Кейс: Как я систематизировал работу отдела маркетинга в девелопере туристических объектов

"Не пытайтесь просто управлять задачами — управляйте системой, и задачи решатся сами собой." — Эдвардс Деминг, один из основателей управления качеством.

Мне приятно консультировать проект с замечательными идеями и амбициозными целями по объединению и развитию туристической недвижимости и отрасли России, созданию новых возможностей для инвесторов и реализации уникальных девелоперских проектов на российском рынке.

Но любая красивая идея требует системной реализации. Чтобы превратить концепции в конкретные результаты, я предложил решения по оптимизации процессов в маркетинговом отделе, которые впоследствии повлияли на стратегию работы всей компании. В итоге внедрённая методология стала не просто инструментом управления маркетинговыми проектами, а частью корпоративной культуры и системы работы во всех отделах.

Спасибо команде за готовность к изменениям и стремление к эффективности. 🚀

Анализ хаоса

❌ Задачи ставились быстрее, чем выполнялись – поток новых задач превышал возможности команды, создавая перегруз и хаос.

❌ Исполнители были постоянно перегружены – отсутствовала балансировка нагрузки, что приводило к срывам сроков и потере мотивации.

❌ Сроки задач были номинальными – дедлайны существовали только "для галочки", а фактически постоянно переносились.

❌ Не было понимания, какие проекты действительно важны – команда работала в режиме тушения пожаров, а не достижения стратегических целей.

❌ Огромные временные затраты на операционку – вместо управления системой приходилось вручную координировать задачи и сотрудников.

🔹 Вывод: Без системного управления задачи не приводили к результатам, сроки срывались, а руководство и команда не имели чёткого понимания, какие проекты двигают бизнес вперёд.

🚀 Первый шаг: Формализация портфеля проектов

Что я сделал:

Разобрал все текущие задачи и вывел все активные проекты в отдельную CRM(Битрикс24)

Обнаружил, что часть из них не имела чётких целей, сроков и KPI это были просто инициативы без конкретного результата.

Вынес все активные проекты в единую таблицу, согласовал приоритеты проектов с бизнес-целями компании

Каждому проекту были присвоены цель, KPI, дедлайн и приоритет.

Ушло все не важное, появился фокус. А значит дело за малым, научиться балансировать нагрузку, не перегружать сотрудников, распределять трудовые ресурсы эффективно и целенаправленно.

После того как я разобрался с приоритетами, встал вопрос: как распределить нагрузку так, чтобы люди не выгорали и работа не стопорилась?

Выявленные проблемы:

❌ Исполнители брали на себя слишком много работы, не учитывая свои реальные возможности.

❌ В некоторых проектах не было достаточного количества сотрудников, из-за чего сроки срывались.

❌ Все были загружены на 100%, что делало невозможным выполнение срочных задач.

Проанализировал текущую загрузку сотрудников и увидел, что некоторые из них перегружены на 120-150%.

Ввел правило 80% загрузки, оставляя 20% резерва на непредвиденные задачи и корректировки.

Вынес распределение ресурсов в отдельный отчёт, который обновлялся каждую неделю.

Так это выглядело:

Сотрудники перестали работать на износ, сроки у задач перестали быть просто формальностью.

Кроме тактических преимуществ, здесь и сейчас, компания приобрела важное стратегическое преимущество:

Появился четкий путь достижения бизнес целей

Минимизировали риски текучки ценных кадров.

Те сотрудники, которые пришли делать продукт а не просиживать часы за зарплату, рано или поздно выгорают когда приходят к пониманию, что сколько бы они не напрягались, ситуация в целом не меняется потому что ресурсы распыляются. Подобная система крайне важна для сильных специалистов.

После оптимизации загрузки возник вопрос: как правильно ставить задачи?

Выявленные проблемы:

❌ Задачи назначались хаотично, без учёта реальной загрузки.

❌ Дедлайны были размыты, что приводило к постоянному «пожарному» режиму.

❌ Команда не понимала, какие задачи действительно важны.

Каждая задача теперь привязана к конкретному проекту.

Планирование задач идёт на неделю вперёд.

Всё фиксируется в едином пространстве Битрикс 24

Пример обновлённого списка задач:

Решился вопрос управленческого ресурса и подчиненности - когда одному и тому же сотруднику прилетают задачи от разных руководителей. До этого некоторые сотрудники находились в постоянном стрессе как решить срочные задачи всех руководителей, к тому же это создавала атмосферу нездоровой конкуренции и конфликтологии. Данный вопрос решился благодаря логике приоритетов проектов, а не руководителей. Теперь сотрудники выполняют задачи в соответствии с их принадлежности приоритетным проектам.

Выявленные проблемы:

Изначально в системе царил хаос - исполнители могли спокойно не выполнить задачу, и это не приводило к последствиям. Корпоративная культура не подразумевала ответственности, а контроль требовал слишком много ресурсов.

В процессе внедрения системы потребовалось перестроить культуру работы: создать среду, в которой исполнители сами берут ответственность за задачи.

Цель – минимизировать управленческий контроль, исключить микроменеджмент и сделать так, чтобы работа выполнялась не потому, что за ней следят, а потому, что сотрудники понимают её важность.

📌 Понедельник (30 минут) – постановка задач

✅ Определяются приоритетные проекты.

✅ Сотрудники фиксируют задачи на неделю.

✅ Обсуждаются риски.

📌 Среда (15 минут) – промежуточный чек-ин

✅ Что сделано?

✅ Какие проблемы?

✅ Что запланировано дальше?

📌 Пятница (20 минут) – подведение итогов

✅ Какие результаты?

✅ Какие ошибки и проблемы возникли?

✅ Какие приоритеты на следующую неделю?

Я трачу 2-3 часа в неделю на управление проектами вместо постоянного контроля.

Команда сама управляет своими зонами ответственности.

Снизилась нагрузка на всех участников – работа идёт системно.

Что удалось внедрить:

✅ Формализовать проекты – убрать хаос, расставить приоритеты.

✅ Оптимизировать загрузку сотрудников – внедрить 20% резерва.

✅ Распределять задачи осмысленно – каждая задача теперь привязана к проекту.

✅ Передать управление команде – теперь работа идёт по системе, а не в «пожарном» режиме.

✅ Выстроить баланс между стратегическими и тактическими задачами – теперь стратегические цели не страдают из-за бесконечной операционки.

Тактические процессы стали управляемыми, сотрудники знают, что и когда делать.

Стратегические задачи больше не откладываются – теперь они встроены в систему работы, а не выполняются в редкие "окна" между срочными задачами.

Атмосфера в компании улучшилась – теперь все понимают, как их работа влияет на общий результат, и нет ощущения бесконечного разбрасывания усилий.

Минимизированы риски текучки среди сильных сотрудников – профессионалы не готовы работать в среде, где можно бесконечно тратить усилия и не видеть результата.

Команда стала более мотивированной и вовлечённой, так как каждый понимает свою роль в достижении целей.

🚀 Сотрудники стали работать эффективнее.

🚀 Реклама в туристической недвижимости стала давать больше заявок.

📌Если для вас актуальны похожие вызовы в управлении проектами,

📌 а также систематизация маркетинга в девелопменте,

📌 контроль рекламных кампаний,

📌 автоматизация продаж в недвижимости

📌 оптимизация лидогенерации,

📌и как привлекать инвесторов в девелоперские проекты с помощью эффективного маркетинга? я открыт для диалога!

💡 Свяжитесь со мной, и мы разработаем систему, которая снижает стоимость привлечения клиентов и работает на результат! 🚀