Способы обмена документами с компаниями из России в 2025 году
2024 год в белорусской системе электронного документооборота появилась возможность использовать его для трансграничного взаимодействия.
23 мая 2024 года компания ООО «Марк Формэль» осуществила первую в Республике Беларусь отгрузку товаров в Российскую Федерацию, оформленную электронным товаросопроводительным документом. Белорусским оператором электронного документооборота выступила наша компания ООО «Электронные документы и накладные» , а российским – компания "Тензор".
Теперь российские компании могут пересылать документацию в электронном виде без ожидания курьеров и проверки документов. Трансграничный электронный документооборот (ТЭДО) позволил проводить все международные операции без задержек.
Решение ТЭДО для России и Беларуси
Трансграничный электронный документооборот – это возможность обмена товаросопроводительными и другими юридическими документами без задержек и бумажной волокиты. Преимуществом является то, что предприниматель может использовать привычный для него способ ЭДО. Все электронные подписи имеют значимость и признание другой стороной.
Почему стоит выбрать ТЭДО:
- снижение затрат на канцелярию и курьеров, которые доставляют документы;
- повышение скорости согласования документации и итогового подписания;
- минимизация ошибок, следовательно, снижение количества штрафов.
В целом, система обмена документов между белорусским и российским бизнесом довольно понятно, однако следует разобраться с работой каждого участника. А именно, это провайдеры ЭДО, грузоотправитель и грузополучатель, инфраструктурные операторы информационных систем.
Пошаговая работа ТЭДО выглядит следующим образом:
- формирование накладной белорусским грузоотправителем, проставление ЭЦП, отправка через ЭДО;
- распознавание и проверка документа российским ЭДО, его передача для дальнейшей проверки ДТС России;
- запрос в ДСТ Беларуси по поводу полученного документа;
- подписание документа после получения ответа и отправка его грузополучателю.
Такой обмен документами происходит довольно быстро и никто из участников не тратит время. Также все защищены юридически, т.к. происходит несколько этапов проверки.
Примеры ТЭДО: как это может выглядеть
В Беларуси есть множество компаний, которые уже используют ТЭДО. Это значительно облегчает взаимодействие с документацией и непосредственно с контрагентами. Рассмотрим несколько примеров.
Компания Mark Formelle
Mark Formelle – это крупный белорусский производитель трикотажа, который работает в разных странах СНГ, в том числе и России. В прошлом компания передавала в российский филиал множество документов, которые попадали по нужному адресу по прошествию не менее трех рабочих дней. Процесс был довольно сложен, т.к. готовый пакет документов необходимо было отправить в Россию и после подписи вновь в главный офис в Беларуси.
С мая 2024 года в компании бумажные документы были заменены на электронные. Теперь они уходят в виде универсальных передаточных документов (УПД), представленных исключительно в цифровом виде.
Пересылка документов была организована с помощью разных компаний. Оператором белорусского ЭДО стала компания ЭДиН, российского – компания “Тензор”. Доверенными третьими сторонами (ДТС) стали белорусская компания Национальный центр электронных услуг и российская компания “Газинформсервис”.
Из изменений в работе Mark Formelle можно отметить следующее:
- формирование документа происходит в электронной системе компании;
- готовый документ передается в белорусскую компанию ЭДО и сразу же в российскую;
- на ДТС положена проверка подписей, а операторы ЭДО должны обменяться данными.
Подпись электронных документов занимает около часа, что значительно снизило ожидание. Уже за семь месяцев такого взаимодействия компания подписала почти четыре тысячи документов. При чем без потери производительности, но с экономией времени, бумаги, доставки.
Какие преимущества получает бизнес от ТЭДО?
Все участники трансграничной торговли при переходе на электронный документооборот перестают зависеть от почты и курьеров. Теперь можно быть уверенным в том, что документ будет доставлен вовремя и не потеряется в процессе перевозки. Также все необходимые подписи на документе проставляются в один день. Снижаются расходы на хранение бумажных накладных.
Если говорить в процентах, то электронный формат на 24-40% освобождает время сотрудников и 80% уменьшает затраты на печать и доставку. Это существенные цифры, которые предполагают расширение ТЭДО и на другие страны ЕАЭС.
Если вы планируете перейти на электронный документооборот и не знаете с чего начать, обратитесь к специалистам ЭДиН. Уже на первой консультации мы расскажем все про ЭДО и способы его внедрения именно в ваш бизнес.