Единый язык бизнеса
Представьте компанию, где каждый отдел говорит на своем языке. Бухгалтерия описывает работу в таблицах, отдел продаж рисует блок-схемы «для себя», а маркетинг использует нотации, понятные только старожилам. В таком «зоопарке» методов сотрудники тратят время не на работу, а на попытки понять друг друга, а новички вместо понятных инструкций получают головоломки. Чтобы избежать этого хаоса, бизнесу нужен единый язык описания своей деятельности. Этим языком становятся нотации моделирования бизнес-процессов.
Нотация — это система условных обозначений и правил, с помощью которых строится графическая модель деятельности компании. Это не просто рисование картинок, а строгий, стандартизированный подход к визуализации того, как, кто, когда и с помощью каких ресурсов выполняет работу.
Зачем нужны нотации?
- Прозрачность и единое понимание. Схема процесса, нарисованная по правилам, понятна и директору, и рядовому сотруднику, и внешнему аудитору. Это исключает двойное толкование инструкций.
- Основа для анализа и оптимизации. Когда процесс визуализирован, сразу становятся видны «узкие места», лишние согласования и точки потерь времени.
- Эффективная коммуникация между бизнесом и IT. Для автоматизации процессов аналитикам нужно точно передать задачу разработчикам. Нотации вроде BPMN являются тем «мостиком», который понимают обе стороны.
- Ускорение адаптации новых сотрудников. Схемы процессов служат отличной визуальной инструкцией, которая вводит новичка в курс дела быстрее, чем многотомные текстовые регламенты.
Описывать процессы я начала настолько давно, что в России тогда еще не применяли многие современные нотации. Не было специальных программ, и мы описывали процессы буквально «топорно». Как ни странно, использовали мы нотацию IDEF0, сами того не зная. Описывали так, потому что так научили начальника моего начальника и финансового директора, который непонятно, как и зачем попал на обучение по СМК, и оба этих человека забыли довезти до нас информацию, что у этого метода есть название и строгие правила. Процедуры мы описывали с логикой блок-схем языка программирования Pascal. В Word размещалась таблица с четырьмя колонками: в первой мы рисовали примитивные фигуры с цифрами внутри, а следующие три колонки заполняли действием, ответственным и документом. Примерно так...
Конечно, сотрудники сертифицирующих органов, которые тогда обучали азам внедрения СМК, знали больше. Но мы, линейный и непосвященный персонал, еще нет. Возможно, еще не было специального программного обеспечения, да и в общем то компьютер у нас был один на отдел из 5-х человек.
На два года я меняла сферу деятельности, и в 2011-м вновь вернулась к процессному управлению и необходимости разрабатывать схемы. И тут я познакомилась с программой Visio. «Топорность» схем ушла, они стали гораздо читабельнее, но внутренняя логика все еще оставалась ближе к языку Pascal.
Большую часть своего опыта я проработала именно с этим форматом. Главной причиной была возможность ограничения, на схеме не возможно показать более двух вариантов развития событий от вопроса, есть только да и нет, благодаря чему можно сохранить процессный подход. На первый взгляд вариантов всегда может быть множество, и, упрощая схему, легко потерять важные пояснения, почему мы действуем так, а не иначе. Огромным плюсом этого подхода оставалась простота - схему легко разместить в документе, распечатать, и сотрудники хорошо её понимали.
Когда потребовалось, я без проблем перешла на работу в нотации ARIS, и она оказалась мне ближе и понятнее, чем BPMN.
Признаюсь честно, BPMN я не люблю. Мне сложно её читать, трудно встраивать в документы Word для последующего тиражирования. Меня не устраивает возможность множества вариантов выбора, поэтому даже там, где нотация это позволяет, я стараюсь их избегать. К тому же я точно знаю: несмотря на прописанные стандарты, каждая организация трактует объекты потока управления по-своему и даже создает собственные руководства по обозначениям.
Но остается парадокс…
В прошлом году в рамках аудитов СМК я побывала на четырех предприятиях. Каково же было мое удивление и разочарование, несмотря на доступность современных программ, которые и создание схем облегчают, и читаемость процессов улучшают, я снова увидела знакомые таблицы «из четырех колонок». Те самые, с которых я начинала свой путь в 2005 году.