Способ упорядочить всё!

Соглашусь, заголовок весьма провокационный. Тем не менее, в окружающем нас мире есть процессы, которые могут не вписаться в описанные ниже рамки. Однако, большинство задач и систем легко организовать с помощью трех колонок на доске: To Do, In Progress, Done.

Чем дольше я работаю в сфере управления проектами и командами, тем больше убеждаюсь, что эти три магические колонки подходят для любых условий. Они становятся незаменимыми, как только количество задач или участников команды становится больше трёх.

На первый взгляд, в этих трех колонках нет ничего необычного — их знает даже самый юный проектный менеджер. Но насколько они полезны в любом процессе! Я использую такую доску для личных дел (хотя редко передвигаю в ней задачи), создаю подобные доски для проектов, хакатонов и других мероприятий, где требуется отслеживать различный статус выполнения задач.

Итак, To Do — первая колонка, собирающая задачи, которые необходимо сделать в ближайшем будущем. Выполнение этих задач непосредственно влияет на достижение поставленной цели.

In Progress — колонка активности. Здесь находятся задачи, над которыми в настоящее время ведется работа. Обычно существует правило, что задача не может оставаться в этой колонке после завершения рабочего дня. Это позволяет актуализировать информацию о задачах и отслеживать, удалось ли выполнить необходимое в текущем дне, либо задача вновь возвращается в To Do.

И наконец, Done — колонка, за которой пристально следит каждый проектный менеджер. Сюда попадают выполненные задачи. В идеальном мире, в конце временного отрезка, выделенного на работы, другие колонки доски должны быть пусты, а все задачи перенесены из To Do в Done.

Для небольшого проекта, личного менеджмента или несложного процесса этих трех простых колонок должно быть достаточно. Это базис, на котором выстраивается порядок. Он помогает определять статусы задач, смотреть объем выполненных работ за определенный период и дает менеджеру много информации о текущем состоянии системы. Главное — не забывать переносить задачи при смене их статуса, чтобы доска всегда была актуальной.

Естественно, базовый вариант доски не является исчерпывающим. Можно создать дополнительные колонки, расширяющие возможности управления задачами.

Например, колонка Backlog может собирать задачи, не относящиеся к достижению текущей цели. Туда складываются задачи, которые будут взяты в работу в следующих временных итерациях. В этом и заключается основное отличие этой колонки от следующей за ней To Do. Из To Do задачи сразу же берутся в работу, и во многих концепциях Agile, задачи берутся самостоятельно без дополнительного согласования. Backlog же не относится к текущей работе, там собирается всё, что пригодится в будущем. Обычно задачи из него в To Do проектный менеджер переносит в начале новой фазы работы над проектом. Задачи Backlog можно хранить как на основной доске, так и на дополнительной, чтобы в конце итерации получить удовлетворение от чистых колонок и полностью заполненной Done.

Интересным является также наличие колонок Control или In Review. Существуют процессы, требующие подтверждения корректности выполнения задачи от третьей стороны. Такие колонки помогают упорядочить этот механизм. В зависимости от договоренностей с командой, колонка Control/In Review может находиться либо после Done, либо перед ней. После выполнения задача переносится в колонку Control, где третья сторона проверяет результат и самостоятельно переносит задачу дальше по доске. Я сторонник того, чтобы три базовые колонки оставались последовательными: To Do ⇒ In Progress ⇒ Done. На мой взгляд, завершение работы над задачей — это перенос её в Done. Все дальнейшие процессы должны происходить после этой колонки. Иногда возникают ситуации, когда часть задач требует контроля, а часть нет, и дополнительная колонка может мешать привычной работе. Однако, самая удобная доска та, которая удобна вам, поэтому выбор за вами.

Если на доске появляются новые колонки, и какие-то из них располагаются после Done, может потребоваться новая колонка для финального состояния — Completed. В случае добавления колонки Control, Completed можно расположить после неё. Именно в эту колонку проверяющий будет переносить просмотренную задачу. Также подобная колонка нужна, если появляется колонка Testing, чтобы окончательно подтвердить завершение работы над задачей после тестирования.

Конечно, в данной статье приведен не исчерпывающий список колонок и статусов задач, с которыми вы можете работать на доске. Существует множество вариантов, и разные процессы требуют различных дополнительных механизмов организации работы.

Однако, при создании новой доски не стоит пытаться предусмотреть все возможные состояния и добавить для каждого из них колонку. Люди очень ленивы, и им трудно переносить задачи даже по трем стандартным колонкам. Если колонок будет 6, 8, 10, большинство перемещений задач вам придется делать самостоятельно, и актуальность доски всегда будет под вопросом. Начните с базовых трех, дополните доску только супер-необходимыми колонками, а остальные механики постарайтесь реализовать в рамках существующих инструментов. Чем проще механизм контроля, тем легче его поддерживать в актуальном состоянии и считывать информацию. Поэтому To Do, In Progress, Done — это база, которая никогда не подведет.