Что такое воронка подбора: как считать эффективность рекрутинга

Как HR-специалисту ответить на запрос руководства и обосновать рекрутинг конкретными цифрами, если кандидаты уходят на этапе собеседования, тестирования или финального интервью, бюджет на рекламу вакансий сокращается, а времени на закрытие позиции уходит много? Как перевести эти проблемы в плоскость измеримых метрик и управляемых процессов?

Ответ в грамотном построении и анализе воронки подбора — фундаментальном инструменте рекрутера. Вместе с «Поток Рекрутментом» разбираемся, из каких этапов состоит воронка и что каждый из них означает для итоговой эффективности.

Воронка подбора — это путь кандидата от первого контакта с компанией до выхода на работу. Главная ценность воронки — в визуализации этого пути и структурировании данных. Без воронки рекрутеру сложно понять, на каком этапе теряются лучшие соискатели и почему сроки подбора срываются. Воронка подбора покажет узкие места, эффективность каждого этапа, конверсию кандидатов из стадии в стадию, причины отказов и реальные сроки закрытия вакансии.

Количество и структура этапов в воронке различаются в зависимости от специфики компании и позиции. Хорошая воронка обычно состоит из 10 этапов:

Начальные этапы — это отклики и найденные кандидаты, с резюме которых начинается работа.

Например, крупная компания с устоявшимся продуктом ищет фронтенд-разработчика. В вакансии указали только «JavaScript/TypeScript», но не уточнили, что проект состоит из легаси-кода на Angular и нового функционала на React. В результате приходили кандидаты, которые работали только с React и отсеивались на собеседовании, узнав про необходимость поддерживать старый код на Angular.

Решение. Указать оба фреймворка в описании вакансии. Это поможет привлечь разработчиков с нужным опытом и готовностью работать с двумя стеками.

Затем следуют этапы первичного контакта: исходящие звонки или сообщения, которые подтверждают интерес и активность кандидата. Здесь оцениваем работу HR-бренда: если люди не отвечают на сообщения, возможно, проблема в подаче вакансии или репутации компании на рынке.

Следующий блок — оценочные этапы: телефонное интервью, собеседование с будущим непосредственным руководителем, тестовое задание. Этапы различаются в зависимости от специфики компании и позиции. Тут воронка подбора сужается максимально сильно, и именно на этих этапах чаще всего происходят основные потери кандидатов.

Например, 8 из 10 кандидатов на позицию Java-разработчика не проходят техническое собеседование из-за незнания Spring Boot. Решение. Проверить, указано ли это требование в вакансии и правильно ли рекрутеры его озвучивают.

Финализация — этапы предложения о работе и его принятия, которые тоже таят в себе риски, особенно если затягиваются сроки согласования или предлагаются неконкурентные условия.

Как часто нужно пересматривать этапы воронки подбора?

Если в компании работает около 50 человек, то перечисленные проблемы на каждом этапе воронки можно отследить вручную. При массовом подборе или в компаниях с большим штатом сотрудников подойдут автоматизированные решения. Например, «Поток Рекрутмент» помогает увидеть, на каком этапе теряется больше всего кандидатов в компании. Анализ данных выводит конверсию для каждой стадии и показывает цифры для прогноза реальных сроков закрытия будущих вакансий.

Ценность этапов воронки возрастает, когда наблюдения рекрутера подтверждаются измеримыми показателями, или метриками. Рассмотрим 4 метрики, которые переводят данные в управленческие инсайты.

Рассчитать конверсию воронки подбора без ошибок можно по формуле:

(количество кандидатов на текущем этапе / количество кандидатов на предыдущем этапе) × 100%.

Например, из 100 откликов на собеседование пригласили 25 человек → конверсия этапа «отклик-собеседование» составляет 25%. Из этих 25 человек тестовое задание выполнили 15 → конверсия «собеседование-тестовое» = 60%. Такая детализация помогает точно определить проблемные зоны.

Какая конверсия считается нормальной для воронки подбора?

