Рейтинги и обзоры систем КЭДО: что стоит за цифрами и есть ли идеальное решение?

Не так давно наша компания начала поиск подходящей системы КЭДО, решили идти в ногу со временем и цифровизироваться, так сказать. Поскольку по роду деятельности я аналитик, то, конечно, в эту тему погрузилась. Вот представьте, вы ищете лучший сервис КЭДО – вводите в поисковик «Рейтинг систем КЭДО» и натыкаетесь на десятки обзоров и рейтингов, каждый из которых обещает объективность и прозрачность в оценке. Как понять, кто заслуживает доверия? Мы попали в ловушку этих рейтингов, которые, казалось бы, должны облегчить нам выбор, а в итоге чем больше мы изучали их, тем сильнее сбивались с верного решения. Правда в том, что ни один из этих рейтингов не даст правдивой картины – мы в этом убедились на себе.

Ситуация с рейтингами КЭДО напоминает алгоритмы рейтинга фильмов, когда топовые позиции часто занимают фильмы, продвигаемые крупными студиями, а не те, что объективно оцениваются зрителями. Да, фильмы может и высокобюджетные, но по содержанию не интересные и не полезные. Алгоритмы площадок чаще "поднимают" фильмы выше в ленте по платной подписке, но не те, что собрали больше честных высоких оценок зрителей.

Аналогичная ситуация и с рейтингами КЭДО. Попасть в ТОП рейтинга не всегда показатель реального удобства и полезности решения конкретно для вашего бизнеса, а скорее результат информационной стратегии. Да и выбор КЭДО – это не про покупку «фильма с хорошим рейтингом», выбирать его нужно не по красивым оценкам, а по реальному соответствию вашим задачам.

В чем же необъективность рейтингов:

– КЭДО общего назначения для автоматизации кадрового документооборота в целом, одни могут учитывать специфику HR-процессов, другие нет.

– КЭДО с функционалом для HR-специалистов, что позволяет автоматизировать не только кадровый документооборот, но учесть важные процессы найма, обучения, адаптации и т.п. в HR-процессах.

– экосистемы продуктов для автоматизации не только HR и кадров, но и юристов, продаж, финансов, где КЭДО – лишь один из модулей общей экосистемы.

В итоге в процессе поиска мы поняли, что те решения, которые казались топовыми по версии разных рейтингов нам не подходили по функционалу и внутренним процессам, и этих подробностей не указывают в рейтингах. Потеряли время.

Если бы мы следовали рекомендациям, то скорее всего купили бы систему, которая не подходит нашим специфическим потребностям. В итоге пришлось сделать паузу и вернуться к более тщательному анализу. Мы начали исследовать не только рейтинги, но и анализировать демо-версии, запрашивать отзывы реальных клиентов, и, главное, ставить под сомнение «объективность» информации, скрытой за красивыми цифрами.

Какой вывод? Для разных компаний важны совершенно разные критерии. Например, для крупного холдинга критично наличие сложных ролевых моделей при согласовании документов и интеграции с корпоративными платформами, в которых уже есть часть функционала для HR-ов, в то время как для среднего бизнеса важнее простота настройки, скорость подключения, низкая стоимость. И первоначально стоит разобраться с видами КЭДО, а затем рассматривать рейтинги.

Мы рассматривали рейтинги из поисковой выдачи в ТОПе, которые сгруппировали для себя по некоему уровню доверия.

чаще ее проводят аналитики по IT-решениям и оценивают системы КЭДО по ключевым параметрам, сгруппированных в несколько блоков. Например в исследовании могут давать оценку не только по критериям, но и возможностям систем КЭДО: функциональность, расширенные возможности, универсальность, стоимость. Эта методология позволяет оценить системы с разных сторон и взвесить сильные и слабые стороны, но все же рейтинг не является отражением реального. Некоторые данные могут не совпадать просто из-за того, что вендоры улучшают и обновляют свои продукты, а рейтинг публикуется на конкретную дату. Примером рейтинга: Market.CNews.ru.

аналитики площадки-агрегатора, ИТ компании проводят оценку решений КЭДО по ключевых параметрам, взятых из открытых источников, материалов, презентаций вендоров, конкурентной разведки и с официальных сайтов. Каждый параметр оценивается по балльной системе и суммарный балл определяет место в рейтинге. Система может получить высокий балл за определенный набор критериев, но не учитывать критичные для вашей компании параметры, однако исследователи больше погружены в специфику таких продуктов. Пример рейтингов: softlab, РБК, «Компьютерра», Гарант.ру.

чаще их составляют маркетологи, аналитики крупных изданий, которые слабо погружены в предметную область. Они проводят исследование через запросы демонстрации систем КЭДО, анкетирование участников, сбор из открытых данных с сайтов. Итоговое место в рейтинге определяется суммой баллов, результаты по-сути сводятся к оценке “выше – средние – ниже”. Итоги таких рейтингов могут быть непредсказуемыми – в топе внезапно появиться "непопулярные" решения, а часть лидеров рынка – внизу. Исследования не всегда адекватно отражают специфические бизнес-процессы, которые важны в сфере КЭДО, например, уровень кастомизации под задачи; как происходит обмен данными с вашей кадровой базой и гарантия безопасности этих самых данных. Пример рейтингов: marketing.РБК, "Комсомольская правда», Клерк.ру

Для себя мы поняли, что рейтинги делают выбор «плоским» в разрезе «лучший – средний – худший», но не оценивают, подходит ли система под реальные процессы вашей компании или нет, а таких нюансов много, например:

Общий вывод

90% рейтингов нельзя назвать объективными, либо они слишком общие и не раскрывают особенностей систем, либо составляются специалистами, незнакомыми со сферой КЭДО. Рейтинги могут быть полезны как ориентир на старте вашего поиска, но на них не стоит полагаться на все 100%. Чтобы действительно понять, подходит ли вам решение, важно опираться на собственные критерии и задачи.

Ошибки при выборе КЭДО могут обернуться серьезными последствиями, если полагаться только на рейтинги. Есть риск выбрать систему, которая не подходит под ваши процессы, а что касается гарантии безопасности ваших персональных данных (ведь КЭДО на них построен) - отдельный вопрос для рассмотрения (ФЗ №420, на минуточку, вводит оборотный штраф). Ошибки при выборе, в свою очередь, могут вылиться для вас в дополнительные затраты, например:

– если КЭДО не поддерживает сложные согласования или специфические бизнес-процессы, придется доплачивать за кастомизацию, процесс может занять еще несколько месяцев. И только в том случае, если вендор предоставляет такую возможность, бывает, что доработка невозможна.

– в случае, если система КЭДО не гарантирует защиту персональных данных, то при утечке информации с площадки вендора, вашу компанию могут оштрафовать согласно 152-ФЗ и 420-ФЗ (оборотные штрафы 3%).

– выбор системы, которая не соответствует вашей специфике, может привести к тому, что КЭДО не справляется с задачами. Вы в итоге вынуждены менять систему, что влечет за собой новые расходы на внедрение и обучение.

Чтобы оценка была объективной, следуйте подходу:

Только комплексный подход позволит сделать обоснованный выбор системы кадрового электронного документооборота, который сможет закрыть все ваши потребности и учесть специфику организации.

Конечно решать вам, какая система КЭДО лучше подойдет. Мы рассматривали список компаний - системы, кто специализируется именно на КЭДО:

Если было полезно, ставьте лайк!