Как бизнесу не потерять заявки, когда собственник в отпуске: 3 сценария автоматизации на «Битрикс24»
«Я не могу уйти в отпуск — бизнес встанет».
В своем Telegram-канале я регулярно разбираю такие ситуации на кейсах: как подготовить бизнес к отпуску, как автоматизировать продажи и не потерять клиентов. Подписаться и не держать все в голове
Когда ты — узкое горлышко в компании
Каждый третий собственник, с которым я работаю, говорит, что боится отпусков. Потому что именно он:
- принимает заявки от клиентов;
- решает спорные ситуации;
- подписывает договоры;
- знает все скидки, условия и особенности проектов.
Пока собственник онлайн — всё работает. Он исчезает — и система разваливается.
💡 Хорошая новость: даже с минимальными настройками CRM можно сделать так, чтобы бизнес не зависел от вас лично.
Рассказываю на конкретных сценариях, которые мы внедряли в Битрикс24.
🧠 Сценарий 1: Умный автоответчик, который стартует самостоятельно
Когда ты в отпуске, самое главное — не потерять заявку в моменте.
Что делаем:
- Все формы, чаты и почта собираются в единый входящий поток в CRM. Я рекомендую лиды, но могут быть и сразу сделки.
- Автоматически срабатывает триггер: клиенту уходит письмо или сообщение: «Спасибо, что обратились. Мы получили вашу заявку и свяжемся в течение 2 часов». Да, здесь нужно ориентироваться на среднюю по больнице скорость обработки заявки, но как правило — чем быстрее, тем лучше
- CRM автоматически назначает ответственного менеджера по расписанию или загрузке.
- Если менеджер не реагирует — уведомление уходит его руководителю.
💡 Здесь так же можно рассмотреть различные варианты меток для быстрой фильтрации, чтобы в один клик отобразить всё, что было, пока вас не было.
📋 Сценарий 2: Подсказки, шаблоны и инструкции внутри CRM
Чтобы менеджеры могли действовать без постоянных вопросов к тебе, мы:
- добавляем чек-листы и контрольные поля;
- подключаем шаблоны писем, КП, договоров;
- встраиваем подсказки прямо в интерфейс CRM.
Например:
- При попытке дать скидку более 5%, появляется уведомление: «Установленная скидка превышает допустимую. Проверь политику компании» И сразу ссылка на статью для быстрого ознакомления.
- Если ключевое поле не заполнено — сделку нельзя продвинуть дальше.
💡 Глобально это позволяет менеджеру держать под рукой всю необходимую информацию, а это меньше косяков, меньше ручного контроля — больше времени на отдых.
⛑ Сценарий 3: Эскалация только по-настоящему важных случаев
Иногда без тебя всё-таки не обойтись. Но не по каждой мелочи.
Что мы делаем:
- Если сумма сделки выше лимита — уведомление уходит доверенному лицу;
- Если сделка «зависла» — задача ставится руководителю;
- Если менеджер отмечает сделку как "нестандартную" — CRM маркирует её и запускает сценарий эскалации.
💡 Как следствие, уведомление собственнику уходит только если за определенное время никто из ответственных не отреагировал. Вы отдыхаете, но все равно держите руку на пульсе.
Что в итоге?
✅ Вы можете уйти в отпуск — и не переживать за входящие заявки
✅ Команда становится самостоятельной
✅ Клиенты получают ответ вовремя
✅ А вы отдыхаете, а не фоном работаете с пляжа
📌 Хочешь больше таких решений? В Telegram-канале я делюсь кейсами, схемами и внедрениями — всё проверено на клиентах. Подписывайтесь, чтобы бизнес работал без вас