Учёт рабочего времени в системе контроля доступа: как ControlGate автоматизирует работу табельщиков
Контроль рабочего времени сотрудников — одна из важных частей управления бизнес-процессами в компании. Эффективное использование рабочего дня напрямую влияет на производительность и прибыль компании.
На практике внедрение учета рабочего времени часто превращается в дополнительную нагрузку на кадровую службу, вопреки заявлениям производителей о полной автоматизации. Вместо упрощения процесса табельщикам приходится тратить больше времени на рутинные операции.
В этой статье мы обсудим, как система учета рабочего времени (СУРВ) в составе системы контроля доступа может облегчить труд кадровиков и почему ее внедрение приносит пользу бизнесу.
Что такое система учета рабочего времени и почему она важна для вашего бизнеса
Перед рассмотрением системы учета рабочего времени важно понять, что такое рабочее время.
Рабочее время — это период, в течение которого сотрудник выполняет свои профессиональные обязанности и задачи по трудовому договору или контракту.
Законодательство требует, чтобы каждая организация вводила внутренний распорядок, но компании могут адаптировать формы учета рабочего времени в зависимости от своих особенностей.
Система учета рабочего времени (СУРВ) — это программно-аппаратный комплекс, который автоматически отслеживает присутствие сотрудников на рабочем месте и на основе этих данных формирует табель для начисления заработной платы.
Идеальная модель рабочего процесса табельщика
В реальности расчет зарплаты зачастую требует ручной обработки данных, что занимает 3–4 рабочих дня у нескольких сотрудников отдела кадров.
СКУД фиксирует время прихода и ухода сотрудников, но не обеспечивает полной автоматизации процесса. Это приводит к необходимости ведения учета в двух системах: СКУД и 1С:ЗУП, что усложняет работу и увеличивает затраты времени.
Идеальное решение — это полная интеграция СКУД с 1С:ЗУП, которая позволит управлять доступом сотрудников и полное управление СКУДом напрямую из программы 1С. Это уменьшит затраты времени и избавит от дублирования данных.
Как автоматизировать работу табельщиков
Внедрение СУРВ снижает временные затраты на обработку данных и освобождает сотрудников отдела кадров от рутинных задач. Вот основные возможности системы ControlGate:
- Автоматическая настройка доступа: при добавлении нового сотрудника в 1С система сразу назначает ему права доступа на предприятие по должности и графику.
- Блокировка доступа при увольнении: если в 1С сотруднику присвоен статус «уволен», его доступ на предприятие сразу блокируется.
- Назначение рабочих графиков: через 1С можно установить смены, перерывы и правила для опозданий или временных отлучек.
- Автоматическое заполнение табеля Т-13: система формирует табель с учетом всех нарушений и переработок, а затем отправляет его в 1С.
- Учет производственного календаря: система автоматически учитывает праздничные и предпраздничные дни для корректного расчета времени.
- Корректировка отсутствий: больничные, отпуска и командировки вносятся в 1С и передаются в СКУД для точного учета.
- Переход смен через 00:00: точный расчет отработанных часов смены в день её начала, без разрыва на двое суток. При этом система позволяет делать перерывы в течение смены, которые не будут учитываться.
Эти функции позволяют одному сотруднику кадрового отдела обрабатывать данные для 1000 сотрудников всего за 2–3 часа, что значительно уменьшает нагрузку и ускоряет процессы.
ControlGate помогает проводить детальный анализ. Система разделяет рабочие и нерабочие зоны — например, коридоры или столовую — и фиксирует, где сотрудники проводят время. Это дает возможность анализировать эффективность работы и выявлять слабые места в бизнес-процессах.
Специальные устройства контроля доступа фиксируют все перемещения сотрудников. На основе этих данных формируется электронный журнал, а затем — табель рабочего времени по форме Т-13, который используется для начисления зарплаты.
Исследования показывают, что на предприятиях без СУРВ сотрудники проводят на рабочих местах около 45% времени. Это указывает на проблемы в организации труда, которые требуют оптимизации.
Как узнать, кто действительно работает?
СУРВ помогает отслеживать вовлеченность сотрудников за счет четкого учета их перемещений. Например, если сотрудник часто покидает рабочую зону или приходит с опозданием, это говорит о снижении его продуктивности.
Если сотрудник делает 20 выходов за день, его производительность страдает. Система фиксирует такие нарушения, что позволяет вовремя выявлять проблемы.
СУРВ обеспечивает объективность учета и предоставляет руководству актуальные данные о занятости сотрудников. Это помогает избегать переплат за неотработанное время.
Новый уровень управления через оцифровку рабочих процессов
ControlGate — это не просто инструмент учета, а полноценное решение для улучшения работы компании. Программа снижает трудозатраты, уменьшает количество ошибок и делает процессы прозрачными. Сотрудники отдела кадров могут сосредоточиться на стратегических задачах, а руководство получает четкое представление о текущей ситуации на предприятии.
Внедрение СУРВ соответствует требованиям законодательства и упрощает выполнение нормативных обязательств. Это повышает эффективность компании и улучшает условия работы для сотрудников.
Мы приглашаем Вас на онлайн-презентацию программного обеспечения ControlGate.
Записаться можно через кнопку на главной странице нашего сайта.