нормальной эксплуатации оборудования
ПФ
Основными признаками подменного фонда являются МТР в эксплуатации, не являющиеся основным оборудованием, но имеют ротационный характер: работа – ремонт – хранение и транспортировка – работа. Например, это могут быть прокатные валки, манометры, двигатели, коробки передач. Уровень ПФ определяется расчетным путем.
ЗИП
• Запасы МТР, полученные единовременно при поставке нового оборудования (домкрат в новом автомобиле). Прочие новые и отремонтированные детали (заглушки трубопроводов, для использования во время ремонта. Детали, пригодные к прямому использованию, не имеющие даты использования)
Пример одного из кейсов проделанной работы по категоризации и дальнейшей оптимизации запасов:
НВИ
Эффективность реализации НВИ растет за счет правильного фокуса, активных продаж, оптимизации БП.
Эффективное управление НВИ это:
1. Фокусирование усилий реализаторов
- Приоритезация НВИ с точки зрения возможного дохода и скорости реализации
- Прозрачность при постановке целей
- Реалистичная оценка минимальных цен
2. Усиление функции активных продаж
- Использование инструментария активных продаж
- Внедрение системы мотивации
3. Оптимизация процесса реализации
- Оптимизация процессов согласования
- Концентрация НВИ на одном складе
НВИ можно разделить на 4 подкатегории, для каждой из которых применяется свой подход к оценке и реализации:
- Штучные
- Ликвидные
- На списание
- Реализуемые
В заключение, сформулируем ряд тезисов:
- Качество управления МТР напрямую влияет на величину рабочего капитала
- Состояние запасов МТР является отражением культуры предприятия и уровня её зрелости
В управлении запасами нет одного ответственного, но есть главный заказчик – руководитель компании, который хочет эффективно управлять запасами и в его силах настроить кросс-функциональные процессы должным образом