Как я снова полюбил встречи и созвоны
Если вы какое-то время читаете мой канал, то, вероятно, знаете, что я не очень перевариваю встречи и онлайн-звонки как инструмент бизнес-коммуникации. В PDF «От Хаоса к Системам», я даже начал с того, что, первым делом, нужно сократить количество времени, проводимого на созвонах, чтобы было к чему применять тайм-менеджмент.
Все несколько поменялось после активного применения транскрибации и саммари встреч. Теперь каждый созвон я включаю диктофон, записываю разговор и делаю его краткую выжимку, в которой прописано что обсудили, о чем договорились и на кого какие задачи поставлены.
Кстати, раньше для этого заморачивался с импортом в Хаос-контроль аудио-заметок из Zoom, но, на практике, удобнее просто положить рядом телефон с включенной записью аудио - как на фотке.
Удивительно, но простой процесс записи и обработки встречи ведет к трансформации самих встреч:
- По итогам все участники видят о чем договорились. Кстати, забавно видеть как часовая встреча в итоге трансформируется в одну страницу содержательного контента
- В связи с этим на следующих встречах участники подсознательно начинают меньше говорить ни о чем и больше говорят по существу. А это сокращает длительность самих обсуждений, что уже победа
- Если после пары встреч отправить участникам саммари, они начинают ожидать их после каждого обсуждения. На уровне подкорки впитывается понимание, что цель каждого собрания - саммари с фиксацией договоренностей, выводов и задач
Проще говоря, встречи становятся более содержательными, занимают меньше времени и генерируют больше последующих действий. Поэтому горячо рекомендую внедрить практику делать автоматизированные саммари.
Самый простой способ это делать выглядит так:
- Скачать Хаос-контроль, где в версии 2.13 появилась волшебная кнопка создания саммари (подробнее об этом здесь)
- Вывести на рабочий стол мобильного устройства виджет быстрого создания аудио-заметки
- При проведении встречи запускать аудио-запись (как на картинке) через виджет, либо из раздела Файлы → Аудио-заметки
- По окончании записи достаточно нажать на кнопку «Сделать транскрипцию», которая подготовит полный текст разговора
- После этого можно сделать саммари с помощью кнопки «Краткое содержание»
- Скопировать что получилось и отправить всем участникам в рабочий чат
Лично я довел это до такого автоматизма, что ни слова не говорю при подключении к Zoom, пока не запущу запись. Аналогично при личных встречах.
Кстати, прелесть обработки с помощью AI в том, что даже в условиях низкого качества записи получаются нормальные результаты. ХК AI понимает контекст и эффективно «додумывает» в тех местах, где присутствует невнятная коммуникация. Вплоть до предложения действий, которые явно не обсуждались, но логически следуют из канвы обсуждения.
По правде сказать, кажется, что функция транскрибация и саммари должна быть отдельным продуктом, а не частью ХК, который изначально предназначен для управления задачами. Более того, есть отдельные приложения, которые решают только эту задачу и стоят что-то вроде 900 рублей в неделю. В ХК это все часть лицензии PRO или отдельной лицензии на безлимитный ХК AI.
Кстати, в связи с недавним обновлением ХК, где создание саммари сильно упрощено, мы вернули возможность купить пожизненный безлимит на ХК AI, позволяющий без ограничений делать транскрипции, саммари и общаться с Perplexity PRO. Лицензия доступна до 20 октября включительно (потом опять останется только подписка), а по промокоду TARASOV доступна дополнительная скидка. Так что если описанный процесс приживется, обратите внимание.
Да здравствуют встречи, которые проходят не просто чтобы поговорить, а ведут к действиям. Больше никакой депры от прилетающих приглашений в Zoom.
Подписывайтесь на Telegram Дмитрий Тарасов (Input / Output).