Низкая конверсия на ранних этапах, например, с отклика на собеседование, говорит о проблемах с качеством кандидатов или формулировками вакансии. Высокий отток на финальных стадиях, особенно после выхода оффера, может сигнализировать о затянутых процессах согласований или недостаточно привлекательном пакете компенсаций.

Что делать, если на всех этапах низкая конверсия?

Например, вы заметили, что 40% кандидатов отсеиваются после этапа тестового задания.

Решение. Изменить тестовые задания: добавить четкие критерии оценки, сократить объем или убрать похожие задачи. Конверсия может повыситься на 25% всего за месяц.

Как правило, большинство вакансий с отлаженным рекрутментом закрывается за 2–3 недели или месяц. Если кандидат задерживается на каком-то одном этапе — это прямой сигнал об «узком месте» в процессе.

Почему вакансия не закрывается в срок?

Рассчитывается как сумма всех затрат деленная на количество закрытых вакансий за период:

(Зарплатные затраты на рекрутера + Затраты на площадки + Реферальные бонусы) / Количество закрытых вакансий.

Стоимость найма покажет, какие источники кандидатов и какие позиции наиболее рентабельные.

Качество найма, или как быстро новый сотрудник адаптируется и начинает показывать результат. Хотя эту метрику сложно отследить напрямую через воронку подбора, ее можно связать с этапами отбора. Как показывает практика, сотрудники, успешно прошедшие адаптацию, показывают стабильные результаты уже через полгода.

Что исправить, если новые сотрудники часто не проходят испытательный срок?

Регулярный анализ этих данных позволяет не просто констатировать проблемы, а заранее предлагать решения: автоматизировать этапы, перераспределять ресурсы или менять подход к коммуникации с кандидатами.

Анализировать воронку подбора для улучшения процесса найма можно самостоятельно или с помощью встроенной аналитики и автоматической отчетности, как в «Поток Рекрутменте». Полученные данные должны переводиться в конкретные шаги для команды рекрутеров, руководителей и руководства.

Если вы видите, что основной отток происходит после собеседования с менеджером, то проведите совместную встречу: обсудите, какие именно критерии оценки он использует, и совпадают ли они с тем, что заявлено в вакансии.

Низкая конверсия с оффера на выход — сигнал к тому, чтобы пересмотреть процесс оформления, возможно, добавив больше коммуникации с кандидатом в этот промежуточный период, включая звонок от будущего наставника.

Чтобы перейти от данных к действиям, нужна четкая и актуальная картина происходящего. Можно построить ее вручную, но для постоянного мониторинга и глубокого анализа нужна система автоматизации. Например, в «Поток Рекрутменте» автоматически генерируется отчет «Аналитика воронки» и показывает проблемный этап здесь и сейчас. А отчет «Воронка в динамике» подсвечивает тенденции. Можно вовремя заметить, на каком этапе конверсия начала падать. Эти отчеты станут отправной точкой для плана улучшений.

В долгосрочной перспективе данные воронки подбора помогают формировать стратегию найма: сколько в среднем кандидатов нужно привлечь, чтобы закрыть одну позицию. Так можно более точно планировать нагрузку на рекрутеров и бюджет на маркетинг. Это особенно актуально, когда компании стремятся к оптимизации всех расходов, включая HR. Воронка подбора перестает быть просто отчетным инструментом и становится частью системы эффективности рекрутинга, где каждый этап и метрика напрямую влияют на результаты бизнеса.

Что сделать прямо сейчас?

Если ваша компания только начинает внедрять этот подход, не стремитесь к идеальной схеме с первого дня. Начните с малого: выберите одну-две ключевые вакансии, вручную отследите весь путь 10-15 кандидатов по ним.

Эти первые цифры, даже если они неидеальны, уже дадут вам пищу для размышлений и точку отсчета для дальнейших улучшений. Главное — начать считать и задавать правильные вопросы к процессу, а не полагаться на субъективные ощущения.

Эти шаги займут чуть больше часа, но дадут вам данные для диалога с руководством и коллегами.