Цифровизация в TrendFox: какие инструменты помогают делать большие проекты небольшими командами

История нашего агентства началась еще в 2013 году, когда про цифровизацию еще толком никто не слышал. Сферой коммуникаций правил классический PR, СМИ были в большинстве печатными, статьи согласовывались по почте или в мессенджере, баннеры разрабатывали только в PhotoShop’e.

Но прогресс идет вперед, и сегодня в TrendFox инструменты оптимизации и автоматизации стали привычными digital-помощниками. Какие преимущества дает цифровизация:

Рассказываю, как мы используем основные цифровые инструменты – они могут быть полезны и вам.

Это база. Его основная функция – организация встреч с коллегами. Но мы используем календарь намного шире – в качестве личного и командного планировщика.

Думаем, как еще интересно использовать календарь, если у вас есть свои примеры, будем рады услышать в комментариях!

Персональная любовь нашего HR. Трекер задач, библиотека всего самого полезного, бездонный колодец знаний.

Как и все, какое-то время назад мы столкнулись с тем, что привычные трекеры Trello, Asana и другие, ушли. Скажу честно, до 2024 года мы и не использовали их активно (зря). И как раз в 2024-м, с приходом нашего HR мы поняли, что таск-трекер – необходимый инструмент при работе с проектами для команд, особенно частично удаленных. Начали долгие поиски и тендеры и выбрали самый удобный под наш запрос. У Week – российские сервера, свой диск, оперативная служба поддержки, доп разработки под запрос пользователей, современный интерфейс, адекватная стоимость.

Что мы делаем на базе этого инструмента:

Мы планируем перевести в этом году в Week остальные направления – бухгалтерию, юридический отдел, аналитиков, потому что видим эффективность работы в одном поле и хотим уйти от бесконечных писем и сообщений в чатах.

Мы давно уже перешли в нее для создания графического контента. Во-первых, нам очень удобно, что можно работать командой над одной задачей, во-вторых, дизайнерам больше не нужно каждый раз рендерить и отправлять заказчикам креативы, этим у нас занимаются менеджеры.

Мы обучили всех менеджеров базовым скилам при работе с Figma и теперь каждый из них может сделать простейшие задачи: скачать креатив, скорректировать текст, поменять цвет или шрифт самостоятельно, не дергая дизайнера.

Медиалогия

Для работы в коммуникациях обязательно нужен постоянный мониторинг инфополя. Мы, конечно, не ищем публикации по темам и спикерам вручную, для этого есть специальный сервис – Медиалогия.

Менеджеры проектов могут самостоятельно или с помощью джунов собрать упоминания бренда клиента и проверить тональность во всех доступных источниках. Инструмент не бесплатный, но он окупается эффективностью и сокращением трудозатрат.

Быть современным агентством и не использовать ИИ в работе? Не про нас. Мы верим, что через 5 лет ИИ-инструменты станут таким же базовым инструментом, как Excel или Word.

Мы решили внедрять ИИ сразу во всех отделах, не только для райтеров и дизайнеров. И прошли хорошо зарекомендовавший себя курс по использованию искусственного интеллекта.

Но одной теории всегда мало – и коллеги в течение месяца фиксировали промты, которыми они чаще всего пользовались. Затем мы собрали базу промтов и на оффлайн-планерке рассказали про лучшие кейсы и лайфхаки по использованию GPT от коллег.

Сейчас мы продолжаем тестировать возможности ИИ в сочетании с экспертизой сотрудников – нам интересно, как мы еще можем оптимизировать работу и улучшить наши услуги для клиентов. На данный момент мы больше всего работаем с ИИ:

В дизайне – создаем референсы для клиента на согласование до старта работ, обкатываем возникшие идеи, визуализируем макеты баннеров, закидываем результаты брейнштормов, чтобы оценить предварительно эффект.

В корректуре – вносим быстрые корректировки в уже отредактированный текст, проверяем на очевидные ошибки, но тут по-прежнему больше доверяем специалисту.

В стратегиях - просим найти исследования в авторитетных источниках, первично анализируем ЦА и конкурентов, но, опять же, пока на опыте видим, что тут ИИ хорошо работает при правильных промтах, и для сбора большой базы данных, анализировать все же лучше доверить профи..

В продажах - прописываем скрипты и воронки, анализируем тендерные предложения, делаем расшифровки брифингов и преобразуем их в короткие фоллоуапы для команды.

В рекрутинге – работа с воронками, первичный анализ резюме, составление вакансий.

Конечно, ИИ не заменят человека, но точно помогает работать быстрее и сокращает время на рутину.

Если суммировать наш опыт в цифровизации, то я бы скорее сказала, что важно соблюдать баланс. Мы не хотим уходить в безликие услуги, которые со временем превратятся в простые скрипты, мы хотим продолжать качественно работать над проектами, генерировать идеи, общаться с коллегами и испытывать радость от совместной реализации проектов.

Но с современными решениями и при правильном подходе, перераспределении рутины, у нас остается больше времени на реализацию проектов.